Otvaranje pristigle pošte e -pošte može biti poput otvaranja Pandorine kutije s neodgovarajućom gramatikom, lošim pravopisom i lošim ukusom. Razmislite kakav dojam vaša e -pošta ostavlja na druge; uvijek je pravo vrijeme da svoju e -poštu izdvojite iz paketa. Slijedite ove korake i poboljšajte etiketu e -pošte.
Koraci
Korak 1. Neka vaša e -pošta bude sažeta, razgovorna i usredotočena
Teže je čitati slova na ekranu računala nego na listu papira, pa neka e -poruke budu kratke i točne. Iako nema idealne duljine e-pošte, neka rečenice budu kratke, oko 8-12 riječi i ostavite razmak između odlomaka.
U radnoj e -pošti prijeđite na stvar: "Nadam se da ćete …" "Mislim da bismo trebali …" itd. odmah naprijed, navodeći slučaj u sljedećim redovima. Mnogi ljudi pročitaju samo prvih nekoliko redaka prije nego što se odluče odgovoriti ili spremiti za kasnije. Ti redovi trebaju dati dovoljno "mesa" kako bi se omogućila informirana odluka. Za osobne e -poruke često je dobra ideja otvoriti ih kratkom osobnom bilješkom prije nego što pređete na glavnu temu vaše e -pošte
Korak 2. Izbjegavajte elegantno oblikovanje
Promjenom fontova i boja, umetanjem popisa oznaka ili korištenjem HTML -a e -poruka može izgledati bizarno ili je učiniti nečitljivom za primatelja, čak i ako oblikovanje izgleda dobro na vašem računalu. Neka bude jednostavno.
Korak 3. Ograničite privitke
Nemojte dodavati privitke osim ako je to zaista potrebno. Prilozi neka budu što manji. Većina aplikacija za e -poštu može slati i primati privitke do 1 MB, no sve preko toga može biti muka za vas ili primatelja, pa čak i za manje datoteke može biti potrebno puno vremena da se otvore ako je primateljeva veza s e -poštom spora. Ako trebate poslati veću datoteku, komprimirati je ili zakopčati ili upotrijebiti mrežne usluge koje će vam pomoći slati velike datoteke poput YouSendIt.com. Ako trebate poslati više stranica, kao što su planovi sastanaka ili ispravke velikog teksta, pošaljite faks ili otkucani skup stranica u pismu.
- Nemojte zatvarati privitke e -pošte ako nije potrebno. Osim ako je privitak prevelik za slanje, riskirate gubiti vrijeme primatelja i eventualno ga spriječiti u pristupu vašim prilozima. Mnogi mobilni uređaji ne mogu dekomprimirati zip datoteke. Osim toga, suvišno je jer su mnoge uobičajene datoteke poput.xlsx,.docx,.pptx (MS Excel, Word i Powerpoint) već u komprimiranom formatu.
- Imajte na umu da mnogi ljudi ili tvrtke neće otvarati privitke od nekoga koga ne poznaju, a neki računi e -pošte postavljeni su za automatsko slanje e -poruka s prilozima u mapu s neželjenom poštom, pa ako se, primjerice, prijavljujete za posao, svakako slijedite upute primatelja u vezi s prilozima. Ako nema uputa, pošaljite drugu e -poruku kako biste primatelja obavijestili da ćete poslati e -poruku s privitkom.
Korak 4. Razmislite prije nego što pošaljete
Ne šaljite e-poštu ako ste emotivni. Slobodno napišite temu i tekst e -pošte, a zatim ih spremite. Dodajte primatelje i pošaljite ih tek nakon što ste imali vremena razmisliti o tome što šaljete; možda biste se predomislili i bolje bi vam bilo zbog toga.
E-pošta je također postala alat za traženje ili govorjenje ljudima stvari koje inače nikada ne biste rekli licem u lice (ikada se zapitajte zašto instinktivno na internetu postanete druga osoba?). Ako nekoga šaljete bilo što, pročitajte ga ponovo i zapitajte se biste li im ovo rekli da su tik do vas, ili licem u lice. Ako se radi o osjetljivoj temi, pročitajte je dva puta.
Korak 5. Budite oprezni pri korištenju kratica i emotikona
To može biti prihvatljivo u neformalnoj e-pošti, na primjer s prijateljem. Međutim, u službenom pismu ne biste morali nekome reći da se "glasno smijete", ljudima bi to moglo biti neprikladno i mogli bi osjetiti da ste neozbiljni.
Neke kratice, poput "BTW" za "Usput," obično se koriste u e -porukama i općenito su prihvatljive, osim u službenim, profesionalnim e -porukama
Metoda 1 od 3: Pisanje novih e-poruka
Korak 1. Ispravno koristite polja primatelja
Očekuje se da će naslovnici u polju "do" poduzeti mjere, a oni u "CC" da informiraju kolege ili šefove.
- Budite oprezni pri traženju DJELOVANJA od više osoba u polju "Za:". To može dovesti do više napora za isti zadatak ili bez napora jer se pretpostavlja da netko drugi rješava zahtjev.
- Ako šaljete e-poštu na popis osoba čije adrese želite zadržati privatnima, sve ih stavite u polje BCC, a svoju vlastitu adresu u polje "do".
- Ako želite nekoga izbaciti iz niti (na primjer, ako vas je upoznao s nekim drugim, a sada vi i ta osoba razrađujete neke detalje, a ne želite zaglaviti inbox uvodnika) adresu osobe iz polja "do" ili CC u polje BCC.
Korak 2. Neka tema bude korisna
Dobra tema daje koristan sažetak sadržaja e -poruke, brzo čitatelja priprema. Ulazni sandučići e -pošte često su pretrpani pa dobar naslov pomaže primatelju da odredi prioritet vaše e -pošte. Također pomaže u sprječavanju brisanja e -pošte prije nego što je uopće pročitana. Budući da je primatelj prva stvar koju vidite, neka ne bude pogrešaka, sažeta i izbjegavajte općenite retke poput "Zdravo", "Što ima" ili ime primatelja (ovo drugo mogu blokirati filtri protiv neželjene pošte).
Izbjegavajte prioritiziranje poruka za primatelja. Steknite naviku označavanja svake e -pošte kao "Hitno!" ili "Visoki prioritet" ili će se vaše e-poruke na kraju tretirati kao dječak koji je zaplakao vuk i svi će biti zanemareni. Iritirajuće je i drsko pretpostaviti da je vaš zahtjev za e-poštom veći u redu od bilo koga drugog, posebno u radni kontekst. Budite dovoljno ljubazni da primatelju date zasluge za to što je sam smislio kako prioritizirati vašu poruku
Metoda 2 od 3: Odgovaranje na e-poštu
Korak 1. Pazite koga kopirate na odgovore
Ako odgovorite na poruku, a zatim CC: treću stranu koju izvorni pošiljatelj nije uključio, budite sigurni da se izvorni pošiljatelj neće zbog toga uznemiriti. Ove su informacije možda bile "samo za vaše oči". To je osobito važno ako je izvorni pošiljatelj vaš nadzor nad radom. Budite oprezni pri upotrebi BCC -a:. To može imati negativan učinak ako osoba koja je na BCC -u odgovori, a da nije vidjela da je njezina kopija slijepa.
Korak 2. Odredite kome biste trebali odgovoriti
E -poruke koje vam se šalju samo općenito zahtijevaju da odgovarate samo pošiljatelju, ali za e -poruke poslane nekolicini osoba možda ćete morati odabrati opciju "Odgovori svima" da biste svoj odgovor poslali svima. Budite razumni; korištenjem opcije "Odgovori svima" cijelo vrijeme stvara povrat u izobilju i ostavlja poruke koje propadaju u pretincima mnogih ljudi. Uzmite u obzir posljedice primanja e -pošte, hitnog odgovora svima i proslijedi se dvadeset osoba, a zatim tih dvadeset ljudi odgovori svima; može se vrlo brzo spojiti u stotine tisuća poruka e -pošte i svatko se osjeća prisiljenim pritisnuti "odgovori svima" kao način da se svi drže u toku jer nitko ne zna kome je namijenjeno da čita, a tko ne.
Korak 3. Dobro razmislite prije nego što odgovorite i samo se zahvalite
Neki ljudi ne žele e -poruku s natpisom "Hvala". Za otvaranje e -pošte i njeno čitanje potrebno je dodatno vrijeme kako biste pročitali ono što već znate. Neki ljudi uključuju redak koji kaže "NTN" - "No Thanks Needed."
Korak 4. Sažmite duge rasprave
Prelistavanje stranica odgovora radi razumijevanja rasprave je neugodno. Umjesto nastavka prosljeđivanja niza poruke, odvojite minutu da ga sažete za svoje čitatelje.
Korak 5. Svakako uključite podatke na koje odgovarate
Mnogi ljudi i tvrtke svakodnevno pišu i odgovaraju na stotine e -poruka. Izbjegavajte slanje nejasne e -pošte koja kaže samo 'Da'. Uključite pitanje koje je primatelj postavio kako bi znao na što odgovarate. Izbjegavajte da se primatelj pomiče prema dolje više od jedne poruke u povijesti.
Korak 6. Odmah odgovorite
Ako trebate nešto istražiti ili razmisliti prije nego što odgovorite na e -poruku, ili ako ste previše zauzeti da biste odmah napisali potpuni odgovor, pošaljite kratak odgovor u kojem će pošiljatelj znati da ste dobili e -poruku i obavijestiti vas kada ćete odgovoriti.
Korak 7. Budite proaktivni
Kada odgovarate na e -poruku, možete uštedjeti svima neko vrijeme predviđanjem bilo kakvih pitanja ili nedoumica koje vaš odgovor može izazvati. Adresirajte ih u svom odgovoru prije nego što netko mora poslati novu e -poruku s pitanjem o njima.
Metoda 3 od 3: Neke osnovne stvari koje ne trebate
Korak 1. Nemojte prosljeđivati privatne e -poruke
Na primjer, izbjegavajte prosljeđivanje e-pošte koja sadrži tajnu, osobito ako osoba kojoj šaljete e-poštu to ne želi. Na taj način primatelj može izgubiti povjerenje u vas, a vaš bi odnos mogao biti poremećen. Vi sigurno ne želite da se to dogodi.
Korak 2. Nemojte širiti glasine o ljudima
Ako osjetite da ste u iskušenju da to učinite, stavite se na mjesto druge osobe i razmislite kako biste se osjećali da ta osoba širi glasine o vama. Na primjer, ako vaš prijatelj slovi kao zloban i nadmetan, razmislite o tome kako biste se osjećali da je vaš prijatelj rekao vašim drugim prijateljima o jednom od vaših hirova. Ne biste bili baš sretni, zar ne?
Korak 3. Izbjegavajte raspravljati o privatnom poslu ljudi
Na primjer, nemojte davati do znanja svojoj prijateljici da je njezina prijateljica prekinula s bivšim dečkom. E -pošta nije potpuno privatna, pa je moguće da je osoba o čijem poslu razgovarate mogla vidjeti e -poštu i naljutiti se na vas i/ili posramiti se, a to bi moglo poremetiti vaš odnos s osobom.
Korak 4. Izbjegavajte paljenje
Plamen je u osnovi uvreda poslana na internet kako bi vas uvrijedila, pa je važno ne slati plamen drugim ljudima niti započinjati plamene ratove. To bi moglo naljutiti drugu osobu, a mogli biste i zbog toga suspendirati svoj račun.
Korak 5. Izbjegavajte dijeljenje osobnih podataka drugih bez dopuštenja
To može biti bilo što, od dobi osobe do naziva škole u koju ide. Stavite se na mjesto druge osobe - kako biste se osjećali da je netko vašem prijatelju dao adresu vaše kuće? Ne biste bili jako sretni, stoga svakako zatražite dopuštenje prije nego što nečije osobne podatke podijelite s drugima putem e -pošte ili to uopće ne činite.
Korak 6. Nemojte slati e -poštu kad ste ljuti
Pokazat će da ste ljuti i da možete uznemiriti osobu. Na primjer, ako ste ljuti na nekoga na poslu, a toj osobi e -poštom pošaljete veliku poruku u velikim slovima, to može izazvati iritaciju osobe kojoj ste poslali e -poruku. Ista je stvar s odgovaranjem na e -poštu; ako ste ljuti na nekoga što vam je poslao određenu poruku, odložite odgovor dok se ne smirite.
Primjeri e -pošte
Primjer e -pošte s podsjetnikom na konferencijski poziv
Podržite wikiHow i otključajte sve uzorke.
Uzorak e -pošte s opisom novih pravila
Podržite wikiHow i otključajte sve uzorke.
Uzorak profesora e -pošte o pitanju
Podržite wikiHow i otključajte sve uzorke.
Video - Korištenjem ove usluge neki se podaci mogu podijeliti s YouTubeom
Savjeti
- Standardni fontovi olakšavaju čitanje. Na primjer, Arial, Cambria i Narrow. Veličina fonta neka bude normalna, općenito ne veća od 15. Ako trebate privući pozornost na poseban ili naglašen način, koristite podebljane ili kurzivne fontove. Ovo je beskrajno bolje nego vikati po svim glavnim gradovima.
- Ako vam je poslan plamen, odmah ga izbrišite kako biste izbjegli početak rata.
- Upamtite da se vaš ton ne može čuti u e-pošti. Jeste li ikada pokušali sarkazam u e-pošti, a primatelj je to shvatio na pogrešan način? Poruke e-poštom ne prenose nijanse verbalne komunikacije. U pokušaju da zaključe ton glasa, neki ljudi koriste emotikone, ali ih koriste umjereno kako ne biste djelovali neprofesionalno.
Također, nemojte pretpostavljati da će korištenje smajlića emotikona ukrotiti tešku poruku.
- Izbjegavajte korištenje e-pošte kao sredstva za izbjegavanje osobnog kontakta. "Poslat ćemo vam e -poruku" često može biti najgorčavija rečenica za bilo koga. Slanje e-pošte ne smije izbjeći ideju o kontaktu licem u lice, pa čak ni telefonskim razgovorima. Također se suzdržite od korištenja e-pošte kako biste izbjegli neugodnu situaciju poput isprike ili prikrivanja pogreške.
- Ljubazno okončajte svoju e -poštu. Zatvaranje izjavom poput "Najbolje želje", "Sretno" ili "Unaprijed hvala na pomoći" može omekšati čak i oštru poruku e -pošte i izazvati povoljniji odgovor.
- Pazite pri traženju računa. Iako postoje određeni slučajevi kada bi primanje moglo biti potrebno radi evidencije ili dokaza o primitku, to je većinom samo iritantno i tjera čitatelja da poduzme dodatne radnje za rješavanje vaše e -pošte. Ako je nešto doista hitno ili zaista morate provjeriti je li primatelj dobio vašu poruku, podignite telefon i upotrijebite je umjesto nje.
- Ako vam je poslano nešto zbog čega vam je neugodno, poput proslijeđene glasine, izbrišite to. Ne biste trebali htjeti biti dio ovoga.
Upozorenja
- Izbjegavajte cyberbullying. To je protuzakonito i može jako utjecati na druge ljude, osobito na tinejdžere (moglo bi uzrokovati, na primjer, samoubojstvo).
- Nemojte koristiti sve velike kape. Ovo je nepotrebna praksa i može uznemiriti vašeg primatelja, čime ćete zauzvrat dobiti plameno pismo. Smatra se da su svi glavni gradovi ekvivalent "vikanja".
- Suzdržite se od prosljeđivanja Lančane pošte. Bilo bi jako malo ljudi koji uživaju u primanju stalnih nepotrebnih poruka. Ova vrsta e-pošte bila je poznata po ubijanju opasnih i štetnih virusa koji se mogu prenijeti na računala i s njih. Pokušajte proslijediti samo poruke koje ste primili izravno od upućenih adresata.
- Nemojte koristiti svoj radni potpis za osobne e -poruke - učinit ćete da izgledate neprijateljski.
