Pisanje prijateljskog podsjetnika e -pošte može biti teško. Ne želite izgledati uporno ili nestrpljivo, ali važno je prenijeti svoju poruku. Postavite prijateljski ton u e -poruci s pozdravima i ublaženim izrazima. Pokrijte ono što je potrebno za vašu e -poštu s podsjetnikom kako bi primatelj jasno znao što želite. Osigurajte e-poštu bez grešaka kako biste naišli ne samo na prijateljski, već i na profesionalni.
Koraci
1. dio od 3: Postavljanje prijateljskog tona
Korak 1. Pozdravite primatelja
U poslovnim situacijama možda ćete morati upotrijebiti standardni pozdrav, poput "Dragi tako i tako." Međutim, sve više i više personalizirana e -pošta postaje standard. Neki pozdravi putem e -pošte koji vam mogu pomoći da postignete prijateljski ton od početka su:
- bok John
- bok tamo
- Dugo se nismo vidjeli
- Hej!
Korak 2. Referencirajte svoju vezu primatelju
Ako se samo pridržavate podsjetnika, vaša bi poruka mogla izgledati hladno. Pozovite primatelja na svoju osobnu vezu uključivanjem izraza koji odražavaju vaše prijateljstvo i zajednička iskustva. To može uključivati:
- Kako je prošla škola?
- Prijatelju moj, kako si?
- Tako sam se lijepo provela prošli vikend s tobom.
- Kada smo zadnji put razgovarali, prije mjesec dana?
- To putovanje koje smo zajedno proveli bilo je sjajno! Uskoro ćemo to morati ponoviti.
Korak 3. Omekšajte svoje izraze
To je posebno važno za podsjetnički dio e -pošte. Ako je prošlo neko vrijeme otkako niste bili u kontaktu s primateljem, možda bi bilo prikladno ponuditi laku ispriku ili ispriku što ste stupili u kontakt samo radi podsjetnika. Neki primjeri omekšanih izraza uključuju:
- Znam da je prošlo dosta vremena od kada smo razgovarali, ali htio sam vas podsjetiti na …
- Stvari su bile toliko užurbane s novom bebom, samo sam se sjetila podsjetiti vas …
- Znam da ste bili zauzeti, pa vas nisam htio gnjaviti, ali sam htio poslati podsjetnik …
Korak 4. Budite pristojni
Ako je podsjetnik važan, lako ćete naići na prejak. Imajte na umu da se primatelju stvari događaju u životu. Ne zaboravite reći "molim" i "hvala" i ekvivalentne izraze. Možete uključiti ljubazne izraze poput:
- Žao mi je što vas uznemiravam, ali htio sam se uvjeriti…
- Ako biste mogli, odgovorite na ovu poruku čim budete imali vremena …
- Hvala vam što ste odvojili vrijeme da pročitate svaki odgovor na ovaj podsjetnik. Cijenim to.
- Radujem se vašem odgovoru.
2. dio od 3: Pokrivanje potrebnog
Korak 1. Upotrijebite redak predmeta
Ne morate pisati pametan naslov. Oni koji su jasni i točni bit će najkorisniji. To će omogućiti primatelju da na prvi pogled sazna svrhu e -pošte. Neke uobičajene opcije za prijateljski podsjetnik e -poštom mogu uključivati:
- Prijavljivanje
- Brzi podsjetnik o…
- Predstojeće putovanje/događaj/itd.
- Broj zaposlenih za putovanje/događaj/itd.
Korak 2. Ne zaboravite uključiti svoj podsjetnik
Kad se toliko trudite biti prijateljski i pristojni, može biti lako izostaviti nešto važno, poput stvarnog podsjetnika. Postavite podsjetnik blizu početka e -pošte, ubrzo nakon pozdrava i kratke osobne veze. Na primjer:
- "Bok tamo, Prošlo je dosta vremena otkad nismo razgovarali, Bene. Kako su vam žena i djeca? Moji su me prilično zauzeli, ali htio sam provjeriti s vama u vezi …"
-
Hej!
Bako, htio sam ti poslati poruku. Žao mi je što sam bio toliko zauzet. Samo sam vas želio podsjetiti na naš datum ručka …"
Korak 3. Zaposlite jezgrovit jezik
Općenito je istina da pristojan jezik koristi duže izraze. Na primjer, izraz "Radi više" bio bi političniji kao "Možda bi bilo dobro da se više potrudite." Iako su pristojni, ovi dugi izrazi mogu otežati točno određivanje fokusa vaše e -pošte.
Upotrijebite pojednostavljenu strukturu za svoju e -poštu. Ovo bi moglo izgledati otprilike ovako: Pozdrav (otvaranje) → Osobna veza → Podsjetnik → Dopuštanje (zatvaranje)
Korak 4. Uredite nepotrebne podatke
Za svaku rečenicu i svaki dio svake rečenice zapitajte se: "Je li to potrebno?" U nekim slučajevima "potrebno" može značiti nešto široko poput "Potrebno je kako mi e -pošta ne bi zvučala hladno". Uklonite nepotrebne dijelove e -pošte.
Općenito, prilozi (poput "vrlo", "stvarno", "istinski", "izuzetno" i "definitivno") mogu se ukloniti kako bi vaša poruka bila sažetija
Korak 5. Zatvorite e -poruku dopuštenjem
"Valediction" je otmjena riječ koja znači "oprostiti se". Pohvale uključuju izraze poput "Najbolje", "S poštovanjem", "Iskreno vaš" i "S poštovanjem". Vaš potpis trebao bi slijediti vaše priznanje. Ta bi se uobičajena priznanja, međutim, mogla činiti neosobnima. Možete pokušati nešto poput:
- Tvoj prijatelj
- Živjeli
- Sve najbolje
- Ugodan dan
- Tag, ti si to
- Radujem se što ću vas čuti
3. dio 3: Osiguravanje e-pošte bez grešaka
Korak 1. Lektorirajte svoju e -poštu
Čak i brzo pregledavanje vaše e -pošte jednom ili dvaput brzo uklonit će mnoge jednostavne pogreške koje su se mogle uvući tijekom pisanja. Kada završite sa sastavljanjem, lektorirajte svoju e -poštu radi pravopisa i gramatike.
- Mnoge usluge e -pošte imaju besplatnu provjeru gramatike i pravopisa. Njihova kvaliteta ovisit će o vašem davatelju usluga e -pošte. U nekim slučajevima ti alati za provjeru možda nisu baš točni.
- Ne zaboravite provjeriti svoju temu, pozdrav i dopuštenje (zaključno). Lako je zanemariti ove stavke i usredotočiti se samo na tijelo vaše e -pošte.
Korak 2. Pročitajte svoju e -poštu naglas
Ako pišete važnu e -poruku ili ako zaista želite biti s nekim posebno prijateljski ili pristojni, pročitajte svoju e -poštu od početka do kraja glasno. Zvuči li razgovorno? Ako je tako, vaša e -pošta je spremna za slanje.
Prepišite rečenice ili odlomke koji zvuče nespretno. Prilikom ocjenjivanja koristite svoj najbolji sud. To će varirati od osobe do osobe, ovisno o vašem stilu govora
Korak 3. Neka druga osoba pregleda e -poštu
Za važne komunikacije, poput onih namijenjenih poslovanju, možda ćete htjeti da druga osoba provjeri podsjetnik prije nego što ga pošaljete. Ako ste napisali sažetu poruku e -pošte, ovo općenito traje malo vremena i može vam pomoći uhvatiti i najmanje pogreške.
- Provjerite svoju mrežnu uslugu razmjene poruka. Pošaljite poruku prijatelju na internetu pitajući nešto poput: "Hej, možeš li pročitati kratku poruku koju moram poslati? Trebat će samo minuta."
- Ne zaboravite izraziti zahvalnost svima koji čitaju vašu e -poštu. Na kraju krajeva, čine vam uslugu.
