Neuredan poštanski sandučić korisnicima može otežati pronalaženje potrebne e -pošte. Microsoft Outlook pružio je prilično korisne alate koji vam pomažu filtrirati e -poštu i organizirati poruke na način koji je lakše upravljati. Outlook vam čak može povećati učinkovitost i performanse. Bez obzira koristite li Outlook 2010, Outlook 2007 ili Outlook 2003, možete jednostavno upravljati e -poštom pomoću sljedećih alata za čišćenje pristigle pošte, kao i za lakše pronalaženje potrebnih informacija.
Koraci
Metoda 1 od 6: Filtriranje
Korak 1. Brzo filtrirajte poruke
Outlook 2010 ima novu značajku koja pomaže sortirati poruke prema datumima i slagati ih u Razgovor.
- Kada koristite ovu značajku, poruke s istom temom pojavit će se kao Razgovor, a korisnici ih mogu pregledati, proširiti ili smanjiti klikom na ikonu lijevo od retka Predmet. Poruke unutar svakog razgovora razvrstane su tako da se najnovija poruka nalazi na vrhu. Kad primite novu poruku, sav će se razgovor premjestiti na vrh popisa e -pošte koji vam pomaže da lakše pratite tijek e -pošte.
- Da biste aktivirali razgovor, na kartici Pogled grupe Razgovor označite okvir Prikaži kao razgovor. Veličinu razgovora možete smanjiti pomoću značajke Čišćenje. Ova će značajka pomoći ukloniti duple poruke u razgovoru.
- Na kartici Početna u grupi Brisanje kliknite Očisti, a zatim Očisti razgovor. U svim verzijama Outlooka korisnici mogu brže pronaći poruke u mapi poštanskog sandučića promjenom načina na koji su razvrstane u mapu e -pošte. Na primjer, možete sortirati e -poštu prema datumu, pošiljatelju i veličini datoteke ili razini važnosti.
Korak 2. Koristite standardizirane naslove predmeta
Iscrpljuje vas mentalna energija potrebna za prebacivanje fokusa s tema koje se stalno mijenjaju, a ne na volumen. Skloni ste čitati uzastopnim redoslijedom, bilo kronološki ili od strane "najvažnije osobe". Ovo je izgaranje mozga. Umjesto toga koristite ovo pravilo; odnosi se na e -poštu iz izravnih izvješća i radi bolje od lanaca razgovora.
- Odredite 2-5 najboljih projekata koji vas najviše zanimaju; stvorite naslove predmeta koji će to odražavati.
- Obavijestite tim da ćete početnu pozornost posvetiti svim tim e -porukama s tim standardnim naslovima tema. Ove teme su vam trenutno projekti s najvećim prioritetom - vaša će e -pošta biti razvrstana prema predmetu, a prvi prioritet se čita/na koje se odgovara.
- Jasno naznačite da će se e-poruke neodgovarajućeg naziva staviti na crnu listu pošiljatelja koji su učinili prekršaj 1 dan.
Metoda 2 od 6: Grupiranje
Korak 1. Grupirajte iste poruke u mape
Stvaranjem nove mape e -pošte, korisnici mogu grupirati povezane poruke u mape. Na primjer, možete grupirati poruke prema temama, projektima, komunikacijama ili drugim kategorijama koje odgovaraju vašim djelima ili vašim hobijima. Korisnici također mogu stvoriti mapu za sve poruke poslane od vašeg šefa ili nekoga važnog, uključujući osnovne podatke koje je potrebno spremiti. Da biste stvorili novu mapu u programu Outlook 2010, na kartici Mapa u odjeljku Novo kliknite Nova mapa. Da biste stvorili novu mapu u programu Outlook 2007 ili Outlook 2003, na traci izbornika kliknite Datoteka, odaberite Novo pa Mapa.
Metoda 3 od 6: Mapa za pretraživanje
Korak 1. Izradite mapu za pretraživanje kako biste pronašli poruke
Mapa za pretraživanje brz je i prikladan način za pronalaženje zbirke poruka e -pošte. Ne sprema poruke, već pruža virtualne mape koje prikazuju sve poruke u vašoj pristigloj pošti na temelju atributa koje tražite. Mape za pretraživanje programa Outlook pružaju zadane značajke, poput nepročitane pošte, ali možete stvoriti i vlastito pravilo. Na primjer, pomoću mape za pretraživanje možete pronaći sve informacije vezane za određeni projekt, važnog klijenta ili predstojeći sastanak.
- Da biste stvorili mapu za pretraživanje u programu Outlook 2010, na kartici Pošta na mapi u odjeljku Novo kliknite Nova mapa za pretraživanje.
- Da biste stvorili mapu za pretraživanje u programu Outlook 2007 ili Outlook 2003, u pošti na izborniku datoteka pomaknite miša do stavke Novo, a zatim kliknite mapu za pretraživanje.
Metoda 4 od 6: Filtar e -pošte
Korak 1. Smanjite neželjenu poštu pomoću filtra za e -poštu
Spremite nepotrebne poruke e -pošte iz pristigle pošte pomoću Outlookovog filtra neželjene e -pošte. Ovaj filtar će poslati e -poštu koja je označena kao neželjena e -pošta u zasebnu mapu u poštanskom sandučiću. Korisnici mogu pregledati sadržaj ove mape kako bi se uvjerili da nema pogrešno poslanih valjanih e -poruka. Ako je tako, trebali biste prilagoditi filtar kako biste ubuduće izbjegli pogrešne oznake na porukama.
Metoda 5 od 6: Kategorija boje
Korak 1. Dodijelite kategoriju boja
Dodijelite boju nepovezanoj grupi poruka e -pošte i drugim kategorijama u Outlooku, kao što su bilješke, kontakti i sastanci. Odatle ih korisnici mogu lako identificirati i sortirati. Na primjer, možete jednostavno pratiti sve poruke, obveze i kontakte za projekt prodaje računala stvaranjem kategorije pod nazivom „Prodaja računala” i dodjeljivanjem poruka njoj.
Metoda 6 od 6: Označavanje zastavicom
Korak 1. Označite nastavak
Korisnici mogu upotrijebiti značajku Označi za praćenje kako bi označili poruke e -pošte i zadatke kako bi ih lakše sortirali ili označili. Zastave će od vas tražiti da pratite problem, istaknete nečiji zahtjev ili naručite zatraženu poruku i kontakt. Također mogu lako urediti vašu mapu e -pošte jer točno znate što trebate učiniti i kada to učiniti. Imajte na umu da će, kada kreirate zadatak i postavite datum isteka zadatka, on biti automatski označen tako da ne zaboravite datum isteka radnje i ispunite ga.