Predmeti e -pošte često su ono što čitatelji koriste kako bi odlučili hoće li otvoriti svoju e -poštu. Ti prostori moraju biti ispunjeni kratkim, jasnim jezikom i jezikom usmjerenim na pojedinosti kako biste spriječili primatelja da izbriše vašu e-poštu, a da je niti ne pročita. Ako točno navedete zašto bi vaš čitatelj htio vidjeti što imate za reći koristeći pojedinosti u svojim temama, trebali biste uživati u bržim i češćim odgovorima na vaše e -poruke.
Koraci
1. dio od 3: Formatiranje tema
Korak 1. Izbjegavajte da polje za temu ostane prazno
Kad odlučite ne uvrstiti temu, ne iskorištavate priliku koju pruža čitatelju. Prazan redak predmeta također će učiniti da izgledate lijeno. Ono što je najvažnije, čitatelj se sigurno neće osjećati kao da mora brzo otvoriti ili odgovoriti na vašu e -poštu.
Korak 2. Napišite svoju temu prije nego napišete e -poruku
Vaša tema može izgledati kao naknadna misao koja nije toliko važna kao stvarni sadržaj vaše e -pošte. Međutim, budući da je to prvo što vaš čitatelj vidi, jednako je važno - ako ne i više! - kao ono što je unutra. Da biste posvetili dovoljno vremena i pažnje svom predmetu, napišite ga prije nego napišete bilo što drugo.
Korak 3. Slijedite standardna pravila o velikim slovima kako biste izbjegli traljavost
Osim ako ne šaljete kratku poruku nekome koga dobro poznajete, svoje e -poruke trebate tretirati kao formalnu komunikaciju. Upišite svoje teme velikim slovima na isti način na koji biste napisali velike naslove svojih prezentacija.
Zapamtite nekoliko osnovnih pravila koja će vam pomoći da pravilno unesete velika slova. Na primjer, uvijek pišite velikim i zadnjim riječima svoje retke subjekta velikim slovima. Također biste uvijek trebali pisati velika imena imenica (planina, prezentacija, zgrada), zamjenica (on, ona, oni), glagola (ići, mijenjati), priloga (brzo, polako) i pridjeva (šlampavo, izvrsno). Članke (a, an, the), prijedloge (in, out) ili koordinirajuće veznike (i, ali) nemojte pisati velikim slovima
Korak 4. Izbjegavajte tretirati svoje teme kao potpune rečenice
Iako bi vaše teme trebale biti gramatički ispravne, gledajte ih kao naslove, a ne kao rečenice kojima je uvijek potrebna interpunkcija. Predmeti ne moraju biti ograničeni točkom, upitnikom ili uskličnikom.
- Imajte na umu da će neki filtri neželjene pošte automatski slati poruke e -pošte s isprekidanim temama u filter neželjene pošte.
- Možda ćete povremeno htjeti upotrijebiti upitnik kako biste privukli pozornost čitatelja. Nemojte pretjerano koristiti ovu strategiju.
- Povežite više fraza u retcima teme crticama. Na primjer, naslov: "Zakazani sastanak za utorak - potrebna vam je prisutnost", sadrži dvije različite fraze povezane crticom.
Korak 5. Neka vam tema bude ispod 50 znakova
Predmeti bi trebali biti što kraći. To može povremeno zahtijevati da izostavite neke detalje u korist drugih. Najvažnije je da vaš čitatelj zna što treba učiniti do trenutka kada pročita vašu temu.
Možda nije uvijek moguće držati teme s manje od 50 znakova. Ponekad ćete prijeći desetak znakova. Međutim, ako počnete snimati za pravilo od 50 znakova, automatski ćete početi pisati kraće retke predmeta
Korak 6. Stavite važne riječi na prvo da biste privukli čitateljevu pozornost
Što su ove riječi, razlikovat će se ovisno o svrsi vaše e -pošte. Vaše ime i naslov možda će u nekim e -porukama morati biti na prvom mjestu, dok će radnje koje zahtijevate vi ili čitatelj možda biti naprijed u drugima. Razmislite o tome zbog čega će vaš čitatelj najvjerojatnije otvoriti vašu e -poštu, a riječi koje odgovaraju toj temi stavite na sam početak teme.
Općenito, trebate početi svoju temu s riječju koja pokazuje zašto kontaktirate svog čitatelja. Na primjer, ako ste nedavno promijenili uredske propise, napišite: "Promijenjeni propisi o tvrtki - danas vam je potrebna revizija."
Korak 7. Odaberite određene imenice i glagole koji će prenijeti svrhu e -pošte
Ne uključujte nejasne ili nejasne imenice i glagole u svoju temu. Umjesto toga, koristite riječi koje točno ukazuju na ono što želite od čitatelja. Time ćete skratiti duljinu retka predmeta, a istovremeno pružiti detalje koji su vam potrebni u retku predmeta.
Umjesto: "Kontaktirajte vas radi provjere novih informacija", napišite: "Revidirana HR pravila - potrebno je odobrenje do srijede." U drugoj verziji predmeta s naslovom točno ste pojasnili što su "nove informacije" i zašto kontaktirate čitatelja. Ispravili ste zabunu oko toga treba li primatelj pročitati e -poruku i što mora učiniti kada je otvori
Dio 2 od 3: Navođenje pojedinosti u svojim predmetima
Korak 1. Odredite svrhu svoje e -pošte
Recite čitatelju zašto im se obraćate. Budite što je moguće konkretniji. To će čitatelju pomoći da odmah zna trebaju li otvoriti svoju poruku.
- Predmet u kojem se traži pismo preporuke ili preporuke mogao bi izgledati ovako: "Traženje reference za Tamaru G. do petka 6/2."
- Ako čitatelju nudite pogodnost, pokušajte nešto poput: "Zamijenite ulje uz Jimovih 50% popusta samo ovaj tjedan."
Korak 2. Napišite koju radnju želite da vaš čitatelj poduzme
Čim ugleda vašu e -poštu, čitatelj će htjeti znati što treba učiniti. Posjedovanje ovog znanja odmah će pripremiti vašeg čitatelja da potraži dodatne pojedinosti u sadržaju vaše bilješke.
Umjesto da napišete "Posegnite za uslugom", napišite temu: "Trebam vašu pomoć pri pisanju prijedloga projekta sljedeći tjedan." To čitatelju daje do znanja ne samo da tražite pomoć, već također objašnjava što se točno nadate da će čitatelj učiniti za vas
Korak 3. Odredite rok kako bi čitatelj znao kada treba odgovoriti
Ako čitatelju ne date do znanja kada vam je potrebno da poduzme nešto ili odgovori, možda neće otvoriti vašu e -poštu do sutra, sljedećeg tjedna ili čak sljedećeg mjeseca. To nije zato što vam čitatelj ne želi pomoći. Većina ljudi dnevno prima desetke ili čak stotine e -poruka, pa se e -poruke bez jasnih rokova lako gube u stadu.
Ako je vaša e -pošta posebno važna i na nju je potrebno hitno odgovoriti, možete upotrijebiti riječi "Hitno", "Kritično" ili "Potreban je hitan odgovor" kako biste čitatelju dali do znanja da bi trebao obratiti posebnu pozornost na ovu bilješku
Korak 4. Navedite tko ste ako vas čitatelj već ne poznaje
Ponekad ćete e -poštom poslati ljude koje nikada prije niste sreli. U tim će vam slučajevima možda biti važno da čitatelju date naslov, tvrtku ili ime kako bi imali razloga otvoriti bilješku. U protivnom se možete činiti samo slučajnom osobom čija e -pošta može otići ravno u smeće!
Možda ste student koji stupa u kontakt s lokalnim političarom radi školskog projekta. Napišite: "Intervju za srednju školu koji traži projekt, rok do 24. rujna."
Korak 5. Spomenite susret s čitateljem ako ste mu nedavno poznanik
Možda stupate u kontakt s tom osobom jer ste se tek upoznali i nadate se da ćete s njom razviti prisniji odnos. Umetnite svoje pamćenje u red tema kako bi se sjetili susreta s vama. Vjerojatnije je da će nastaviti s praćenjem ako se sjete vašeg prethodnog susreta.
Možda ste na konferenciji ili večeri kratko razgovarali o nekim svojim zajedničkim interesima. Unesite svoju temu: "Pratite naš chat na Pisačkoj konferenciji, 4/30."
Korak 6. Imenujte svoj međusobni kontakt ako se čitatelju predstavljate
Ako vas je netko drugi kontaktirao s primateljem, važno je da pojasnite tu činjenicu. Vjerojatnije je da će vaš čitatelj otvoriti e -poruku s predmetom koji uključuje ime nekoga koga poznaju, a ne anonimnu osobu koju nikada nije upoznao. Vaš čitatelj također može odlučiti kontaktirati vaš zajednički kontakt radi potvrde uvoda.
Na primjer, napišite: „Dr. Smith’s Student @ Hopkins, traženje sastanka sljedećeg mjeseca.”
3. dio od 3: Racionalizacija i lektura vaših tema
Korak 1. Koristite jednostavan jezik kako biste izbjegli zabunu
Ne želite da vaš čitatelj ima problema s razumijevanjem teme. Izbjegavajte korištenje predugih riječi i složenog rječnika. Pretvarajte se da šaljete svoju e -poštu srednjoškolcu i zapitajte se mogu li razumjeti svaku riječ u predmetu.
Izbjegavajte korištenje nejasnog rječnika kada je jednostavnija riječ. Odaberite: "Nova uredska pravila - brzo pregledajte i odgovorite", umjesto "Nova uredska pravila - pregledajte i odgovarajte s lakoćom". "Brzo" i "sa žustrošću" znače istu stvar, ali prva opcija manje odbija i zbunjuje
Korak 2. Upotrijebite simbole i kratice da biste skratili retke tema
Mnoge se riječi mogu skratiti, a da čitatelja ne zbune. Koristite samo uobičajene kratice i simbole i čitajte preko teme kako biste bili sigurni da neće doći do zabune oko svrhe vaše e -pošte.
Na primjer, svi dani u tjednu mogu se skratiti. "@" Je uobičajeni simbol za "at". Također možete koristiti "RE:" za značenje "otprilike". "EOM" se može koristiti za "kraj poruke", a "EOD" može stajati za "kraj dana"
Korak 3. Provjerite pravopisne i gramatičke greške
Baš kao i bilo koji drugi dio vaše e -pošte, vaša tema ne smije sadržavati pogreške. To će osigurati da odmah ne izgledate neprofesionalno ili lijeno, prije nego što vaš čitatelj uopće ima priliku otvoriti vašu bilješku.
- Provjera pravopisa putem e-pošte možda neće pokriti naslovne teme, stoga budite posebno oprezni s pravopisnim pogreškama. Ako ste zabrinuti, kopirajte i zalijepite naslov predmeta u Word ili Google dokument i tamo pokrenite provjeru pravopisa.
- Predmet možda ne mora biti potpuna rečenica. Međutim, izbjegavajte uobičajene gramatičke pogreške poput zbunjivanja "oni su", "njihovi" i "tamo" ili "ti" i "tvoj".
Korak 4. Pročitajte naglas svoje retke teme kako biste provjerili jasnoću
Najbolji način da osigurate da su vaše teme jednostavne, sažete i ispravno napisane je da ih sami sebi naglas pročitate. Kad čujete izgovorene riječi, uhvatit ćete greške koje ne biste učinili da ste ih samo provjerili na ekranu.
Ako ste na javnom mjestu, tiho pročitajte riječi ispod glasa
Upozorenja
- Ne upisujte redovne retke tema e -pošte s uskličnicima !!! ili sve CAPS. Izgubit ćete kredibilitet.
- Nikada nemojte počinjati rečenicu u retku predmeta koju dovršite u sadržaju svoje e -pošte. Na primjer, ne biste htjeli napisati: "Tražim od vas uslugu koju bih želio da učinite …" u predmetu, a zatim otvoriti e -poruku s: "učinite do petka".
