Započinjanje e -pošte s pravim pozdravom može biti teško. Prilikom slanja profesionalne e -pošte ili pisanja nekome koga ne poznajete dobro, obično je najbolje odabrati jednostavan, svestran pozdrav poput "Bok" prije nego što osobu oslovite njezinim prezimenom. Ako pišete prijatelju, članu obitelji ili nekome s kim ste u ležernijoj vezi, u redu je jednostavno ih nazvati imenom.
Koraci
Metoda 1 od 4: Odabir prikladnog pozdrava
Korak 1. Recite "Bok" da prijateljski započnete e -poštu
Jednostavno "Bok" iza kojeg slijedi ime osobe dobro će funkcionirati za većinu e -poruka. Opušteno je i osobno bez osjećaja pretjerane formalnosti ili ležernosti. A budući da je tako kratak i izravan, neće odvratiti pozornost čitatelju niti izgledati na mjestu.
Također možete koristiti "Bok" pri obraćanju više primatelja odjednom, kao u "Bok svima"
Savjet:
"Bok" daje odličan, svestrani pozdrav bez obzira na to je li vaša e-pošta namijenjena prijatelju, nadzorniku ili strancu.
Korak 2. Otvorite sa "Dragi" za formalnije poruke
"Dragi" je svestrani pozdrav-pravilniji je od "Bok", ali ipak ima topao, ugodno staromodan prsten. To ga čini savršenim načinom za dopisivanje s bliskim osobama i osobama koje ne poznajete dobro.
Ovaj se pozdrav može koristiti i za prijatelje i obitelj
Korak 1.
- Riječ "dragi" sa sobom nosi i notu pristojnosti i poštovanja koju manje formalni pozdravi nemaju.
- Jedan nedostatak ovog otvarača je to što bi se za neke mogao smatrati previše formalnim, posebno u poslovnom okruženju.
Korak 2. Upotrijebite anonimni pozdrav ako ne znate ime primatelja
"Pozdrav" i "Koga to može zanimati" dva su najčešća, bezopasna anonimna pozdrava. Sigurna su opklada za one trenutke kada niste sigurni tko će čitati vašu poruku.
- Također biste mogli isprobati nešto dvosmisleno poput "Poštovani gospodine ili gospođo", iako ovo može izgledati pomalo zagušljivo u svim, osim u većini službenih poruka e -pošte.
- Anonimni pozdravi najčešće se koriste pri pisanju grupama, poput poduzeća i organizacija, a ne pojedincima.
Korak 3. Stavite ime osobe samo ako želite prijeći na stvar
Ako ste u nedoumici oko toga koji pozdrav želite upotrijebiti ili biste radije dopustili da vaša poruka zauzme središnje mjesto, sasvim je u redu navesti ime primatelja i ostaviti ga tako. Samo dodajte zarez, preskočite redak i recite što želite reći.
- „Gospođo Thompson "ne zvuči više ili manje formalno od" Zdravo gospođo Thompson ", a omogućuje vam da zaobiđete neodlučnost u odabiru najprikladnijeg pozdrava.
- Korištenje imena osobe kao pozdrava samo po sebi može biti korisno i u naknadnoj korespondenciji kada ne morate nužno svaki put odabrati novi pozdrav.
Metoda 2 od 4: Obraćanje primatelju
Korak 1. Nazovite osobu njezinim imenom ako je dobro poznajete
Ovo je pravilo prilično jednostavno: ako ste s nekim na temelju imena, u redu je upotrijebiti njegovo ime. U suprotnom, dobro je držati se njihovog prezimena kako ne biste bili drski i potencijalno ih trljali na pogrešan način.f
Kada pišete poznatom poznaniku, možete ili voditi samo njegovo ime ili priložiti ležerniji pozdrav kao uvod (tj. "Hej Jackie")
Upozorenje:
Nikada se nemojte pozivati na nekoga koga niste upoznali pod njegovim imenom, osim ako vam izričito ne kaže da je to u redu. To jednostavno nije pristojno!
Korak 2. Obratite se profesionalnim i nepoznatim kontaktima po njihovom prezimenu
Odaberite odgovarajući pozdrav (zapamtite: "Bok", "Dragi" i "Pozdrav" svi su korisni u raznim situacijama), a zatim se dotaknite prezimena osobe. Većina e -poruka koje šaljete vjerojatno će početi s prezimenom vašeg primatelja, osobito ako se odnose na posao.
- Ako je osoba kojoj šaljete e -poštu žensko, idite s prefiksom "gospođa" umjesto "gospođa" osim ako sigurno ne znate da je udana.
- Potencijalno korištenje prezimena vašeg primatelja uspostavlja ljubazan i pošten ton dopisivanja koje slijedi.
Korak 3. Koristite izraz poput "Svi" kada pozdravljate više primatelja
Velike grupe mogu sadržavati mnogo različitih vrsta ljudi, a vi ne želite pretpostavljati njihov spol ili razinu poznavanja. Budući da se pojmovi poput "Dečki" i "Dame i gospodo" mogu tumačiti kao rodno restriktivni, najbolje ih je prebaciti u korist nečeg obuhvatnijeg.
- Također se klonite pretjerano ležernih pozdrava poput "ljudi" ili "svi".
- Izbacivanje pogrešne kolektivne zamjenice moglo bi učiniti da se jedan od vaših čitatelja osjeća marginaliziranim ili potpuno zanemarenim.
Korak 4. Spomenite naslov ili položaj osobe ako je to važno za vašu poruku
U normalnim okolnostima moglo bi zvučati čudno ako započnete e -poruku sa "Pozdrav, glavni predstavnik korisničke službe". Međutim, ako je položaj osobe izravno povezan s vašim razlogom za pisanje, to može biti dobar način da joj postavite pitanje, zahtjev ili pritužbu.
- Obraćanje e -pošte “Direct of Communications” umjesto “Mr. Everett”obavijestit će vašeg primatelja da se radi o obavljanju njihovih individualnih dužnosti.
- Slično, kada stupite u kontakt s vođom neke organizacije, mogli biste pokrenuti stvari pozdravom poput: "Dragi organizator sindikata iz Salt Lake Cityja".
Metoda 3 od 4: Izbjegavanje uobičajenih grešaka u pozdravu
Korak 1. Ne zaboravite uvijek uključiti pozdrav
Pravilo broj jedan za pisanje čestitke putem e -pošte je provjeriti postoji li tamo. Otvaranje e -pošte i suočavanje s blokom teksta bez uvoda ili osobnih ugodnosti može biti mučno, a potrebno je samo nekoliko sekundi da otkucate nekoliko riječi kako biste saželi namjeru svoje komunikacije.
E -poruku bez pozdrava mnogi će smatrati nepotpunom. Zbog toga se to može loše odraziti na vas ili vašu sposobnost učinkovite komunikacije
Savjet:
Nemojte previše razmišljati-ako niste sigurni što drugo staviti, odlučite se za jednostavno "Bok" i usmjerite svoju moć mozga u sastavljanje ostatka e-pošte.
Korak 2. Izbjegavajte "Hej" osim ako ste bliski sa osobom kojoj pišete
"Hej" je jednako ležerno koliko i postaje. Iz tog razloga, to je prihvatljiv način da pošaljete e-poruku svom najboljem prijatelju ili suradniku istog ranga, ali ne i višem ili bilo kome s kim prvi put komunicirate.
- Iako mogu zvučati bezazleno, pretjerano neformalni pozdravi poput "Hej" mogli bi nenamjerno signalizirati nedostatak poštovanja prema primatelju.
- Drugi opušteni načini adresa, poput "Što ima" ili "Yo", nikada se ne smiju koristiti u e-porukama. Ovi pozdravi bolje su rezervirani za razmjenu tekstualnih poruka.
Korak 3. Budite oprezni pri korištenju pozdrava specifičnih za vrijeme poput „Dobar dan
”Navođenje vremena koje pišete može dati vašoj e -pošti personaliziraniji osjećaj i omogućiti vam da se bolje povežete s primateljem. Međutim, to biste trebali učiniti samo ako ste sigurni da se nalaze u istoj vremenskoj zoni. Ako niste, mogli biste na kraju izgledati nepromišljeno ili bezobzirno.
- Reći "Dobro jutro" nekome tko živi na drugom kraju svijeta moglo bi izazvati zabunu, posebno ako vaša e-pošta sadrži vremenski osjetljive podatke.
- Ako ste odlučili koristiti jedan od ovih pozdrava, neće vam škoditi odvojiti trenutak da vidite koliko je sati (i datum!) Na mjestu na kojem će vaš primatelj čitati vašu poruku.
Korak 4. Neka vam interpunkcija bude jednostavna i prikladna
Najbolji način oblikovanja bilo kojeg pozdrava je da upišete svoj pozdrav i ime primatelja, a zatim umetnete zarez kako biste pomogli očima da pređu na tijelo e -pošte. Možda mislite da je usklik izražajniji, ali postoji šansa da se pročita kao maloljetan ili neprofesionalan.
- U nekim slučajevima pozdrav možete završiti i dvotočkom ili crticom radi formalnijeg ili ležernijeg učinka.
- Prenošenje previše uzbuđenja moglo bi čak i naljutiti osobu kojoj pišete ako ne dijeli vaš entuzijazam.
Korak 5. Provjerite jeste li ispravno napisali ime primatelja
Dvaput provjerite pravopis imena osobe kako se pojavljuje u prethodnoj e-pošti ili izvornom dokumentu prije nego pritisnete "pošalji". Nevinim pogrešnim pisanjem nije kraj riječi, ali ako napravite istu grešku više puta kažete da vam nije stalo da to ispravite.
- Ako naiđete na posebno izazovno ili neobično ime, provjerite možete li ga kopirati i zalijepiti izravno u svoju e -poštu iz vanjskog izvora.
- Rizikujete da otuđite čitatelja tako što ćete njegovo ime nedosljedno napisati na pogrešan način.
Metoda 4 od 4: Izrada početne linije vaše e -pošte
Korak 1. Odmah navedite svrhu svoje e -pošte
Pomoću prve rečenice recite primatelju zašto pišete. Na taj način neće ostati obješeni. Ovo je obično jednostavno poput pretvaranja onoga što ćete raspravljati u tijelu svoje poruke u središnju ideju i pretvaranja u kratki uvod.
- Čvrsti otvor vaše e -pošte mogao bi biti: "Pišem da bih se raspitao o …" ili "Htio sam dobiti vaše mišljenje o …"
- Nemojte dosaditi primatelju s dugačkom preambulom ili nepotrebnim podacima. Nema potrebe lupati po grmu-samo skočite pravo u njega.
Korak 2. Zahvalite primatelju ako pišete odgovor
Kad se nekome obratite u vezi s porukom koju vam je poslao, uobičajeno je uzeti trenutak da se zahvalite. Zahvalnost na nečemu može biti vrlo zahvalna, a mali izraz zahvalnosti pomoći će vam da provjerite počinje li vaše dopisivanje s desne strane.
- Dok formulirate svoju prvu rečenicu, svakako potvrdite ili sažmite svrhu izvorne e -pošte, primjerice u odjeljku „Hvala što ste se obratili korporaciji Acme u vezi vašeg nedavnog iskustva“ili „Hvala što ste odgovorili tako brzo“.
- Ako vaša prepiska nije povezana s poslom, mogli biste otvoriti nešto poput: "Hvala što ste se javili. Prošlo je toliko mnogo vremena od kada smo razgovarali!”
Korak 3. Pozdravite bliske kontakte s osobnijom notom
Ako primatelja poznajete prilično dobro, mogli biste odabrati sentimentalniji pristup tako što ćete ga provjeriti ili zatražiti ažuriranja o njegovu životu. Osobni pozdravi imaju intiman osjećaj i služe za uspostavljanje prijateljske, iskrene dinamike.
- Možete upotrijebiti vodeću liniju poput: "Čestitamo na novoj bebi!" ili "Upravo sam bio u Brooklynu i to mi je vratilo puno dobrih sjećanja" da podsjetite rodbinu ili prijatnog uredskog druga da su vam u mislima.
- Pobrinite se da svi osobni komentari ili pitanja budu prikladni s obzirom na vaš odnos s primateljem. Na pitanje: "Kako vam se sviđa vaš novi stan?" moglo bi iskrasti nekoga koga ste sreli samo jednom ili dvaput.
Korak 4. Radite s malo humora kao ledolomac koji privlači pozornost
Iako je humor često obeshrabren u profesionalnom svijetu, on može pružiti trenutak dobrodošlog oslobađanja od turobne prirode praktične svakodnevne komunikacije kada se koristi razumno. Većina ljudi navikla je pregledavati suhe, točne poruke e-pošte, pa smiješni pozdravi mogu utjecati na privlačenje vašeg čitatelja i dodatno ih angažirati.
”Ako želite malo posvijetliti stvari, isprobajte uvodnu liniju poput:“Je li već petak?” ili: "Znam koliko voliš čuti ujutro odmah od mene."
Upozorenje:
Brza dosjetka ili blesava igra riječi mogu biti korisni za oživljavanje bezbojnih profesionalnih e-poruka, ali samo kad to situacija nalaže.
Savjeti
- Unatoč tome što je kratak, pozdrav je jedan od najvažnijih dijelova poslovne e -pošte. To u biti daje primatelju prvi dojam o vama i profesionalno držanje.
- Imena ili preferirana imena većine ljudi mogu se pronaći u podacima o pošiljatelju ili samoj njihovoj e -adresi.
- Ako slučajno saznate ime anonimnog primatelja nakon početne e -pošte, svakako ga uključite u sljedeće poruke kako biste potvrdili promjenu i postigli osobniji akord.
