Access je upravitelj relacijskih baza podataka koji vam omogućuje uvoz jedne ili više Excelovih baza podataka u njegov sustav tako da možete usporediti zajednička polja između njih ili između njih. Budući da jedna Access datoteka može sadržavati više Excel proračunskih tablica, program je također odličan način za prikupljanje ili analizu velikih količina podataka. Ipak, prvo morate uvesti Excel proračunsku tablicu u Access. To zahtijeva samo nekoliko ključnih koraka.
Koraci
1. dio od 3: Priprema za uvoz Excela u Access
Korak 1. Otvorite oba programa na računalu
Morat ćete kupiti i preuzeti paket Microsoft Office koji uključuje i Excel i Access. To možete učiniti na mreži putem Microsoftovog web mjesta.
- Nakon preuzimanja programa kliknite "Start" u sustavu Windows i odaberite "Svi programi".
- Pritisnite "Microsoft Office", a zatim s padajućeg izbornika odaberite "Pristup" (ili "Excel"). Možda ste već stvorili Excel proračunsku tablicu koju vam je netko drugi poslao ili koju ste preuzeli s nekog drugog mjesta. Ako Office imate na računalu, možete ga otvoriti.
Korak 2. Očistite Excel proračunsku tablicu prije nego što je uvezete u Access
Bit će vam lakše ako učinite nekoliko jednostavnih koraka prije nego što uvozite proračunsku tablicu programa Excel u Access. Ključno je da vaši podaci moraju biti dosljedni između uvezenih proračunskih tablica.
- Bilo bi dobro osigurati da prvi red u Excel proračunskoj tablici sadrži zaglavlja stupaca (ili nazive polja) te da su oni vrlo jasni i lako razumljivi. Na primjer, za stupac koji sadrži prezimena ljudi, možda ćete htjeti nazvati zaglavlje/naziv polja stupca "prezime". Budite jasni i precizni jer će vam biti lakše kada pokušate uskladiti zaglavlja stupaca u jednom Excel listu s drugim.
- Access vam omogućuje povezivanje uobičajenih polja između dvije ili između mnogih proračunskih tablica. Recimo da imate Excel tablicu koja sadrži podatke o plaćama. Uključuje imena i prezimena ljudi, adrese i plaće. Recimo radi argumenta da želite upariti taj list u Pristupu drugom Excel listu koji sadrži informacije o doprinosima za financiranje kampanje. Ovaj drugi list sadrži imena, adrese i donacije ljudi. Ono što vam Access dopušta je da međusobno povežete različita zaglavlja stupaca. Mogli biste povezati zaglavlja imena da biste vidjeli koji se ljudi istog imena pojavljuju u obje baze podataka, na primjer.
- Skenirajte Excelove listove kako biste bili sigurni da se sa svakom vrstom podataka postupa na isti način i očistite ih prije uvoza u Access. To mora biti ono što Access naziva "relacijskim". Na primjer, ako je hipotetička proračunska tablica za obračun plaća sadržavala ime, prezime i početni početak u jednom stupcu, ali je druga proračunska tablica sadržavala samo ime i prezime u zasebnim stupcima, Access će to registrirati kao neusklađeno. Moraju postojati odgovarajuća zaglavlja/polja stupaca.
Korak 3. Podijelite podatke unutar stupca u Excelu
Da biste riješili ovaj problem, možda ćete htjeti podijeliti podatke u stupac unutar programa Excel kako se ne bi pogrešno registrirao kao "bez podudaranja" u programu Access.
- Na primjer, možda ćete htjeti podijeliti ime u njegov stupac, srednji inicijal u svoj stupac, a prezime u svoj stupac. Ako je već učinjeno na isti način u drugoj proračunskoj tablici, kada povežete, recimo, prezime s prezimenom u Accessu, trebao bi generirati podudaranja kada su imena ista.
- Da biste podijelili stupac u Excelu, označite stupac koji sadrži podatke koje želite podijeliti u njega. Kliknite na "podaci" na alatnoj traci unutar programa Excel. Kliknite na "tekst u stupce". Općenito, odabrat ćete opciju "razgraničeno". Pritisnite sljedeći.
Korak 4. Nastavite koristiti čarobnjak za razdvajanje spojenih stupaca
Sada ste spremni dovršiti proces razdvajanja spojenih informacija u jednom stupcu u više stupaca.
- Odaberite kako će se podaci unutar stupca "razgraničiti". To znači da je svaki podatak u stupcu nečim odvojen. Najčešći izbori uključuju razmak, zarez ili točku sa zarezom. Često su informacije samo odvojene razmakom. Kao u sljedećem primjeru: recimo da se ime "John A. Doe" pojavljuje u jednom stupcu. Ime Ivan odvojeno je razmakom od srednjeg početnog slova A. Prezime Doe odvojeno je razmakom od srednjeg početnog slova A. Stoga odaberite prostor u čarobnjaku s ograničenjima.
- Pritisnite sljedeći. Kliknite završi. Program bi trebao podijeliti Johna, A. i Doe u tri stupca. Zatim novim stupcima možete dati nove nazive zaglavlja kako biste naznačili vrstu podataka koji se u njima nalaze (prezime, ime itd.). Bilo bi dobro stvoriti nekoliko praznih stupaca desno od podataka koje dijelite prije nego što to učinite jer će to gurnuti podatke u nove prazne stupce (umjesto stupaca koji već sadrže podatke).
Dio 2 od 3: Uvoz programa Excel u Access
Korak 1. Otvorite program Access na svom računalu
Idite na izbornik Start, odaberite Microsoft Office i kliknite Microsoft Access. Morate otvoriti novu praznu Access bazu podataka da biste u nju uvezli Excel list.
- Odaberite "prazna baza podataka za računala" da biste stvorili novu bazu podataka u programu Access.
- Dajte mu novo ime ako želite. Kliknite "stvori".
Korak 2. Uvezite Excel proračunsku tablicu u Access
Sljedeći korak je uvlačenje Excelove proračunske tablice (ili više njih) u bazu podataka programa Access.
- Kliknite na "Vanjski podaci" na alatnoj traci kada ste unutar upravitelja baze podataka programa Access. Odaberite "Excel." U nekim verzijama programa Access ovu ćete funkciju pronaći klikom na "datoteka" na alatnoj traci i "Dohvati vanjske podatke".
- Tamo gdje piše "naziv datoteke" kliknite "pregledaj". To će vam omogućiti da pronađete svoj Excel list na svom računalu.
- Ostavite potvrđen okvir koji kaže "uvezite izvorne podatke u novu tablicu u trenutnoj bazi podataka." Standardno će se provjeravati.
- Kad pronađete Excel proračunsku tablicu koju želite uvesti na računalu, kliknite je. Kliknite "U redu". To će vas odvesti u čarobnjaka za uvoz Excela u Access.
3. dio od 3: Korištenje čarobnjaka za dovršetak procesa uvoza
Korak 1. Prođite korake u čarobnjaku koji se pojavljuje u programu Access
Da biste dovršili postupak uvoza proračunske tablice, morate dovršiti korake u čarobnjaku.
- Odaberite radni list u Excel proračunskoj tablici koju želite uvesti. Ponekad je to jednostavno jer je Excel proračunska tablica samo jedan list. Međutim, ponekad ljudi stvaraju više stranica unutar jedne Excel proračunske tablice, što možete vidjeti klikom na kartice pri dnu proračunske tablice. U tom slučaju morate čarobnjaku za pristup reći koju proračunsku tablicu odaberete. Pritisnite sljedeći.
- Na sljedećoj stranici nalazi se okvir s pitanjem ima li prvi redak u Excelovom listu naslove stupaca. To znači red u proračunskoj tablici koji identificira podatke u svakom stupcu (poput prezimena, adrese, plaće itd.). Bilo bi dobro da prvo očistite Excel list kako biste bili sigurni da prvi redak ima jasno definirane naslove stupaca. Zatim samo provjerite da prvi red sadrži naslove stupaca. Ovo je najjednostavniji pristup. Pritisnite sljedeći.
- Ako vaš prvi redak ne sadrži naslove stupaca, na sljedećoj stranici će vas pitati želite li preimenovati ono što se naziva "polja" u programu Access (to su naslovi stupaca). Ako niste već imenovali svako polje nečim jasnim i lakim za prepoznavanje prije uvoza (preporučeno), to možete učiniti ovdje.
Korak 2. Završite postupak uvoza
U postupku uvoza ostalo je samo nekoliko koraka. Sljedeća stranica u čarobnjaku će vas pitati želite li identificirati primarni ključ.
- Ne morate ovo raditi, ali možete. Primarni ključ znači da će računalni program svakom redu informacija dodijeliti jedinstveni broj. To može biti korisno kasnije pri sortiranju podataka. Pritisnite sljedeći.
- Završni zaslon u čarobnjaku ima prostor s zadanim imenom. Možete promijeniti naziv Excel lista koji uvozite (postat će "tablica" u programu Access na lijevoj strani stranice kada ga završite s uvozom).
- Kliknite "uvoz". Pritisnite "zatvori". Tablicu ćete vidjeti na lijevoj strani ekrana. Sada se uvozi unutar programa Access.
- Ako želite povezati više od jednog skupa podataka, ponovite ovaj postupak s drugom ili više Excel proračunskih tablica. Sada ste spremni za uparivanje podataka na listovima u programu Access.
Video - Korištenjem ove usluge neki se podaci mogu podijeliti s YouTubeom
Upozorenja
- Ako je Excel datoteka iz druge verzije sustava Office od Accessa, možda ćete imati problema pri glatkom uvozu datoteka.
- Ne može se dovoljno podcrtati: morate očistiti Excel proračunsku tablicu prije uvoza. To djelomično znači analizu podataka koje imate radi problema.
- Uvijek čuvajte kopiju izvornih proračunskih tablica, pa ako ih zabrljate, možete ponoviti postupak.
- Ne možete uvesti više od 255 polja u Access.
