Gotovo svi koji rade koriste e -poštu, ali to nas lako može svladati. Neki od nas primaju mnogo više e -pošte nego što se možemo učinkovito nositi. Brzo i pravilno odgovaranje na e -poruku može nam pomoći uštedjeti vrijeme i izgledati profesionalnije. Bilješka:
Ne rade svi ovi koraci i prijedlozi u svim uslugama e -pošte, no svi rade u Gmailu.
Koraci
Korak 1. Shvatite razlog zašto ljudi koriste e -poštu
E -pošta služi za komunikaciju među ljudima; služi za slanje tekstualnih i vizualnih informacija s jedne osobe na drugu / mnogih drugih. Nije za:
- Pohranjivanje podataka; bolje je podatke spremiti kao dokument na računalu ili u oblaku
- Podsjećajući vas što treba učiniti; radije za to upotrijebite popis obaveza ili kalendar
Korak 2. Upotrijebite oznake ili mape kako biste e -poštu organizirali i izvan dolazne pošte
- Upotrijebite oznaku "prati" ili "odgovori" za stvari koje morate učiniti. Zatim biste ih trebali dodati u svoj dnevnik ili na popis „obveza“.
- Koristite "čekajući odgovor" kada čekate nekoga drugog
- Koristite 'hitno' za stvari koje se moraju učiniti što je prije moguće
Korak 3. Spremite korisne informacije, a zatim arhivirajte e -poruku
- Preuzmite sve privitke i spremite datoteke na pravo mjesto
- Zatim, ako nećete odgovoriti na e -poruku, arhivirajte je
Korak 4. Arhivirajte e -poštu s kojom ste završili
Ne bojte se Arhiviranja; U osnovi premješta e-poštu iz pristigle pošte u okvir "bez imena" (tehnički, uklanja oznaku "pristigla pošta")
- Nije nestalo - tome služi brisanje
- Uvijek se može pretraživati i moći pronaći
Korak 5. Izbrišite e -poštu s greškama, a zatim se odjavite s njihovog izvora
Tako ćete svoju pristiglu poštu sačuvati od nepotrebnih i neželjenih poruka e -pošte.
- Izbrišite e -poštu koju niste trebali primiti
- Nakon što su neko vrijeme bili u "kanti", više ih neće biti moguće pretraživati niti pronaći
- Ako ne želite ponovno primati takvu poruku e -pošte, pobrinite se da se odjavite od njezina primanja tako da potražite podatke o "odjavi pretplatu" pri dnu e -pošte
- Ako se ne možete odjaviti s nje, dodijelite e -poštu kao neželjenu poštu
Korak 6. Koristite zvjezdice za posebne i vrlo važne ili hitne e -poruke
Umjereno koristite zvjezdice jer imati previše e -poruka označenih zvjezdicom neće biti od koristi kao ni e -pošte označene zvjezdicom.
Savjeti
- Uvijek imajte na umu svrhu e -pošte i pokušajte je ne koristiti ni za što više.
- Koristite e-poštu kao dio svog 'radnog toka produktivnosti', zajedno s popisom zadataka, kalendarom ili dnevnikom i bilo kojim drugim alatom koji smatrate korisnim.
