Ako vam nedostaje prostora u vašoj IBM Notes e -pošti, ali niste spremni za brisanje e -poruka, razmislite o njihovom arhiviranju. Arhiviranje e -pošte znači kopiranje poruka na drugo mjesto na vašem računalu. Naučiti kako arhivirati IBM Notes da oslobodi prostor na vašem računu uz spremanje izvornih e -poruka. Također pomaže vašem računalu i softveru da rade najbolje.
Koraci
Korak 1. Ograničite veličinu datoteke e -pošte
Neka veličina vaše datoteke pošte bude manja od 500 MB. (Neke organizacije mogu zahtijevati stroža ograničenja, poput 200 MB.)
- Provjerite veličinu podataka tako što ćete otići na Datoteka, Baza podataka, Svojstva. U Lotusu 8 idite na Datoteka, Aplikacije, Svojstva.
- Kliknite karticu "i". Broj iza "Prostora na disku" je količina podataka koje trenutno imate na IBM Notesu.
Korak 2. Naučite unaprijed određene postavke vaše organizacije
Ako koristite IBM Notes za školu ili posao, možda su već postavljene postavke arhive. To pomaže organizacijama kontrolirati količinu e -pošte po korisniku, kao i opće performanse računala unutar organizacije. Ako su postavke arhive već uspostavljene, razgovarajte sa svojim osobljem tehničkih sustava da biste vidjeli mogu li se izmijeniti.
Korak 3. Odredite željene postavke arhive
Možete arhivirati sve e -poruke IBM Notes ili odabrati određene. Također ćete morati odlučiti koliko često želite da se IBM Notes arhivira.
- Otvorite odgovarajuću aplikaciju (Mail).
- Idite na Radnje, Arhiva, Postavke.
- Idite na karticu Kriteriji i provjerite je li odabrano "Zadano za zadnju izmjenu".
- Pritisnite "u redu" za spremanje promjena.
- Provjerite jesu li kriteriji omogućeni.
Korak 4. Raspored automatskih arhiva
Zakazivanje automatskih arhiva osigurava redovito i dosljedno arhiviranje. Također vam štedi vrijeme.
- Otvorite odgovarajuću aplikaciju (Mail).
- Idite na Radnje, Arhiva, Postavke.
- Idite na karticu Raspored. Provjerite je li odabrano "Raspored arhiviranja".
- Odaberite odgovarajuće vrijeme i dan kada želite da vaše računalo arhivira vaše datoteke.
Korak 5. Ručno arhivirajte IBM Notes
Čak i ako zakažete automatsko arhiviranje, i dalje možete arhivirati ručno u bilo kojem trenutku.
- Otvorite odgovarajuću aplikaciju (Mail).
- Otvorite poštu ili mapu koju želite arhivirati.
- Idite na Akcije, Arhiviraj, Arhiviraj sada.
- Pritisnite Da za arhiviranje prema vašim unaprijed određenim postavkama.
Korak 6. Arhivirajte pomoću metode povlačenja i ispuštanja
Ovo je jednostavno još jedan način za ručno arhiviranje IBM Notesa.
- Otvorite odgovarajuću aplikaciju (Mail).
- Otvorite poštu ili mapu koju želite arhivirati.
- Odaberite odgovarajuću poruku (poruke).
- Povucite poruke u potrebnu arhivu u oknu za navigaciju.
Korak 7. Prikaz arhiviranih poruka
Iako ste arhivirali e -poruku, možda ćete joj ipak s vremena na vrijeme morati pristupiti. Vaša arhivska datoteka imitirat će mape koje ste postavili na svom IBM Notes računu. Sve će ostati organizirano kako ste zamislili.
- Otvorite odgovarajuću aplikaciju (Mail).
- Kliknite Arhiviraj u oknu za navigaciju.
- Odaberite odgovarajuću arhivu (tj. Zadano za zadnju izmjenu).
Savjeti
- Izradite sigurnosnu kopiju važnih e -poruka. Ako imate važne e -poruke u IBM Notes -u, svakako ih kopirajte na drugo mjesto, poput CD -a ili DVD -a. Ovo vam daje dodatnu kopiju u slučaju da se nešto dogodi poslužitelju ili kopiji pohranjenoj na vašem osobnom računalu.
- Izbrišite stare i nepotrebne poruke, osobito ako sadrže privitke. To će također pomoći u smanjenju veličine vaših podataka i poboljšati performanse vašeg računala.
