Ako ste neko vrijeme radili, vjerojatno znate koliko su e -poruke važne. Budući da ne postoji način prenošenja tona ili govora tijela putem interneta, lako je pogrešno protumačiti nečiju poruku kada je vidite na ekranu. Nastavite čitati kako biste saznali kako možete pisati e -poruke koje su jasne, sažete i učinkovite u profesionalnom okruženju.
Koraci
Metoda 1 od 10: Pišite e -poštu kad se možete usredotočiti
Korak 1. Ako ste ometeni, vaša e-pošta možda neće biti tako dobro sastavljena
Kad imate e -poruku za pisanje, pokušajte sjediti bez prekida kad ne razmišljate o milijun drugih stvari. Vaše će pisanje biti jasnije i moći ćete se usredotočiti na svoju gramatiku, ton i ukupnu poruku.
- Ovo je osobito važno ako vaša e -pošta ide više osoba.
- Pišite e -poštu u mirnoj sobi i odložite telefon i ostale stvari koje vas ometaju.
Metoda 2 od 10: Postavite ton sa svojih prvih nekoliko riječi
Korak 1. Vaša uvodna riječ može imati veliki utjecaj
Ako želite da vaš ton bude lagan i ležeran, otvorite nešto poput: „Bok Jessica! Nadam se da ste imali dobar vikend.” Ako želite biti malo profesionalniji, samo recite nešto poput: "Bok David".
Pokušajte izbjeći ništa previše zagušljivo, poput "Dragi Roberte". Čini se malo bezlično
Metoda 3 od 10: Neka vaša e -pošta bude kratka
Korak 1. Dugotrajne poruke obično zbunjuju vašeg primatelja
Pokušajte biti kratki i sažeti, ako je moguće. Neka vam rečenice budu kratke i nemojte dodavati previše detalja-ako otkrijete da pišete više od 1 ili 2 odlomka, vjerojatno biste ljudima trebali dati informacije putem videochata ili osobno.
- Pokušajte brzo prijeći na stvar i izbjegavajte napisati gomilu ugodnosti.
- Ljudi imaju tendenciju čitati e -poštu u kratkim serijama. Ako dodate previše informacija, velike su šanse da će se neke od njih izgubiti.
- Neka vaša e-pošta bude kratka, ali pokušajte izbjeći tupe rečenice ili odgovore od jedne riječi. To može djelovati pomalo nepristojno, pogotovo na ekranu računala.
Metoda 4 od 10: Jasno navedite što vam treba
Korak 1. Ako nešto tražite, provjerite je li razumljivo
Nemojte tući po grmlju i navesti jasno i izravno ono što vam je potrebno kako ne bi došlo do nesporazuma. Ako postoji vremenska traka, svakako je uključite i to. Ipak, neka vaš ton bude lagan. Na primjer:
- "Trebam to mjesečno izvješće o napretku u pristigloj pošti do ponedjeljka navečer."
- "Kad biste mi mogli poslati obrazac za povratne informacije tima do kraja tjedna, bilo bi sjajno."
Metoda 5 od 10: Organizirajte svoje misli odlomcima
Korak 1. Pomoći će ljudima da lako pročitaju informacije
Kad prijeđete na novu temu, odvojite je novim odlomkom tako da se vaša e -pošta može pregledati. Pomoći će čitatelju da brzo skenira poruku kako bi pronašao dijelove koji su im najrelevantniji.
Za početak odlomka upotrijebite riječi poput "također", "sljedeće" i "na kraju"
Metoda 6 od 10: Dodajte određenu temu
Korak 1. Neka ljudi znaju o čemu se točno radi u e -pošti
Provjerite je li vaš predmet specifičan; na primjer, umjesto da napišete "Izvješće", pokušajte nešto poput "Mjesečno izvješće o planiranju: lipanj 2021." Vjerojatnije je da će je vaši kolege otvoriti i pročitati ako znaju da im je važna i relevantna.
To također pomaže da vaša e -pošta ne bude u mapi neželjene pošte
Metoda 7 od 10: Lektura za pravopisne pogreške
Korak 1. Greške mogu doista odbaciti vašu poruku
Iako će većina alata za provjeru pravopisa uhvatiti pogrešno napisane riječi, oni neće moći uhvatiti pogrešan izbor riječi ili nečije pogrešno napisano ime. Također biste trebali pročitati ako nedostaju interpunkcijske ili gramatičke pogreške, jer one mogu natjerati čitatelja da pomisli da vas nije briga. Potrošite 2 do 3 minute čitajući svoju e -poštu prije nego što je pošaljete kako biste bili sigurni da nema očito očiglednih pogrešaka.
U profesionalnom okruženju, vrlo je važno ispravno napisati nečije ime. Odvojite minutu da dvaput provjerite imate li ga neposredno prije slanja kako biste izbjegli neugodnosti u budućnosti
Metoda 8 od 10: Ponovno pročitajte svoju e-poštu radi dobivanja tona
Korak 1. Razmislite kako će vaši primatelji pročitati vašu poruku
Nešto poput: "Razgovarajmo kasnije", moglo bi vam se učiniti nevinim, ali vaš kolega koji to čita mogao bi pomisliti da je u nevolji ili da ste ljuti. Promijenite ga u nešto poput: "Imate li vremena kasnije razgovarati o nadolazećim promjenama u izvješću?" da budem malo jasniji.
- U svojim e -porukama nikada nemojte koristiti velika slova! Pisanje rečenice velikim slovima se obično vidi kao vikanje na nekoga kroz zaslon računala.
- Umjesto nečega poput: "Predajte svoje promjene do sutra ujutro." pokušajte nešto poput: „Budući da je rok sutra popodne, trebat će mi vaše izmjene do sutra ujutro. Javi mi radi li ti taj vremenski okvir."
Metoda 9 od 10: Zastanite prije nego što odgovorite na upalnu e -poruku
Korak 1. Ako primite e -poruku zbog koje se osjećate ljutito, uzmite trenutak za udah
Umjesto stvaranja reznog odgovora, brojite do 10 (ili 1 000) dok se ne smirite. Zatim ponovno pročitajte poruku e-pošte kako biste vidjeli je li to uvredljivo ili ne. Velike su šanse da ste poruku možda malo krivo protumačili, a zapravo nije tako loše.
Ako i dalje osjećate potrebu za sastavljanjem ljutitog odgovora, pričekajte 24 sata prije nego što ga pošaljete. Zatim ponovno pregledajte svoj odgovor nakon jednog dana da vidite želite li ga ipak poslati ili ne
Metoda 10 od 10: Dajte ljudima prednost sumnje
Korak 1. Teško je prenijeti pozitivan ton u e -poruci
Ako ste pročitali nešto što vam je kolega poslao i odmah ste uvrijeđeni, odmaknite se i ponovno pročitajte što su napisali. Pokušajte se zapitati postoji li neki drugi način na koji se ton može protumačiti-je li ova e-poruka zapravo nepristojna ili su samo tupe?
Na primjer, netko bi mogao napisati: "Trebam to izvješće do večeras." Na prvi pogled ovo izgleda pomalo hladno i bez emocija. Međutim, to nije nužno nepristojno, samo je činjenično i kratko
Savjeti
E-poruke se često smatraju nehitnima. Ako vam odmah treba odgovor, pokušajte razgovarati s kolegom osobno ili putem video chata
Upozorenja
- Iako emotikoni i emotikoni označavaju ton, nemojte ih koristiti za profesionalnu e -poštu.
- Ne šaljite uvredljive ili zapaljive poruke e -pošte, posebno osobi koju ne poznajete dobro.
