Korištenje značajke AutoFilter programa Microsoft Excel brz je i jednostavan način razvrstavanja veće količine podataka. Filtri podržavaju različite kriterije prema kojima možete sortirati svoje podatke. Za početak morate generirati skup podataka. Zatim preostaje samo odabrati cilj i aktivirati AutoFilter pritiskom na gumb "Filter" koji se nalazi na kartici "Podaci" i prilagoditi filtar kako želite. Ovaj se proces može savladati u nekoliko minuta, što u konačnici povećava vašu učinkovitost u Excelu.
Koraci
1. dio od 2: Početak rada s automatskim filtrom
Korak 1. Napravite tablicu
Provjerite imaju li vaši podaci naslove stupaca za navođenje podataka ispod njih. Naslov je mjesto gdje će se filter postaviti i neće biti uključen u podatke koji su sortirani. Svaki stupac može imati jedinstveni skup podataka (npr. Datum, količinu, naziv itd.) I sadržavati onoliko unosa koliko želite sortirati.
Možete zamrznuti naslove tako da odaberete redak koji sadrži i odete na "Pogled> Zamrzni okna". To će pomoći u praćenju filtriranih kategorija na velikim skupovima podataka
Korak 2. Odaberite sve podatke koje želite filtrirati
Pritisnite i povucite da biste odabrali sve ćelije koje želite uključiti u filtar. Budući da je AutoFilter, kao što naziv implicira, automatski proces, ne možete ga koristiti za filtriranje nesusljednih stupaca. Svi stupci između njih bit će postavljeni za filtriranje s njima.
Korak 3. Aktivirajte AutoFilter
Idite na karticu "Podaci", a zatim pritisnite "Filter". Kad se aktiviraju, zaglavlja stupaca imat će padajuće gumbe. Pomoću ovih gumba možete postaviti opcije filtra.
Korak 4. Odaberite kriterije filtra
Opcije filtara mogu se razlikovati ovisno o vrsti podataka unutar ćelija. Tekstualne će se stanice filtrirati prema tekstualnom sadržaju, dok će ćelije s brojevima imati matematičke filtere. Oboje dijele nekoliko filtera. Kad je filter aktivan, u zaglavlju stupca pojavit će se mala ikona filtra.
- Sortiraj uzlazno: sortira podatke uzlaznim redoslijedom na temelju podataka u tom stupcu; brojevi se razvrstavaju 1, 2, 3, 4, 5 itd., a riječi sortiraju po abecedi počevši od a, b, c, d, e itd.
- Sortiraj opadajuće: sortira podatke u opadajućem redoslijedu na temelju podataka u tom stupcu; brojevi se sortiraju obrnutim redoslijedom 5, 4, 3, 2, 1 itd., a riječi obrnutim abecednim redom, e, d, c, b, a itd.
- 10 najboljih: prvih 10 redaka podataka u proračunskoj tablici ili prvih 10 redaka podataka iz filtriranog odabira
- Posebni uvjeti: Neki se parametri filtra mogu postaviti pomoću logičke vrijednosti, poput vrijednosti filtriranja većih od, manjih od, jednakih, prije, poslije, između, koje sadrže itd. Nakon odabira jednog od ovih od vas će se tražiti da unesete ograničenja parametara (npr. Nakon 1/1/2011 ili više od 1000).
- Napomena: filtrirani podaci su skriveni od pogleda, NISU izbrisani. Filtriranjem nećete izgubiti podatke.
Dio 2 od 2: Prilagođavanje i deaktiviranje automatskog filtra
Korak 1. Upotrijebite prilagođeni AutoFilter za složenije sortiranje
Prilagođeni filtar omogućuje primjenu više filtera pomoću logike "i/ili". Opcija "Prilagođeni filtar …" navedena je pri dnu padajućeg izbornika filtra i prikazuje poseban prozor. Ovdje možete odabrati najviše dvije mogućnosti filtriranja, a zatim odaberite gumb "I" ili "Ili" kako biste filtere učinili isključivima ili uključivima.
Na primjer: stupac koji sadrži imena mogao bi se filtrirati prema onima koji sadrže "A" ili "B", što znači da će se pojaviti i Andrew i Bob. No, ni jedno ni drugo neće se pojaviti u skupu filtera za one koji sadrže i „A“i „B“
Korak 2. Očistite filtre
Da biste izbrisali jedan filtar, odaberite padajući izbornik za filtrirani stupac i odaberite "Izbriši filtar iz [ime]". Da biste izbrisali sve filtre, odaberite bilo koju ćeliju u tablici i idite na karticu "Podaci" i pritisnite "Obriši" (pored prekidača Filter).
Korak 3. Deaktivirajte AutoFilter
Ako želite potpuno onemogućiti filtre, jednostavno poništite odabir opcije Autofilter dok je tablica odabrana.
Savjeti
- Pomoću gumba na padajućem izborniku možete vidjeti na koje se naslove stupaca primjenjuju filtri. Ako je strelica na gumbu plava, tada je u tom izborniku primijenjen filtar. Ako je strelica na gumbu crna, tada u tom izborniku nije primijenjen filtar.
- Autofilter okomito raspoređuje podatke, što znači da se opcije filtra mogu primijeniti samo na naslove stupaca, ali ne i na retke. Međutim, unošenjem kategorija za svaki redak, a zatim filtriranjem samo tog stupca, možete postići isti učinak.
- Filtar neće raditi dalje od praznih ćelija ako ostavite bilo koje ćelije prazne.
- Izradite sigurnosnu kopiju podataka prije korištenja automatskog filtriranja. Iako se automatsko filtriranje može isključiti, sve promjene u podacima mogu prebrisati vaše postojeće podatke.
Upozorenja
- Filtriranjem podataka ne brišete retke, već ih skrivate. Skrivene retke možete otkriti odabirom retka iznad i ispod skrivenog retka, desnim klikom na njih i odabirom "Otkrij".
- Često spremajte promjene osim ako niste napravili sigurnosnu kopiju podataka i ne planirate prebrisati podatke.
