Po svojoj prirodi, e-pošta nije toliko formalna kao pisanje pisama. Međutim, i dalje ćete imati vremena kada trebate biti formalniji u pisanju e -pošte. Razmislite tko je primatelj, a zatim odaberite pozdrav koji odgovara situaciji. Nakon što ste to shvatili, možete prijeći na oblikovanje pozdrava i pisanje uvodnih rečenica.
Koraci
1. dio od 3: Razmatranje primatelja
Korak 1. Odlučite koliko morate biti formalni
Čak i ako pišete "formalnu" e -poruku, koliko će ta e -poruka biti formalna, ovisi o osobi koja je prima. Na primjer, ne biste koristili istu razinu formalnosti pri pisanju profesora kao što biste se prijavili za posao.
Kad prvi put kontaktirate nekoga, bolje je biti formalniji nego što trebate biti, samo da budete na sigurnom
Korak 2. Pronađite ime osobe
Istražite kako biste iskopali ime osobe ako već ne znate. Poznavanje imena osobe čini da se pozdrav čini osobnijim, čak i dok koristite formalne tehnike za svoju e -poštu.
Korak 3. Slijedite vodstvo osobe
Ako vam je osoba već poslala e -poruku, u redu je kopirati njezin stil pozdrava. Na primjer, ako koriste "Bok" i vaše ime, prihvatljivo je odgovoriti istim stilom, koristeći "Bok" i ime osobe kada se obraćate e -pošti.
2. dio od 3: Biranje pozdrava
Korak 1. Vratite se na "Poštovani
"" Draga "(iza koje slijedi ime osobe) staro je stanje pripravnosti s razlogom. Formalno je, a da nije zagušljivo, a budući da se koristi tako često, često postaje nevidljivo u pozdravu, što je dobro. Ne morate želite da vaš pozdrav strši jer je neprikladan.
Korak 2. Pokušajte "Pozdrav", ako ne znate ime osobe
Pozdrav je relativno formalni pozdrav koji možete koristiti u poslovnim e -porukama, osobito ako ne znate ime osobe. Međutim, uvijek je bolje saznati ime osobe ako je moguće.
Također možete upotrijebiti "Koga to može zabrinuti" ako je e -poruka posebno formalna i ne znate ime osobe. Međutim, ovaj pozdrav može odvratiti neke ljude
Korak 3. Razmotrite "Bok" ili "Zdravo" u nešto manje formalnim e -porukama
E -poruke općenito su manje formalne od pisama, pa se možete pomaknuti s nečim poput "Bok" u pomalo formalnoj e -pošti. Na primjer, ako e -poštom šaljete svom profesoru, osobito onom s kojim ste zapravo u interakciji, "Bok" ili "Zdravo" trebali bi funkcionirati sasvim u redu.
Korak 4. Preskočite "Hej
"Iako je" Pozdrav "možda prihvatljivo u poluformalnoj e-pošti," Hej "vjerojatno nije. To je vrlo neformalan pozdrav, čak i u govoru, pa ga trebate izbjegavati u bilo kojoj vrsti službene e-pošte. Čak i ako poznajete svog šefa prilično dobro, na primjer, vjerojatno je najbolje preskočiti "Hej" kada im pošaljete e -poruku.
Korak 5. Koristite naslov umjesto imena po potrebi
Ponekad, kada pišete osobi, znate samo njezin naslov unutar tvrtke ili organizacije. U tom slučaju umjesto imena osobe možete postaviti samo naslov osobe, na primjer "Dragi voditelj zapošljavanja", "Draga komisija za zapošljavanje" ili "Dragi profesore".
Korak 6. Dodajte osobu počasti kako bi bila formalnija
Kad je moguće, ispred imena osobe dodajte "gospodin", "gospođa", "dr." Ili "profesor" kako bi bilo formalnije. Također, koristite prezime ili puno ime osobe kako biste bili formalniji, a ne samo ime osobe.
3. dio 3: Oblikovanje i početak e -pošte
Korak 1. Postavite pozdrav u prvi redak
Gornji red trebao bi biti pozdrav koji ste odabrali, a zatim ime osobe. Kad god je to moguće, koristite naslov osobe, kao što je g., Gospođa ili dr., A zatim ime i prezime.
Korak 2. Upotrijebite zarez
Općenito, nakon pozdrava ćete koristiti zarez. U službenim pismima možete koristiti dvotočku, ali to je obično previše formalno za e -poštu, čak i formalnu. Zarez će u većini slučajeva biti dovoljan, iako biste mogli koristiti dvotočku ako pišete popratno pismo u e -poruci.
Korak 3. Prijeđite na sljedeći redak
Pozdrav ide u svoj redak na vrhu, pa nakon što ga napišete, pritisnite tipku za povratak da biste prešli na sljedeći redak. Ako za unos odlomaka koristite ulomke redaka umjesto uvlaka, morat ćete ostaviti prazan redak između pozdrava i prvog odlomka.
Korak 4. Predstavite se u uvodnoj rečenici, ako je potrebno
Ako nekome pišete prvi put, trebali biste ga upoznati, čak i ako poznajete osobu u stvarnom životu. Davanje osobi pojma tko ste, potiče je da nastavi čitati.
- Na primjer, mogli biste napisati: "Moje ime je Jessica Hills, a ja sam direktor marketinga za XYZ Company." Možete uključiti i kako poznajete osobu: "Moje ime je Robert Smith i ja sam na vašem tečaju marketinga (Marketing 101 koji se sastaje utorkom i četvrtkom u podne)."
- Ako već poznajete osobu i već ste je napisali, možete koristiti prvu rečenicu kao pozdrav. Na primjer, mogli biste reći: "Hvala što ste mi se javili tako brzo" ili "Nadam se da ste dobro."
Korak 5. Prijeđite na stvar
Većina službenih e -poruka mora brzo doći do točke. To znači da bi vaša prva ili druga rečenica trebala uvesti razlog zašto pišete primatelju. Ne zaboravite biti što sažetiji pri opisivanju svoje svrhe.
