Arhiviranje je pohrana ili čuvanje podataka. Organizacije svakodnevno pretvaraju papirnate dokumente u digitalne kako bi produžile vijek trajanja dokumenata. To, zajedno s ogromnom količinom podataka koje danas generiraju računala, znači da će arhiviranje dokumenata samo dobivati na važnosti. Ako znate arhivirati dokumente, možete osloboditi prostor tako da vaše računalo učinkovitije obrađuje trenutne dokumente.
Koraci
Korak 1. Arhivirajte dokumente u zip datoteci
Osobito korisne za važne, ali rijetko potrebne datoteke, zip datoteke smanjuju prostor koji dokumenti zauzimaju na vašem tvrdom disku.
- Jednostavno označite datoteke koje želite pretvoriti u zip format.
- Desnom tipkom miša kliknite, a zatim odaberite "Pošalji na".
- Želite poslati datoteke u "Komprimiranu (zipped) mapu".
- Provjerite jesu li datoteke doista tu dvostrukim klikom na zip mapu. Ako jesu, tada možete izbrisati izvorne datoteke.
Korak 2. Migrirajte svoje dokumente na zasebni medij za pohranu
Popularni izbori za digitalno arhiviranje su vanjski pogoni traka, vanjski tvrdi diskovi ili pogoni s palcem.
Korak 3. Sigurnosno kopirajte dokumente na CD ili DVD ako imate CD ili DVD snimač
Sigurnosne kopije drugi su način arhiviranja, iako ovu metodu vjerojatno znate pod drugim imenom - snimanje diska. Na primjer, Windows koristi živi datotečni sustav i svladani format (bolji za kompatibilnost na drugim uređajima) za kopiranje datoteka na CD -ove ili DVD -ove.
- Umetnite CD ili DVD za pisanje u CD ili DVD snimač vašeg računala za datotečni sustav uživo.
- Kad se pojavi dijaloški okvir, kliknite "Snimanje datoteka na podatkovni disk."
- Imenujte disk, a zatim kliknite "Dalje".
- Pričekajte da se prazna mapa pojavi na disku. To znači da je disk formatiran i spreman za kopiranje datoteka.
- Otvorite mapu s dokumentima koje želite arhivirati i povucite datoteke u praznu mapu diska.
- Za svladani format umetnite CD ili DVD za pisanje u CD ili DVD snimač računala.
- Kad se pojavi dijaloški okvir, kliknite "Snimanje datoteka na podatkovni disk."
- Imenujte disk i kliknite "Prikaži opcije oblikovanja".
- Odaberite "Mastered" i kliknite "Next".
- Pričekajte da se prazna mapa pojavi na disku. To znači da je disk formatiran i spreman za kopiranje datoteka.
- Otvorite mapu s dokumentima koje želite arhivirati i povucite te datoteke u praznu mapu diska.
Korak 4. Pošaljite dokumente u pohranu izvan mjesta
- Osim što funkcioniraju kao mjesto za arhivirane datoteke, sigurna mjesta za pohranu izvan mjesta štite podatke od katastrofa poput požara i kvarova na tvrdom disku.
- S obzirom na toliki broj tvrtki koje nude ovu uslugu, morate se izravno obratiti tvrtki radi pojedinosti o tome kako rade i koja su jamstva uključena u arhiviranje dokumenata izvan mjesta.
Korak 5. Koristite softver za digitalno arhiviranje
- Jedna od najpoznatijih metoda očuvanja izgleda i osjećaja dokumenta je stvaranje PDF datoteke. U ponudi tvrtke Adobe, ovaj softver - poznat kao Adobe Acrobat - olakšava pretvaranje dokumenata u PDF format iz različitih softverskih programa. Postoji i nekoliko besplatnih programa koji će stvoriti te datoteke.
- Činjenica da su specifikacije javne znači da će buduće verzije Adobeovog softvera moći čitati ranije verzije dokumenata.
- Osim toga, PDF čitači dostupni su za besplatno preuzimanje s Adobe web stranice.
Korak 6. Budite u toku s tehnologijom arhiviranja dokumenata
S brzim razvojem tehnologije, ono što je danas aktualno sutra bi moglo biti zastarjelo. To može biti problem prilikom migracije arhiviranih datoteka na novi sustav.
Savjeti
- Katalogizirajte arhivirane datoteke kako biste vi ili drugi ljudi s vremenom mogli pronaći potrebne datoteke. To može biti jednostavno poput imenovanja datoteka ili mapa s nazivom sadržaja i datumima koje datoteke obuhvaćaju. Na primjer, ako arhivirate poslovne zapise, jednoj biste mapi mogli dati naziv "Poslovne datoteke 1. tromjesečje 1997." U većim sustavima arhive najvjerojatnije koriste metapodatke za potrebe katalogizacije.
- Drugi razlog za arhiviranje datoteka je taj što ponekad postoje zakonski zahtjevi koji zahtijevaju spremanje podataka.
Upozorenja
- Multimedijski podaci često su povezani s određenim hardverom ili softverom i možda nisu dostupni izvan vlasničkih sustava.
- Jedna od opasnosti je opasnost od oštećenja datoteka. Za sigurnosno kopiranje podataka koristite dobro provjeren sustav.
- Nepostojanje sustava za arhiviranje dokumenata može dovesti do nenamjernog gubitka datoteka, osobito ako su greškom izbrisane.
