Microsoft Access je program za stvaranje baze podataka koji svakome omogućuje jednostavno održavanje i uređivanje baze podataka. Pogodan je za sve, od malih projekata do velikih poduzeća, i vrlo je vizualan program. To ga čini izvrsnim za unos podataka jer ne morate raditi s tablicama i proračunskim tablicama.
Koraci
1. dio od 6: Stvaranje nove baze podataka
Korak 1. Kliknite karticu Datoteka i odaberite "Novo"
Baza podataka će sadržavati sve vaše podatke u različitim oblicima. Možete odabrati stvaranje prazne baze podataka, praznu web bazu podataka ili biranje između različitih predložaka.
- Prazna baza podataka standardna je baza podataka programa Access i dobra je za lokalnu uporabu. Stvaranjem prazne baze podataka stvorit će se i jedna tablica.
- Web baze podataka osmišljene su tako da budu kompatibilne s Accessovim alatima za web objavljivanje. Stvaranjem prazne baze podataka stvorit će se i jedna tablica.
- Predlošci su unaprijed izgrađene baze podataka dizajnirane za širok raspon upotreba. Odaberite predložak ako ne želite trošiti puno vremena na sastavljanje strukture baze podataka.
Korak 2. Imenujte svoju bazu podataka
Nakon što odaberete vrstu baze podataka, dajte joj naziv koji odražava čemu služi. To će biti osobito korisno ako ćete raditi s nekoliko različitih baza podataka. Upišite naziv datoteke svoje baze podataka u okvir "Naziv datoteke". Odaberite "Kreiraj" da biste generirali novu datoteku baze podataka.
Dio 2 od 6: Dodavanje podataka u bazu podataka
Korak 1. Odredite najbolju strukturu svojih podataka
Ako stvarate praznu bazu podataka, htjet ćete razmisliti o najboljem načinu organiziranja podataka i dodati odgovarajuću strukturu. Postoji nekoliko načina na koje možete formatirati svoje podatke i stupiti u interakciju s njima u programu Access:
- Tablice - Ovo je glavni način pohranjivanja podataka u vašu bazu podataka. Tablice se mogu usporediti s proračunskim tablicama u Excelu: podaci su organizirani u retke i stupce. Zbog toga je uvoz podataka iz programa Excel i drugih programa za proračunske tablice relativno jednostavan proces.
- Obrasci - Obrasci su način dodavanja podataka u vašu bazu podataka. Iako podatke možete unijeti izravno u tablice, korištenje obrazaca omogućuje brži i vizualniji unos podataka.
- Izvješća - Oni sažimaju i prikazuju podatke u vašoj bazi podataka. Izvješća služe za analizu podataka i vraćanje odgovora na određena pitanja, na primjer o tome koliko je zarade ostvareno ili gdje se korisnici nalaze. Obično su dizajnirani za ispis.
- Upiti - na ovaj način dohvaćate i filtrirate svoje podatke. Pomoću upita možete prikazati određene unose iz više tablica. Također možete koristiti upite za stvaranje i ažuriranje podataka.
Korak 2. Izradite svoju prvu tablicu
Ako pokrećete praznu bazu podataka, automatski ćete početi s praznom tablicom. Možete početi unositi svoje podatke u ovu tablicu, ručno ili kopiranjem i lijepljenjem iz drugog izvora.
- Svaki podatak treba dati svoj stupac (polje), dok svaki zapis treba biti zaseban redak. Na primjer, svaki bi red bio korisnik, dok bi svako polje bilo različit podatak o tom korisniku (ime, prezime, adresa e -pošte, telefonski broj itd.).
- Možete preimenovati oznake stupaca kako biste lakše odredili koje je polje što. Dvaput kliknite naslov stupca da biste promijenili naziv.
Korak 3. Uvezite podatke iz drugog izvora
Ako želite uvesti iz podržane datoteke ili mjesta, možete postaviti Access da preuzme podatke i doda ih u vašu bazu podataka. Ovo je korisno za hvatanje podataka s web poslužitelja ili nekog drugog zajedničkog izvora.
- Kliknite karticu Vanjski podaci.
- Odaberite vrstu datoteke koju uvozite. U odjeljku "Uvoz i veza" vidjet ćete nekoliko opcija za vrste podataka. Možete kliknuti gumb Više da biste vidjeli više mogućnosti. ODBC znači Open Database Connectivity i uključuje baze podataka kao što je SQL.
- Dođite do lokacije podataka. Ako se nalazi na poslužitelju, morat ćete navesti adresu poslužitelja.
- U sljedećem prozoru odaberite "Odredite kako i gdje želite pohraniti podatke u trenutnu bazu podataka." Odaberite "U redu". Slijedite korake za uvoz podataka.
Korak 4. Dodajte drugu tablicu
Svoje različite zapise htjet ćete čuvati u različitim bazama podataka. To će pomoći da vaše baze podataka neometano rade. Na primjer, možda imate tablicu s podacima o kupcima i drugu tablicu s podacima o narudžbi. Tada ćete moći povezati podatke o korisniku u tablicu s podacima o narudžbi.
U odjeljku Kreiranje kartice Početna kliknite gumb tablice. Nova tablica pojavit će se u vašoj bazi podataka. Podatke možete unijeti na isti način na koji ste unijeli prvu tablicu
Dio 3 od 6: Postavljanje odnosa tablice
Korak 1. Shvatite kako ključevi rade
Svaka tablica će imati jedan primarni ključ koji je jedinstven za svaki unos. Prema zadanim postavkama, Access stvara ID stupac koji se povećava za svaki unos. Ovo je postavljeno kao primarni ključ. Tablice mogu imati i strane ključeve. To su polja koja su povezana s drugom tablicom u bazi podataka. Povezana polja sadržavala bi iste podatke.
- Na primjer, u tablici Narudžbe možete imati polje Korisnički ID za praćenje koji je kupac naručio koji proizvod. Možete stvoriti odnos za to polje s poljem ID u tablici kupaca.
- Korištenje odnosa pomaže da vaši podaci budu dosljedni, učinkoviti i čitljivi.
Korak 2. Kliknite karticu Alati baze podataka
Kliknite gumb Relationships u odjeljku Relationships. Ovo će otvoriti novi prozor s pregledom svih tablica u bazi podataka. Svako polje bit će navedeno ispod naziva svoje tablice.
Morat ćete stvoriti polje za strani ključ prije nego stvorite odnos. Na primjer, ako želite koristiti korisnički ID u tablici Narudžbe, stvorite polje u tablici Narudžbe pod nazivom Kupac i ostavite ga praznim. Provjerite je li isti format kao i polje koje povezujete (u ovom slučaju brojevi)
Korak 3. Povucite polje koje želite koristiti kao strani ključ
Ispustite ga u polje koje ste stvorili za vanjski ključ. U prozoru koji se pojavi kliknite Stvori da biste postavili odnos za polja. Između dvije tablice pojavit će se linija koja povezuje polja.
Potvrdite okvir za opciju "Primijeniti referentni integritet" pri stvaranju odnosa. To znači da ako se podaci promijene u jednom polju, drugo polje se automatski ažurira. To će pomoći da vaši podaci budu točni
4. dio od 6: Postavljanje upita
Korak 1. Shvatite ulogu upita
Upiti su radnje koje vam omogućuju brzi pregled, dodavanje i uređivanje podataka u vašoj bazi podataka. Postoji veliki broj vrsta upita, od jednostavnih pretraživanja do stvaranja novih tablica na temelju postojećih podataka. Upiti su bitni alati za izradu izvješća.
Upiti su podijeljeni u dvije glavne vrste: Odabir i Radnja. Odabir upita povlači podatke iz tablica i može napraviti izračune. Akcijski upiti mogu dodavati, uređivati i brisati podatke iz tablica
Korak 2. Pomoću čarobnjaka za upite stvorite osnovni upit za odabir
Ako želite stvoriti osnovni upit za odabir, upotrijebite čarobnjak za upite da vas provede kroz korake. Čarobnjaku upita možete pristupiti s kartice Stvori. To će vam omogućiti pregled određenih polja iz tablice.
Stvaranje upita za odabir s kriterijima
Korak 1. Otvorite alat Query Design
Pomoću kriterija možete suziti odabrani upit i prikazati samo potrebne podatke. Za početak kliknite karticu Stvori i odaberite Query Deign.
Korak 2. Odaberite svoj stol
Otvorit će se okvir Prikaži tablicu. Dvaput kliknite tablicu na kojoj želite pokrenuti upit, a zatim kliknite Zatvori.
Korak 3. Dodajte polja za preuzimanje
Dvaput kliknite na svako polje u tablici koje želite dodati upitu. Polja će biti dodana u rešetku za dizajn.
Korak 4. Dodajte svoje kriterije
Možete koristiti nekoliko različitih vrsta kriterija, poput teksta ili funkcija. Na primjer, ako želite prikazati cijene veće od 50 USD iz polja "Cijene", unijeli biste
=50
u kriterije. Da želite prikazivati samo kupce iz Velike Britanije, upisali biste
UK
u polje Kriteriji.
Po upitu možete koristiti više kriterija
Korak 5. Pritisnite Pokreni da biste vidjeli svoje rezultate
Gumb Pokreni nalazi se na kartici Dizajn. Rezultati vašeg upita bit će prikazani u prozoru. Pritisnite Ctrl + S za spremanje upita.
Stvaranje upita za odabir s parametrima
Korak 1. Otvorite alat Dizajn upita
Parametarski upit omogućit će vam da odredite što želite dohvatiti svaki put kada se upit pokrene. Na primjer, ako imate bazu podataka s korisnicima iz različitih gradova, možete pokrenuti upit za parametre kako biste pitali za koji grad želite prikazati rezultate.
Korak 2. Kreirajte upit za odabir i navedite tablice (tablice)
Dodajte polja koja ćete dohvatiti u upitu dvostrukim klikom na njih u pregledu tablice.
Korak 3. Dodajte parametar u odjeljak Kriteriji
Parametri su označeni sa “” oko parametra. Tekst unutar zagrada bit će prikazan u odzivu koji se pojavljuje prilikom pokretanja upita. Na primjer, da biste zatražili grad, kliknite ćeliju Kriteriji za polje grada i upišite
[Koji grad?]
Parametre možete završiti s "?" ili “:”, ali ne s “!” ili "."
Korak 4. Napravite upit s više parametara
Možete koristiti više parametara za stvaranje prilagođenog raspona za rezultate upita. Na primjer, ako je polje polje Datum, upisom možete vratiti raspon datuma
Između [Unesite početni datum:] i [Unesite završni datum:]
. Prilikom pokretanja upita dobit ćete dva upita.
Stvaranje upita za izradu tablice
Korak 1. Kliknite karticu Kreiraj i odaberite Dizajn upita
Pomoću upita možete izvući određene podatke iz postojećih tablica i stvoriti novu tablicu s tim podacima. Ovo je osobito korisno ako želite dijeliti određene dijelove vaše baze podataka ili stvoriti posebne obrasce za podskupove vaše baze podataka. Morat ćete prvo stvoriti uobičajeni upit za odabir.
Korak 2. Odaberite tablicu (e) iz kojih želite izvući podatke
Dvaput kliknite na tablice iz kojih želite izvući svoje podatke. Po potrebi možete izvući iz više stolova.
Korak 3. Odaberite polja iz kojih želite dohvatiti podatke
Dvaput kliknite svako polje koje želite dodati iz pregleda tablice. Bit će dodano u vašu mrežu upita.
Korak 4. Postavite svoje kriterije
Ako želite navesti određene podatke iz polja, upotrijebite odjeljak kriterija za postavljanje filtra. Za više pojedinosti pogledajte gornji odjeljak "Izrada upita za odabir s kriterijima".
Korak 5. Testirajte svoj upit kako biste bili sigurni da vraća željene rezultate
Prije nego kreirate tablicu, pokrenite upit kako biste bili sigurni da povlači sve ispravne podatke. Prilagodite svoje kriterije i polja dok ne dobijete sve željene podatke.
Korak 6. Spremite upit
Pritisnite Ctrl + S za spremanje upita za kasniju upotrebu. Pojavit će se u navigacijskom okviru s lijeve strane zaslona. Kliknite na upit da biste ga ponovo odabrali, a zatim kliknite na karticu Dizajn.
Korak 7. Pritisnite gumb "Napravi tablicu" u grupi Vrsta upita
Pojavit će se prozor s upitom za naziv nove tablice. Unesite naziv tablice i kliknite U redu.
Korak 8. Pritisnite gumb Pokreni
Vaša nova tablica bit će izrađena s upitom koji ste postavili. Tablica će se pojaviti u navigacijskom okviru s lijeve strane.
Stvaranje upita za dodavanje
Korak 1. Otvorite prethodno kreirani upit
Pomoću upita za dodavanje možete dodati podatke u tablicu koja već postoji iz druge tablice. Ovo je korisno ako trebate dodati više podataka u tablicu koju ste stvorili upitom za izradu tablice.
Korak 2. Pritisnite gumb Dodaj na kartici Dizajn
Ovo će otvoriti dijaloški okvir Dodavanje. Odaberite tablicu koju želite dodati.
Korak 3. Promijenite kriterije upita tako da odgovaraju onome što želite dodati
Na primjer, ako ste za polje Godina stvorili tablicu s kriterijima “2010”, promijenite je u godinu koju želite dodati, na primjer “2011”.
Korak 4. Postavite gdje želite dodati podatke
Pobrinite se da postavite ispravna polja za svaki stupac koji dodajete. Na primjer, kada se koriste gornje promjene, podaci bi se trebali dodavati u polje Godina u retku Dodavanje u.
Korak 5. Pokrenite upit
Pritisnite gumb Pokreni na kartici Deign. Upit će se pokrenuti i podaci će se dodati u tablicu. Možete otvoriti tablicu kako biste provjerili jesu li podaci ispravno dodani.
5. dio od 6: Stvaranje i korištenje obrazaca
Korak 1. Odaberite tablicu za koju želite stvoriti obrazac
Obrasci vam omogućuju jednostavan pregled podataka za svako polje, kao i brzo prebacivanje između zapisa ili stvaranje novih. Obrasci su bitni za dulja razdoblja unosa podataka, jer većini ljudi radi s njima mnogo je lakše raditi nego s tablicama.
Korak 2. Pritisnite gumb Obrazac na kartici Kreiranje
Ovo će automatski stvoriti obrazac na temelju polja sadržanih u tablici. Access prilično dobro radi s automatskim stvaranjem polja ispravne veličine, ali možete promijeniti veličinu i kretati se po svim elementima na obrascu koji želite.
- Ako ne želite da se određeno polje prikazuje na obrascu, možete ga kliknuti desnom tipkom miša i odabrati Izbriši.
- Ako vaše tablice imaju odnose, ispod svakog zapisa pojavit će se podatkovni list koji prikazuje povezane podatke. Na ovaj način možete mnogo lakše uređivati povezane podatke. Na primjer, svaki prodajni predstavnik u vašoj bazi podataka može imati bazu podataka korisnika priključenu na svoj zapis.
Korak 3. Krećite se po novom obrascu
Gumbi sa strelicama pri dnu premještaju se iz zapisa u zapis. Polja će biti popunjena vašim zapisima dok se prebacujete između njih. Pomoću gumba na rubovima možete prijeći na prvi ili posljednji zapis.
Korak 4. Pritisnite gumb podatkovne tablice da biste koristili tablicu
Ovo se nalazi u gornjem lijevom kutu i omogućit će vam da počnete mijenjati vrijednosti svoje tablice pomoću obrasca.
Korak 5. Izmijenite postojeće zapise
Možete urediti tekst u bilo kojem polju svakog zapisa kako biste promijenili podatke u tablici. Promjene će se automatski odraziti u tablici, kao i u svim povezanim tablicama.
Korak 6. Dodajte nove zapise
Pritisnite gumb "Dodaj zapis" u blizini navigacijskih gumba da biste stvorili novi zapis na kraju popisa. Zatim možete koristiti polja za unos podataka u prazan zapis u tablici. Ovo je mnogo lakši način dodavanja novih informacija nego kroz prikaz tablice.
Korak 7. Spremite obrazac kad završite
Spremite obrazac pritiskom na Ctrl + S kako biste mu kasnije kasnije mogli lako pristupiti. Pojavit će se u navigacijskom okviru s lijeve strane zaslona.
6. dio od 6: Izrada izvješća
Korak 1. Odaberite tablicu ili upit
Izvješća vam omogućuju brzi prikaz sažetaka vaših podataka. Često se koriste za izvješća o prihodima i otpremi, a mogu se prilagoditi gotovo svakoj upotrebi. Izvješća crpe podatke iz tablica ili upita koje ste stvorili.
Korak 2. Kliknite karticu Kreiraj
Odaberite vrstu izvješća koje želite stvoriti. Izvješće možete stvoriti na nekoliko različitih načina. Access može automatski izraditi vaše izvješće ili možete stvoriti prilagođeno.
- Izvješće-Ovo će stvoriti automatsko izvješće sa svim podacima iz vašeg izvora. Ništa se neće grupirati, ali za male baze podataka to je vjerojatno dovoljno za pokazivanje onoga što vam treba.
- Prazno izvješće - Ovo će stvoriti prazno izvješće koje možete popuniti svojim podacima kako smatrate prikladnim. Moći ćete birati bilo koje dostupno polje za izradu prilagođenog izvješća.
- Čarobnjak za izvještaje - Čarobnjak za izvješća provest će vas kroz proces stvaranja izvješća, dopuštajući vam da odaberete i grupirate svoje podatke, a zatim ih u skladu s tim formatirate.
Korak 3. Postavite izvor za prazno izvješće
Ako ste odabrali stvaranje praznog izvješća, morat ćete odabrati izvor za to. Prvo kliknite karticu Rasporedi, a zatim odaberite List svojstava. Alternativno, također možete pritisnuti alt="Slika" + Enter.
Pritisnite strelicu prema dolje pored polja Izvor zapisa. Pojavit će se popis vaših dostupnih tablica i upita. Odaberite jedan i bit će dodijeljen izvješću
Korak 4. Dodajte polja svom izvješću
Kad dobijete izvor, možete početi dodavati polja iz njega u svoje izvješće. Kliknite karticu Oblikovanje, a zatim kliknite Dodaj postojeća polja. Popis polja pojavit će se u desnom okviru.
- Kliknite i povucite polja koja želite dodati u okvir za dizajn. Zapis će se pojaviti u izvješću. Dok dodajete dodatna polja, ona će se automatski poredati sa postojećim poljima.
- Veličinu polja možete promijeniti klikom na rubove i povlačenjem miša.
- Brisanje polja iz izvješća klikom na naslov i pritiskom na tipku Delete.
Korak 5. Dodajte grupe u svoje izvješće
Grupe vam omogućuju brzo raščlanjivanje podataka u izvješću jer vam omogućuju organiziranje srodnih podataka. Na primjer, možda želite grupirati prodaju po regijama ili prema prodavaču. Grupe vam to omogućuju.
- Kliknite karticu Dizajn, kliknite gumb Grupiraj i sortiraj.
- Desnom tipkom miša kliknite bilo koji dio polja koji želite dodati u grupu. Na izborniku odaberite Uključi grupu.
- Zaglavlje će se stvoriti za grupu. Zaglavlje možete prilagoditi bilo čemu što želite označiti grupom.
Korak 6. Spremite i podijelite svoje izvješće
Nakon što je vaše izvješće dovršeno, možete ga spremiti, a zatim podijeliti ili ispisati kao bilo koji dokument. Upotrijebite ovo za dijeljenje uspjeha tvrtke s investitorima, podatke za kontakt zaposlenicima i još mnogo toga.
