3 načina pisanja e -pošte za poziv na sastanak

Sadržaj:

3 načina pisanja e -pošte za poziv na sastanak
3 načina pisanja e -pošte za poziv na sastanak
Anonim

Uzimajući u obzir činjenicu da se više od 300 milijardi e -poruka šalje i prima svaki dan, nije iznenađujuće što su ljudi razvili „zamor e -pošte“. Zato je toliko važno pisati učinkovite e-poruke koje jasno i sažeto izražavaju vaše mišljenje-ne želite da ljudi ne čitaju u potpunosti vašu e-poruku s pozivom na sastanak jer je predugačka ili nejasna. Ne brinite-ovaj wikiHow će vas provesti kroz sve što trebate učiniti pri pisanju e-pošte za poziv na sastanak, poput toga kako napisati snažnu temu, što biste trebali reći u tijelu e-pošte i kako možete koristiti kalendara kako biste olakšali stvari.

Koraci

Metoda 1 od 3: Pisanje snažne teme

Napišite e -poruku za pozivnicu za sastanak 1. korak
Napišite e -poruku za pozivnicu za sastanak 1. korak

Korak 1. Napišite kratku, relevantnu temu s datumom i temom sastanka

Uključivanje ovih detalja znači da će ljudi znati kada je to i o čemu će se razgovarati, a da ni ne otvore e -poštu. Na primjer, možete napisati "Sastanak 12/8: Nove smjernice za izvješćivanje".

Upozorenje:

Izostavljanje teme sastanka vjerojatno će izazvati odgovor ljudi, pitajući ih je li to važno za njihov odjel ili je njihovo prisustvo obvezno, pa svakako navedite temu!

Napišite e -poruku za poziv na sastanak 2. korak
Napišite e -poruku za poziv na sastanak 2. korak

Korak 2. Zatražite potvrdu prisustva u temi

Ako trebate znati tko će doći na sastanak, zatražite potvrdu u retku predmeta. Na taj će način znati da moraju odgovoriti što je prije moguće, čak i prije nego što otvore e -poruku. Možete napisati: "Sastanak za kadrove u petak 10/6, potvrdite što je prije moguće."

Također možete napisati: "Molimo vas da odgovorite: Odbor za ljudske resurse 10/6."

Napišite e -poruku za poziv na sastanak 3. korak
Napišite e -poruku za poziv na sastanak 3. korak

Korak 3. Recite im je li riječ o hitnom sastanku u temi

Ako je to hitan ili osjetljiv problem koji odmah zahtijeva sastanak, dodajte subjektu osjećaj hitnosti. Na primjer, mogli biste napisati nešto poput: "Hitni sastanak u ponedjeljak, 31. februara: Cyber -sigurnost".

Važno je zabilježiti i temu sastanka kako biste im dali dojam o tome što mogu očekivati

Napišite e -poruku za poziv na sastanak 4. korak
Napišite e -poruku za poziv na sastanak 4. korak

Korak 4. Navedite je li prisustvo obvezno ili predloženo

Ako radite za veliku tvrtku, prisustvo nekih ljudi možda neće biti potrebno za svaki sastanak. U naslovnoj temi navedite odgovarajući odjel ili obavijestite primatelje moraju li prisustvovati. Na primjer, mogli biste napisati: "Obavezni marketinški sastanak 10/6."

Ako sastanak nije potreban, mogli biste napisati: "Predloženi sastanak 10/6 o učinkovitim taktikama istraživanja."

Napišite e -poruku za poziv na sastanak 5. korak
Napišite e -poruku za poziv na sastanak 5. korak

Korak 5. Koristite cijele riječi u svojoj temi kako biste izbjegli zabunu

Kratice se mogu činiti učinkovitima, ali nisu toliko specifične kao potpune riječi i mogu izazvati zabunu. Na primjer, "SAP" može značiti "sustave i obradu" ili "plan uzorkovanja i analize" ovisno o tome tko poznaje vaš jezik, a tko nije.

No, u redu je koristiti uobičajene kratice poput "RSVP", "HR" i "srijeda"

Metoda 2 od 3: Izrada tijela vaše e -pošte

Napišite e -poruku za poziv na sastanak 6. korak
Napišite e -poruku za poziv na sastanak 6. korak

Korak 1. Napišite kratak, prijateljski uvod i kratku bilješku

Predstaviti se potrebno je ako radite za veliku tvrtku ili ako još ne poznajete sve. Također je važno napomenuti u ovom kratkom uvodu da li je potrebno dovršiti i/ili donijeti bilo kakve dokumente ili zalihe na sastanak.

Neka vaš uvod bude personaliziran ili relevantan za djelo. Na primjer, "Pozdrav tim, radujem se pokretanju novog programa sljedeći tjedan!"

Savjet:

Podsjetite primatelje ako trebaju dovršiti neke zadatke ili donijeti bilo što sa sobom na sastanak. Na primjer, "Podsjećamo vas da sa sobom ponesete 4 ispisane kopije vaših popisa kontakata dobavljača."

Napišite e -poruku za poziv na sastanak 7. korak
Napišite e -poruku za poziv na sastanak 7. korak

Korak 2. Navedite datum i vrijeme sastanka u vlastitom retku tako da se ističu

Ovo su bitne informacije kako bi ljudi prisustvovali sastanku pa želite da budu jasni i da se izdvajaju od ostatka teksta. Uvucite 2 retka iznad i ispod njega i/ili ga postavite podebljanim fontom.

  • Primjer: "6. listopada, 10:30 - 11:45"
  • Ako je sastanak online, navedite vremensku zonu kako ljudi u različitim vremenskim zonama ne bi propustili zbog pogrešne komunikacije. Na primjer, možete napisati: "6. listopada, 10:30 - 11:45 (PST)"
Napišite e -poruku za poziv na sastanak 8. korak
Napišite e -poruku za poziv na sastanak 8. korak

Korak 3. Navedite lokaciju nakon datuma i vremena

Neka se lokacija ističe jednako kao datum i vrijeme-osobito ako se nalazite na novom mjestu, ako je teško pronaći ili znate da neki od primatelja nisu upoznati s lokacijom. Za virtualne sastanke (bilo putem foruma uživo ili videocreata) navedite vezu do foruma ili videopoziva radi lakšeg pristupa.

Kad dajete upute, budite što detaljniji. Kao primjer: „Molimo vas da dođete u konferencijsku sobu 592 u zgradi Timaren (209 Nix St.). Soba 592 nalazi se u 2. katu zgrade, pa ćete se dizalom morati popeti iz prizemlja, izaći na 12 i dizalom na južnoj strani zgrade (s vaše lijeve strane) popeti se gore do 59. kata.”

Napišite e -poruku za poziv na sastanak 9. korak
Napišite e -poruku za poziv na sastanak 9. korak

Korak 4. Podijelite svrhu sastanka

Recite primateljima što će sastanak postići. Ponuda kratkog dnevnog reda sastanka pomoći će im da prepoznaju koje zadatke je potrebno prethodno obaviti. Možete jednostavno navesti temu (poput "Ažuriranje kibernetičke sigurnosti") ili možete navesti vremensku traku:

  • 10:30 - 10:45 Podijelite ažuriranja statusa projekta
  • 10:45 - 11:10 Usporedite i odaberite isplative ponude
  • 11:10 - 11:30 Oluja mozgova i ciljevi za lansiranje
Napišite e -poruku za poziv na sastanak Korak 10
Napišite e -poruku za poziv na sastanak Korak 10

Korak 5. Ispitajte svoju e -poštu na gramatičke i činjenične pogreške

Najvažnije stvari za lekturu su datum, vrijeme i mjesto sastanka, stoga provjerite jeste li to točno! Također možete lektorirati svoj uvod, dnevni red ili druge bilješke koje ste možda uključili kako biste bili sigurni da ste obuhvatili sve osnove.

Pročitajte svoju e -poštu naglas kako biste bili sigurni da je vaše pisanje jasno i sažeto prije nego što je pošaljete

Metoda 3 od 3: Korištenje Outlooka ili integrirane aplikacije za kalendar

Napišite e -poruku za poziv na sastanak Korak 11
Napišite e -poruku za poziv na sastanak Korak 11

Korak 1. Kliknite na "Novi sastanak" na kartici Početna u Outlooku

Ako vaša tvrtka koristi komunikacijsku bazu podataka s integriranim kalendarom, poput Outlooka, upotrijebite je za postavljanje sastanka. To je obično preferirana kontaktna točka za ljude s kojima radite.

Ako vaša tvrtka ne koristi Outlook ili nešto slično, pozivnicu možete poslati putem e-pošte povezane s poslom

Napišite e -poruku za poziv na sastanak Korak 12
Napišite e -poruku za poziv na sastanak Korak 12

Korak 2. Odaberite vrijeme i datum u prozoru "Pomoćnik za planiranje"

Nakon stvaranja novog sastanka pojavit će se prozor kalendara. Kliknite na "Pomoćnik za zakazivanje" i označite dostupno vrijeme i datum vašeg sastanka.

Provjerite je li vrijeme kada ste vi i predviđeni polaznici dostupni. Ovisno o aplikaciji vaše tvrtke, možda ćete morati prilagoditi postavke pregledavanja kako bi prikazali svačiji raspored (osim vašeg)

Napišite e -poruku za poziv na sastanak Korak 13
Napišite e -poruku za poziv na sastanak Korak 13

Korak 3. Dodajte sudionike upisivanjem njihovih imena ili korištenjem adresara

Pritisnite tekstualnu traku za ručni unos imena ili se pomaknite kroz adresar i odaberite njihova imena s popisa. Pomoću funkcije "Pomoćnik za zakazivanje" provjerite dostupnost drugih ljudi.

Ako ljudi nisu dostupni, njihova imena pojavit će se istaknuta. Asistent će čak prikazati preporučene termine koji odgovaraju vama i rasporedu posjetitelja

Napišite e -poruku za poziv na sastanak Korak 14
Napišite e -poruku za poziv na sastanak Korak 14

Korak 4. Postavite vrijeme početka i završetka sastanka

Provjerite je li datum sastanka datum koji ste ranije odabrali, a zatim pritisnite gumb kalendara da biste izvršili bilo kakve promjene ako je potrebno. Zatim upotrijebite padajuće strelice s desne strane popisa vremena da biste odabrali ispravno vrijeme početka i završetka.

Dodavanje vremena završetka najviše poštuje vrijeme ljudi kako bi znali što mogu očekivati i mogli planirati svoje putovanje na posao ili raditi oko sastanka

Napišite e -poruku za poziv na sastanak Korak 15
Napišite e -poruku za poziv na sastanak Korak 15

Korak 5. Kliknite “Sastanak” na kartici “Sastanak” pri vrhu zaslona

Klikom na ovaj gumb vratit ćete se na zaslon općeg sastanka i vaš bi unos trebao biti zakazan. Odavde ćete moći dodati temu, lokaciju i bilješke.

Ako ne vidite svoj unos zakazan na ekranu za dogovor, vratite se natrag i ponovite postupak dok se ne pojavi

Napišite e -poruku za poziv na sastanak Korak 16
Napišite e -poruku za poziv na sastanak Korak 16

Korak 6. Budite konkretni pri unosu predmeta, mjesta i bilješki

U nekoliko kratkih riječi obavijestite primatelje o čemu se radi na sastanku (npr. "Predstojeće testiranje proizvoda"). Budite konkretni u vezi s lokacijom, dajte upute ako to nije tipično mjesto sastanka ili je teško doći do njega. Dodajte sve dodatne bilješke (kao i svaki pripremni rad) koje su relevantne za sastanak.

  • Navedite adresu lokacije, čak i ako mislite da je već znaju.
  • Kada završite, kliknite "pošalji".

Savjet:

Izbjegavajte pretjerano široke teme poput "brainstorminga" jer to ljudima ne govori mnogo o svrsi sastanka. Umjesto toga, mogli biste reći, „brainstorming dobavljači za novi proizvod“.

Savjeti

  • Kad lektorirate svoju e -poštu ili pozivnicu, neka bude kratka i točna.
  • Koristite prijateljski, profesionalan ton pisanja.
  • Dvaput provjerite popis primatelja kako biste bili sigurni da su pozvani svi koji trebaju biti tamo.
  • Upišite adrese u redak „bcc“ako želite da sve adrese ostanu skrivene od primatelja.

Upozorenja

  • Ne šaljite pozivnicu ili e -poštu bez datuma, vremena i lokacije. To će vjerojatno frustrirati vaše pozvane i dobit ćete gomilu odgovora koji traže te podatke.
  • Nemojte pisati velikim slovima, to će se protumačiti kao vikanje i krajnje je neprofesionalno.

Preporučeni: