Iako ljudi faksiraju dokumente rjeđe nego što su to činili, možda ćete ipak morati s vremena na vrijeme poslati faks. Postoji još mnogo dobrih razloga za slanje faksa, osobito ako šaljete ugovore ili ako vaš primatelj nema tehnologiju ili opremu potrebnu za prijenos papira na bilo koji drugi način. Srećom, dokumente možete slati faksom pomoću faks uređaja, računala ili čak pametnog telefona.
Koraci
Metoda 1 od 3: Korištenje faks uređaja
Korak 1. Postavite svoj faks uređaj
Da biste slali i primali faksove pomoću faks uređaja, morat ćete provjeriti je li vaš faks priključen i spojen na fiksnu telefonsku vezu.
- Namjenska linija preporučuje se ako namjeravate često slati faksove jer nećete moći koristiti faks uređaj i telefon u isto vrijeme.
- Također morate provjeriti ima li vaš faks uređaj toner i papir ako namjeravate primati faksove.
- Ako nemate telefaks kod kuće ili na poslu, možda ćete ga moći besplatno poslati iz lokalne javne knjižnice. Također možete otići u trgovinu kao što je Kinko's ili The UPS Store kako biste faksirali svoje dokumente uz naknadu. Ove opcije najbolje funkcioniraju ako ne očekujete da ćete često slati faksove.
Korak 2. Podesite postavke
Svi su faks uređaji različiti, ali obično ćete imati mogućnost prilagodbe određenih postavki. Pročitajte svoj korisnički priručnik kako biste saznali više o posebnim značajkama koje su dostupne na vašem računalu.
- Ako želite biti sigurni da je vaš faks uspješno poslan, uključite postavku stranice za potvrdu. Kad je ova značajka uključena, uređaj će nakon slanja faksa ispisati stranicu koja će vas obavijestiti je li uspješno poslana ili ne.
- Također možete postaviti zaglavlje faksa, koji je redak teksta koji će se pojaviti pri vrhu svakog dokumenta koji pošaljete. Obično uključuje osnovne podatke o tome od koga je faks.
- Ako namjeravate primati i faksove, možete birati između automatskog načina primanja ili načina ručnog primanja, što će zahtijevati da prihvatite svaki dolazni faks.
Korak 3. Prikupite dokumente
Korištenje izvornih dokumenata umjesto fotokopija pružit će primatelju dokument koji je čistiji i lakši za čitanje.
Koristite naslovnicu na vrhu stranica koje ćete poslati faksom. Naslovna stranica treba sadržavati podatke kao što su ime i broj faksa pošiljatelja, ime primatelja i broj faksa, datum i broj stranica uključenih u faks
Korak 4. Stavite svoje dokumente u uređaj
Mnogi strojevi imaju i ulagač papira i plosnati zaslon. Ako imate samo jednu stranicu, možete koristiti bilo koju funkciju. Ako imate više stranica, ulagač papira obično radi bolje.
- Kad koristite ulagač papira, možete umetnuti sve svoje stranice odjednom. Vaš faks uređaj trebao bi imati ikonu koja pokazuje u kojem smjeru bi trebali biti okrenuti papiri u ulagaču papira. Neki faks uređaji također nude mogućnost skeniranja i slanja faksa s obje strane dokumenta, pa provjerite je li to moguće na vašem uređaju u korisničkom priručniku.
- Kad koristite plosnati zaslon, podignite poklopac na vrhu uređaja i stavite dokument licem prema dolje na stakleni zaslon. Prije nego nastavite, dokument poravnajte s oznakama na zaslonu i zatvorite poklopac.
Korak 5. Unesite broj faksa
Prilikom unosa broja obavezno navedite pozivni broj, pozivni broj zemlje i sve brojeve koje trebate nazvati. Trebali biste unijeti broj točno onako kako biste to učinili da broj zovete telefonom.
Korak 6. Pritisnite gumb za slanje
Nakon nekoliko sekundi čut ćete kako uređaj počinje slati faks, a papiri će se početi ulagati u faks uređaj.
Gumb na vašem uređaju može umjesto "poslati" reći "idi" ili "faks"
Korak 7. Potražite poruku potvrde
Neki će strojevi prikazati poruku na zaslonu kako bi vas obavijestili je li vaš faks uspješno poslan. Ako ste konfigurirali svoje postavke za primanje ispisanih potvrda, uređaj će ispisati stranicu s pojedinostima o statusu vašeg faksa.
Metoda 2 od 3: Slanje faksa s računalom
Korak 1. Odaberite program
Prilikom slanja faksa s računala imat ćete mogućnost korištenja softvera koji je instaliran na vašem računalu ili mrežne usluge.
- Neki operacijski sustavi dolaze s programima koji vam omogućuju slanje faksova. Windows 7, na primjer, ima alat nazvan Faks i skeniranje, koji vam omogućuje slanje faksa bez faks uređaja.
- Da biste koristili računalni softver, morate spojiti računalo na telefonsku liniju. Ako to nije moguće, pokušajte koristiti internetsku uslugu.
- Dostupno je nekoliko mrežnih usluga, uključujući MyFax, eFax i FaxZero. Neki su besplatni, neki zahtijevaju pretplatu ili članstvo, a neke usluge će od vas tražiti plaćanje po faksu.
Korak 2. Otvorite program i stvorite novi faks
Svaki je program jedinstven, ali trebali biste vidjeti opciju pod nazivom "izradi novi faks" ili nešto slično.
Korak 3. Priložite svoje dokumente
Da biste faksirali dokumente putem računala, morat ćete ih prenijeti u svoju poruku. Trebali biste vidjeti gumb na kojem piše "učitaj dokumente" ili nešto slično.
- Ako imate elektroničke dokumente, možete ih potražiti na računalu i priložiti ih svojoj poruci.
- Ako imate papirnate dokumente, morat ćete upotrijebiti skener za njihovu digitalizaciju. Ako nemate skener, možete i fotografirati dokumente i poslati ih e -poštom sebi ili sliku prenijeti izravno na računalo.
Korak 4. Unesite broj faksa i poruku
Upišite kratku poruku primatelju u predviđeno mjesto na ekranu, baš kao što biste i slali e -poruku. Ovo će vam poslužiti kao naslovnica, pa nema potrebe za pričvršćivanjem zasebne naslovnice. Također ćete morati unijeti broj faksa primatelja u polje TO.
Možda će se od vas također tražiti da upišete kôd za potvrdu kako biste dokazali da niste robot
Korak 5. Pritisnite Pošalji
Nakon što ste priložili svoje dokumente, upisali poruku i unijeli broj faksa primatelja, pritisnite gumb za slanje i gotovi ste.
Metoda 3 od 3: Korištenje mobitela ili tableta
Korak 1. Preuzmite aplikaciju
Na raspolaganju su razne mobilne aplikacije za telefone i tablete koje vam omogućuju slanje faksova baš kao i sa vašeg računala. Neke su aplikacije besplatne, dok druge mogu naplaćivati naknadu. Popularne aplikacije uključuju Files Anywhere, Fax Burner i JotNot Fax.
Neke će vam aplikacije dati privremeni broj faksa, što možda nije idealno ako planirate često slati i primati
Korak 2. Otvorite aplikaciju i odaberite dokument
Nakon što otvorite aplikaciju na mobilnom uređaju, od vas će se zatražiti da kreirate novi faks. Prvo što trebate učiniti je odabrati dokument koji želite poslati faksom.
- Ako je vaš dokument lokalno spremljen na vašem uređaju, u vašoj e -pošti ili u usluzi za pohranu u oblaku, poput DropBox -a, trebali biste moći tražiti i prenijeti svoj dokument iz aplikacije.
- Ako imate papirnati dokument, pomoću telefona ili tableta možete snimiti dokument i priložiti ga svojoj poruci.
Korak 3. Unesite broj faksa i poruku
Upišite poruku primatelju, baš kao što biste i slali faks s računala. U polje TO poruke obavezno unesite primateljev faks.
Korak 4. Pritisnite Pošalji
Nakon što priložite svoje dokumente, otkucate svoju poruku i unesete broj faksa primatelja, pritisnite gumb za slanje i vaš će se faks poslati.
Savjeti
- Nadogradite na višenamjenski pisač ako želite slati fakseve od kuće ili ureda bez preuzimanja softvera, prenošenja dokumenata na web stranicu ili kupnje zasebnog faks uređaja. I dalje će vam trebati telefonska veza.
- Ako imate račun s mrežnom uslugom faksa poput RingCentrala ili eFaxa, svoj račun možete koristiti za slanje faksova izravno s Gmaila. Sve što trebate učiniti je unijeti broj faksa na koji želite poslati, a zatim @domainname.com u polje TO. Na primjer, ako koristite eFax, unijeli biste [email protected].
- Faksovi se ponekad zaglave, a stranice se ponekad zalijepe. Ako se to dogodi, morat ćete ponovno poslati dokument.
