Čini se da je teško ograničiti važnu poslovnu e -poštu. Postoji toliko mnogo načina da dovršite svoju poruku! U konačnici, način zatvaranja e -pošte ovisit će o nekoliko različitih čimbenika. To može uključivati stvari poput toga koliko dobro poznajete osobu kojoj pišete, svrhu e -pošte i je li vaša e -pošta dio lanca. Imajući na umu ove čimbenike, smislite odgovarajuću završnu rečenicu. Zatim odaberite pravu odjavu i odlučite što ćete staviti u svoj potpis.
Koraci
1. dio 3: Pisanje završnih riječi
Korak 1. Podsjetite primatelja na svrhu vaše e -pošte
Postoji mnogo razloga za pisanje e -pošte u poslovnom okruženju. Utvrđivanje primarne svrhe e -pošte pomoći će vam da odredite najbolji način da je zaključite.
- Na primjer, ako podnosite zahtjev, završite s nečim poput: "Hvala vam na vremenu" ili "Hvala na pažnji".
- Ako odgovarate na zahtjev za informacijama ili pomoći, mogli biste završiti s "nadam se da ovo pomaže!" ili "Javite mi ako mogu na neki drugi način pomoći."
- Ako dogovarate sastanak licem u lice, mogli biste završiti nečim poput: "Vidimo se sljedeći tjedan!"
Korak 2. Koristite odgovarajući ton za svoju publiku
Razmislite o tome koliko dobro poznajete osobu kojoj pišete, u kakvom ste odnosu s njom i što pokušavate postići. E-poruka upravitelju više razine ili važnom novom klijentu vjerojatno bi trebala biti formalnija od e-pošte poznatom suradniku.
- Na primjer, ako dogovarate sastanak s klijentom, dobra završna riječ mogla bi biti nešto poput: „Veselim se našem sastanku 24. Ako imate pitanja, kontaktirajte me na 555-555-5555.”
- S druge strane, ako dogovarate prijateljski sastanak sa suradnikom kojeg dobro poznajete, moglo bi biti sasvim u redu završiti s nečim poput: „Zvuči dobro! Vidimo se sutra!:)”
Korak 3. Nemojte uključivati završnu izjavu ako je vaša e -pošta dio lanca
Ako je ovo vaša prva poruka e -pošte o ovoj temi ili je to posebno važna poruka, vjerojatno je dobra ideja uključiti završnu zahvalu ili "poziv na akciju". Međutim, kratkoća je važna u poslovnim e -porukama. Ako je vaša e -pošta dio dugog lanca, možda nećete morati uključivati ništa osim najvažnijih informacija.
Na primjer, ako sa šefom završavate dugi razgovor putem e -pošte sa zadatkom, možda nećete morati reći mnogo više od: „U redu. Učinit ću to prije kraja dana u petak. –M.”
2. dio od 3: Odabir odjave
Korak 1. Odaberite odjavu koja odgovara tonu vaše e-pošte
Ako je vaša e -pošta službena, odjavite se s nečim poput "Srdačan pozdrav" ili (za još formalniji dodir) "S poštovanjem". Za manje formalne e -poruke možda ćete biti u redu upotrijebiti nešto poput "Čuvaj se" ili "Živjeli".
Ako ste već imali poruke e-pošte od osobe kojoj pišete, možete pogledati njezinu odjavu i uskladiti svoj ton s njihovim. Na primjer, ako imaju tendenciju potpisati nešto poput "Srdačan pozdrav", trebali biste se odjaviti sa sličnom razinom formalnosti
Korak 2. Iskoristite odjavu koja odgovara vašoj svrsi
Kao i završna rečenica, odjava također može odražavati svrhu vaše e-pošte. Na primjer, ako podnesete jednostavan zahtjev ili ukratko izrazite zahvalnost na nečemu, možete upotrijebiti odjavu poput "Veliko hvala" ili "Puno hvala", nakon čega slijedi vaš potpis.
Korak 3. Izbjegavajte bilo što previše ljubazno
Osim ako dobro poznajete osobu kojoj pišete, izbjegavajte sve što je previše žargonsko, neformalno ili privrženo. Općenito, stvari poput "Ljubav", "XOXO" ili "Zagrljaji" ne bi se trebale koristiti u poslovnoj e -pošti.
Korak 4. Preskočite odjavu u kratkim ili lančanim e-porukama
Ako je vaša e-pošta dio dugog lanca ili ako pokušavate nešto vrlo kratko i brzo priopćiti suradniku, možda uopće neće biti potrebno uključivati odjavu.
Ako vam nije ugodno preskočiti odjavu, jednostavno se odjavite poput –Bernice ili –B. trebalo bi biti sasvim u redu za kratke, neformalne e -poruke
3. dio 3: Potpisivanje vaše e -pošte
Korak 1. Uključite svoje osnovne identifikacijske podatke
Koliko ćete podataka uključiti u svoj potpis ovisit će o tome koliko dobro poznajete svog dopisnika i koliko ste često s njim komunicirali.
- E-poruka za prvi put trebala bi sadržavati barem vaše puno ime, naziv posla, mjesto rada i telefonski broj.
- U komunikaciji sa suradnikom ili osobom kojoj često šaljete e-poštu vjerojatno je dovoljno da se potpišete svojim imenom ili inicijalima.
Korak 2. Neka vaš potpis bude kratak
Općenito, najbolje je ne zatrpati poslovnu e -poštu s puno dodatnog teksta i slika. Izbjegavajte dodavanje bilo čega nepotrebnog u potpis e -pošte, poput citata, blještavih grafika ili puno veza.
Korak 3. Postavite automatski potpis
Ako vam se ne da ispisivati naziv vašeg posla i podatke za kontakt svaki put kada šaljete važnu e -poruku, možda ćete htjeti stvoriti potpis koji vaš klijent e -pošte može automatski dodati vašim porukama.
Neki programi, poput Outlooka, omogućuju vam stvaranje više potpisa pa možete odabrati onaj koji je najprikladniji za bilo koju e -poštu
Savjeti
-
Vaš potpis bi trebao izgledati otprilike ovako:
- Lijepi Pozdrav,
- Jane Doe, tržišna analitičarka
- MegaCorp
- 214-444-1234
- U većini klijenata e -pošte poput Outlooka itd. Vrlo je jednostavno postaviti potpis koji se automatski pridružuje svakoj e -pošti.
Upozorenja
- Neka druga osoba provjeri vaš rad ako je moguće. Ne postoji zamjena za ispravnu lekturu.
- Uredite i lektorirajte sva slova prije slanja - to jest, pročitajte ispravnu gramatiku i pravopis te uklonite tiskarske pogreške. Promijenite dvosmislen jezik, npr. Riječi i izraze koji su nejasni ili imaju dvostruko značenje.
- Korištenje provjere pravopisa nije nepogrešivo jer će softver često umetnuti ispravno napisanu riječ, ali ne i ispravnu riječ za kontekst. Promjena "bankroll" u "blank roll" doista mijenja značenje rečenice. Također se morate osloniti na vlastito znanje o suptilnostima gramatike jer prijedlozi softvera nisu uvijek točni.
