Iako se danas ne koriste tako često, faks je i dalje važan uređaj za brz i učinkovit prijenos važnih dokumenata, obrazaca i ručno napisanih bilješki, osobito u uredskim okruženjima. Faks uređaj koristi aktivni fiksni telefon za slanje i primanje dokumenata, a njegovo korištenje jednostavno je poput biranja telefonskog broja. Nakon što pravilno postavite svoj faks uređaj i upoznate se s metodama slanja i primanja faksa, dokumente ćete s lakoćom slati u trenu!
Koraci
1. dio od 3: Postavljanje vašeg faks uređaja
Korak 1. Postavite faks uređaj
Faks uređaj postavite na ravnu površinu blizu utičnica i telefonske utičnice. Pazite da ulagač papira bude okrenut prema van. To će spriječiti zaglavljivanje dolaznih faksova i skeniranih dokumenata između zida i uređaja i spriječiti njihovo oštećenje.
Korak 2. Spojite izvor napajanja
Uključite faks u najbližu zidnu utičnicu. Uvjerite se da je veza čvrsta i da je utikač ispravno uklopljen u utičnicu. Nakon što je faks uređaj spojen na izvor napajanja, pazite da ostane isključen do kraja postavljanja.
Korak 3. Osigurajte telefonsku liniju
Faks uređaj koristi telefonsku liniju za slanje i primanje podataka za izradu i ispis dokumenata. Neće raditi putem internetske telefonske linije. Budite sigurni da imate aktivnu telefonsku liniju i telefonski broj za faks uređaj kako bi vaš uređaj mogao slati i primati signale za izradu dokumenata.
Nazovite svog davatelja kabelskih i telefonskih usluga da biste postavili fiksni telefon ako je potrebno
Korak 4. Spojite telefonski kabel
Standardni telefonski kabel trebao bi biti priključen u telefonsku utičnicu faks uređaja, koja se obično nalazi na stražnjoj strani uređaja. Drugi kraj kabela treba pričvrstiti izravno u najbližu telefonsku utičnicu u zidu. Dvaput provjerite je li kabel spojen na uređaj i zidnu telefonsku utičnicu.
Korak 5. Dodajte papir i tintu
Za izradu i ispis dolaznih dokumenata faks će zahtijevati zalihu papira i tinte. Budite sigurni da imate ove zalihe pri ruci.
- Prije nego umetnete papir, ventilatorom ili prelistajte snop papira kako biste bili sigurni da se ne lijepe. To će pomoći u sprječavanju zaglavljivanja papira.
- Svaki uređaj ima određenu vrstu, veličinu i broj spremnika s tintom. Svakako pregledajte upute uređaja kako biste odlučili koja tinta najbolje odgovara vašem uređaju.
Korak 6. Provjerite vezu
Nakon što je vaš faks uređaj spojen i umetnuti papir i tinta, uključite uređaj i provjerite telefonsku vezu. Da biste mogli koristiti faks uređaj, veza mora biti sigurna.
- Provjerite je li fiksni telefon ispravno povezan tako da podignete prijamnik faks uređaja ako je dostupan na vašem uređaju. Prijemnik bi trebao nalikovati telefonu. Slušajte pjevušenje zvuka biranja, što će pokazati da je veza sigurna.
- Ako faks nema prijemnik, možete spojiti telefon putem vanjske telefonske utičnice na faks uređaju. Ako je veza dobra, trebali biste čuti zujanje zvuka biranja.
Dio 2 od 3: Slanje faksa
Korak 1. Uključite stroj
Prije slanja dokumenta provjerite je li uređaj uključen i je li telefonski kabel čvrsto postavljen. Možda ćete htjeti provjeriti prijemnik na tonu biranja kako biste bili sigurni da je veza sigurna.
Korak 2. Upotrijebite naslovnicu
Naslovna stranica odličan je način da zajamčite da će vaš dokument doći do prave osobe. To je osobito korisno pri slanju faksova tvrtki u kojoj više zaposlenika možda koristi isti uređaj. Naslovna stranica treba sadržavati ime primatelja, njihov i vaš broj faksa, vaše podatke za kontakt i broj stranica koje bi primatelj trebao očekivati primiti u faksu.
Uključivanje broja stranica na naslovnoj stranici korisno je primatelju kako bi znao jesu li primili sve potrebne stranice
Korak 3. Uredno naručite dokumente
Obavezno dodajte brojeve stranica i rasporedite stranice dokumenta redoslijedom kojim želite da budu primljene. Ne želite da primatelj slaže stranice zajedno. To može uzrokovati zabunu i ometati namjeravano značenje dokumenta. Naručivanje stranica i njihovo numeriranje osigurat će učinkovit prijenos informacija.
Korak 4. Umetnite dokumente u skener
Većina faks uređaja zahtijevat će da dokument postavite licem prema gore ili licem prema dolje u dio skenera na faks uređaju. Ne postoji standardna metoda za sve uređaje. Većina faks uređaja naznačit će koju metodu koristiti sa simbolom koji se lako čita na prednjoj strani uređaja.
Korak 5. Birajte primateljev broj faksa
Pomoću tipkovnice na prednjoj strani faksa birajte primateljev broj faksa, uključujući pozivni broj. Ako dokument šaljete faksom na međunarodnoj razini, morate umetnuti pozivni broj zemlje. Ako postoji poslovni broj koji se koristi za vanjsko biranje (često “7” ili “9”), svakako unesite tu znamenku ispred pozivnog broja zemlje ili broja države i broja faksa.
Korak 6. Pošaljite dokumente
Nakon što ste birali broj, većina će faks uređaja zahtijevati da pritisnete gumb "pošalji" ili "pokreni" za prijenos dokumenta. Gledajte kako se dokument prenosi u slučaju greške ili zaglavljivanja papira. Kad je prijenos dokumenata bio uspješan, faks s ispisom izvješća o napretku ili stranice za potvrdu. Ako primite poruku o pogrešci, pokušajte ponovno poslati dokument.
3. dio od 3: primanje faksa
Korak 1. Provjerite vezu
Provjerite je li faks uključen. Također je važno provjeriti je li faks uređaj spojen na izvor napajanja i telefonsku utičnicu kako bi primao faksove. Možda ćete htjeti uzeti slušalicu i poslušati ton biranja kako biste osigurali ispravnu vezu.
Korak 2. Pregledajte zalihe papira i tinte
U faks uređaj ćete htjeti dati dovoljno papira i tinte. Ako primate mnogo dokumenata putem telefaksa, često provjeravajte ove zalihe. U protivnom, to vas može spriječiti u primanju dokumenta u cijelosti ili odgoditi njegov dolazak.
Korak 3. Slušajte melodiju zvona
Prilikom primanja dolaznog dokumenta, faks uređaj će zazvoniti ili oglasiti pozivnu vezu. Stroj je postavljen za automatsku obradu ovih dokumenata, tako da u ovom trenutku ne morate ništa učiniti. Izbjegavajte pritiskanje gumba na stroju za to vrijeme, inače se veza može poremetiti ili prekinuti.
Korak 4. Pregledajte dokument
Nakon što faks uređaj uspješno primi dokument, ispisat će stranice redoslijedom kojim ih je poslao pošiljatelj. Pregledajte naslovnu stranicu kako biste bili sigurni da ste željeni primatelj i da su sve stranice uspješno prenesene i ispisane.
Korak 5. Praćenje s pošiljateljem
Ako želite potvrditi da ste primili faks ili ako ste zabrinuti da niste primili sve potrebne podatke, možda ćete se htjeti obratiti pošiljatelju putem telefona ili e-pošte. Podaci za kontakt mogu biti navedeni na naslovnoj stranici, pa pogledajte ovu stranicu ako nemate pri ruci podatke o pošiljatelju.
