E -pošta je brz i jednostavan način za stupanje u kontakt sa suradnicima i drugim poslovnim suradnicima te je učinkovit alat za zakazivanje svih vrsta sastanaka. Pokušavate li dogovoriti sastanak sa suradnikom, nadređenim ili potpunim strancem, najprije morate formatirati e -poštu s jasnim predmetom i tijelom teksta. Nakon što ste odjavili svoju e-poštu i poslali poruku, pričekajte 3-5 dana prije nego što pošaljete dodatni odgovor.
Koraci
Metoda 1 od 2: Formatiranje e -pošte
Korak 1. U naslovnoj temi navedite koju želite upoznati
Jasno navedite svoju svrhu u predmetu e -pošte, tako da primatelj odmah zna da biste se htjeli s njim sastati. Izbjegavajte upotrebu nejasnih jezika poput "Sastanak" ili "Moguće vrijeme sastanka". Umjesto toga upotrijebite određene datume i vremenske okvire u retku predmeta kako bi vaš primatelj odmah znao što može očekivati.
Na primjer, upišite nešto poput ovoga: "Zahtjev za sastanak za 17.5. U 11:00"
Korak 2. Upotrijebite odgovarajući pozdrav za početak svoje e -pošte
Pokušajte koristiti standardni, formalni pozdrav kada počnete pisati svoju poruku. Ako se obraćate javnom službeniku ili drugom uglednom pojedincu kojeg nikada niste upoznali, upotrijebite njegov puni naslov u naslovu. Ako kontaktirate suradnika ili nadređenog, upotrijebite počast poput "gospodina", "gospođe", "Mx." Ili "gospođice". Kao opće pravilo, pokušajte upotrijebiti pozdrave poput “Dragi”, “Zdravo” i “Bok” za početak svoje e -pošte.
- Ako se umjesto pojedinca obraćate općem uredu ili grupi, umjesto toga upotrijebite "Koga to može zanimati".
-
Na primjer, ako ste se obratili svom nadređenom, pokušajte pozdrav sastaviti ovako:
“Dragi gospodine Jackson, Nadam se da ti se dopao ovaj email! Htio sam vam se obratiti u vezi mogućeg sastanka.”
Korak 3. Predstavite se ako se sastajete s potpunim strancem
Posvetite svoj prvi odlomak kratkom uvodu ako pišete javnom službeniku ili drugoj osobi koju nikada prije niste sreli. Usredotočite se na svoje ime, položaj i profesionalnu vezu kako bi primatelj znao tko ste i zašto mu se obraćate. Ako kontaktirate nekoga koga već poznajete, poput šefa ili suradnika, nemojte se osjećati dužnim uključiti uvodni odlomak.
- Vašem uvodu ne bi trebalo dugo čitati.
-
Pokušajte napisati ovako nešto:
Draga gospođo Atkins, Zovem se Sarah Clement i radim u Skloništu za životinje okruga Jones.
Korak 4. Opišite razlog sastanka i njegovu ukupnu važnost
Na početku e -pošte (nakon vašeg uvoda, ako ste odabrali da ga uključite) navedite vrstu sastanka koji želite imati s primateljem i hoće li to biti službena ili ležerna afera. Nakon što objasnite čemu služi sastanak, objasnite zašto je sastanak važan za zadatak koji pokušavate dovršiti. Pokušajte biti kratki s objašnjenjem jer primatelj možda neće imati puno vremena za pregledavanje vaše e -pošte.
Na primjer, pokušajte napisati nešto poput ovoga: „Možete li se sastati sljedeći tjedan kako bismo razgovarali o nadolazećoj akciji posvajanja? Budući da ste trenutačni financijski savjetnik skloništa za životinje, vjerujem da biste mogli pružiti mnogo uvida u radni proračun organizacije za događaj.”
Korak 5. Predložite moguće mjesto i vrijeme vašeg sastanka
Pokušajte smisliti mjesto koje je dobro poznato i primatelju lako dostupno. Ako radite u istoj zgradi ili na općoj lokaciji kao i osoba kojoj šaljete e -poštu, provjerite možete li se naći tijekom pauze za ručak. Ako vi i primatelj ne živite ili ne radite na obližnjoj lokaciji, pokušajte predložiti restoran ili drugo javno mjesto gdje biste se mogli sastati. Osim toga, navedite niz vremena koja vam odgovaraju, tako da vam primatelj može lakše reći njihovu dostupnost.
- Ako oboje imate zauzete rasporede, razmislite o zakazivanju telefonskog ili videokonferencijskog sastanka.
- Na primjer, nacrtajte nešto poput ovoga: „Biste li mogli ovaj tjedan doći do azila za životinje? Bit ću na recepciji svaki dan od 9 do 5.”
Korak 6. Zatražite da primatelj odgovori na vašu poruku
Budući da tehnički zakazujete događaj, ljubazno zamolite primatelja da odgovori s njegovom dostupnošću. Ako kontaktirate posebno zaposlenog pojedinca, imajte na umu da će mu možda trebati dan ili dva da odgovore. leđa.
Na primjer, recite nešto poput ovoga: "Ako biste mi mogli javiti svoju dostupnost za sljedeći tjedan, jako bih vam zahvalan!"
Korak 7. Koristite srdačan završni jezik pri završetku e -pošte
Nacrtajte završnu rečenicu koja ponovno iscrtava svrhu vaše e -pošte kako bi primatelj jasno razumio svrhu sastanka. Prijateljskim tonom odjavite svoju e -poštu, koristeći izraze poput "S poštovanjem", "Hvala" ili "Najljepše želje". Nakon što ste napisali odjavu, ostavite potpis ispod svog imena koji ponavlja vašu poziciju ili trenutnu karijeru.
- Poslužite svoj jezik primatelju. Ako razgovarate sa suradnikom, odjava poput "Vidimo se uskoro" imala bi više smisla nego "S poštovanjem". Ako kontaktirate nadređenog, "Iskreno" ili "Najbolje želje" bilo bi prikladnije od slučajne odjave poput "Vidimo se".
-
Na primjer, napišite nešto ovako:
Radujem se što skorijem susretu s vama jer želim da ova akcija usvajanja bude što uspješnija.
Iskreno, Sarah Clement
Koordinator aktivnosti, Sklonište za životinje okruga Jones
Korak 8. Uključite sve relevantne priloge koji se odnose na sastanak
Priložite sve dokumente, proračunske tablice ili druge relevantne datoteke koje bi mogle pomoći primatelju u pripremi za sastanak. Ako se obraćate nekome u vezi složene teme, uključite sve brošure ili podatkovne listove koji će pomoći primatelju da razumije temu sastanka.
Na primjer, ako raspravljate o promjenama proračuna za nadolazeći događaj, možda biste htjeli uključiti proračunsku tablicu proračuna za prethodnu godinu
Korak 9. Upotrebljavajte profesionalni jezik i odgovarajuću gramatiku u cijeloj poruci e -pošte
Pročitajte svoju poruku radi očitih gramatičkih i pravopisnih pogrešaka, tako da vaš konačni nacrt izgleda što je moguće uglađenije i čišće. Osim toga, uklonite sve skraćenice ili sleng zbog kojih se poruka čini ležernijom ili teže razumljivom. Ako vaš konačni nacrt ne izgleda i zvuči profesionalno, primatelj možda vaš zahtjev neće shvatiti ozbiljno.
Iako emojiji mogu biti zabavni za upotrebu u tekstovima i ležernim porukama e -pošte, ne biste ih trebali koristiti za traženje sastanka
Metoda 2 od 2: Dopuna s primateljem
Korak 1. Napravite naknadnu e-poruku ako vam se primatelj ne javi u roku od 3-5 dana
Dajte primatelju nekoliko dana da pročita i odgovori na vaš zahtjev. Ako ne odgovorite u roku od radnog tjedna, pošaljite osobi kratku poruku e -pošte kako biste je podsjetili da čekate odgovor. Naglasite da ste zahvalni na prilici da ih upoznate i da ste zahvalni na njihovom vremenu.
- Dodatni pozivi također su učinkovit način da se prijavite kod osobe s kojom se pokušavate sastati.
- Na primjer, nacrtajte nešto poput ovoga: „Samo sam htio kontaktirati s vama u vezi sa mojim zahtjevom za sastanak. Kad budeš imao slobodnog trenutka, možeš li mi reći koliko si spreman za sastanak sljedećeg tjedna?”
Korak 2. U dodatnoj poruci e -pošte iscijelite pojedinosti sastanka
Pregovarajte o rasporedu drugih osoba nakon što odgovore. Zabilježite dostupnost druge osobe i potvrdite vrijeme sastanka na datum kada ste oboje dostupni. Pokušajte potvrditi datum i vrijeme unutar 1-2 e-pošte kako biste izbjegli zabunu i nered u pristigloj pošti.
- Pokušajte biti što fleksibilniji. Ako se obraćate zaposlenoj osobi, možda se neće moći odmah s vama sastati.
- Nemojte zakazivati sastanak u zadnji čas. Ako je primatelj zauzet, možda se nećete moći dogovoriti o datumu sastanka.
Korak 3. Pošaljite podsjetnik ili potvrdu nekoliko dana prije sastanka
Ako želite biti dodatno pripremljeni prije zakazanog sastanka, pokušajte primatelju poslati podsjetnik putem e -pošte s potvrdom. Nemojte ovu e-poruku predugo postavljati-umjesto toga navedite dan, vrijeme i mjesto na koje planirate sastanak kako biste još jednom provjerili je li sastanak još uvijek prema rasporedu.
-
Na primjer, napišite nešto ovako:
Samo sam htio potvrditi da se još uvijek sastajemo 17. svibnja u 11 sati u skloništu za životinje okruga Jones.
