E -pošta za razmjenu znanja je e -poruka namijenjena razmjeni informacija, osobito na radnom mjestu ili u drugom profesionalnom okruženju. Razmjena znanja odličan je način da pokažete svojim kolegama da vam je stalo do njih i želite s njima podijeliti ono što znate, u nadi da bi im to moglo pomoći u budućnosti. Također može pomoći u jačanju vaših profesionalnih veza. Pokušajte učiniti svoju e -poštu za razmjenu znanja što jasnijom i probavljivijom. To će ih drugima olakšati razumijevanje i upijanje.
Koraci
Metoda 1 od 2: Sastavljanje vaše e -pošte
Korak 1. Jasno i kratko navedite svrhu svoje e -pošte u retku predmeta
Napišite naslov koji publici daje jasan pregled onoga što može očekivati kada otvori vašu e -poštu. Pokušajte zadržati duljinu retka predmeta na oko 7 riječi.
- Na primjer, ako želite podijeliti znanje koje ste stekli tijekom sudjelovanja na konferenciji o kodiranju, mogli biste temu učiniti nešto poput: "Key Takeaways from Miami Coders Conference 2020."
- Mnogo je manje vjerojatno da će se otvoriti e -pošta s neodređenim ili predugim temama. Odmaknite se od kratkih tema sa samo 1-2 riječi koje ne opisuju učinkovito o čemu se radi u e-poruci.
Savjet: Ako želite da ljudi čitaju vašu e -poštu za razmjenu znanja u određenom vremenskom okviru, uvrstite datum u redak predmeta. Na primjer, mogli biste staviti "Razvoj industrije o napretku za raspravu na sastanku 2. kolovoza".
Korak 2. Započnite e -poruku pozdravom upućenim vašoj određenoj publici
Razmislite o publici kojoj planirate poslati e -poštu za razmjenu znanja i odaberite pozdrav s odgovarajućom razinom formalnosti. Neka pozdrav uključi sve one koji će primiti e -poruku.
- Na primjer, ako e -poštu šaljete malom timu programera s kojima blisko surađujete i koje dobro poznajete, mogli biste započeti e -poruku nečim super ležernim i prijateljskim poput: "Dobar dan, kolege kodirajuće nindže."
- Ako šaljete e -poštu za razmjenu znanja višim osobama ili nekoj grupi koja sadrži pojedince koje ne poznajete osobno, mogli biste odabrati formalniji pozdrav u stilu: "Dragi članovi izvršnog odbora" ili " Dobro jutro, marketinški tim.”
- Ako znanje razmjenjujete sa samo 1 ili 2 osobe, možete im se obratiti imenom u pozdravu svoje e -pošte.
- U nedoumici možete upotrijebiti nešto općenito poput: "Pozdrav svima" ili "Dobar dan".
Korak 3. Napišite kratku pozadinu ili kontekst na početak e -poruke
Započnite kratkim odlomkom, odmah ispod pozdrava, koji objašnjava što ćete podijeliti u svojoj e -pošti. To će čitateljima dati više konteksta za ono što će pročitati nego naslov.
Na primjer, ako dijelite nauke s konferencije o kodiranju, možete napisati nešto poput: „Prošli tjedan imao sam sreću prisustvovati konferenciji kodera u Miamiju 2020. Htio bih s vama podijeliti neke od ključnih zaključaka dvodnevne konferencije tijekom koje smo saznali o umjetnoj inteligenciji i trendovima kodiranja za 2021. Nadam se da će vam to znanje biti jednako korisno i zanimljivo kao i meni.”
Korak 4. Podijelite tijelo e -pošte na odjeljke
Podijelite glavne točke koje želite podijeliti u kohezivne dijelove kako biste ih lakše pratili i probavili. Stavite naslove na početak svakog odjeljka informacija kako bi bilo jasno o čemu se radi u donjem tekstu. Podijelite dugačke odjeljke na više kraćih odlomaka kako biste podijelili informacije, umjesto da samo ubacite hrpu informacija u 1 dugački tekstualni blok.
- Pobrinite se da svaki vaš odlomak sadrži povezane točke. Ako započinjete novu misao, počnite pisati novi odlomak.
- Na primjer, ako želite podijeliti ono što ste naučili o umjetnoj inteligenciji i trendovima kodiranja na nedavnoj konferenciji kojoj ste prisustvovali, svoju e -poštu možete strukturirati ovako: naslov odjeljka koji kaže: "Ažuriranja industrije umjetne inteligencije", zatim napišite nekoliko odlomaka o temi, nakon čega slijedi drugi naslov odjeljka koji kaže: "Trendovi kodiranja za 2021.", nakon čega slijedi još nekoliko odlomaka.
Korak 5. Zaključite tijelo e -pošte sažetim odlomkom
Napišite kratak odlomak prije odjave koji ponavlja neke od glavnih informacija koje sadrži vaša e -poruka. Neka vaši čitatelji znaju što se nadate da će steći zajedničkim znanjem i uključite sve relevantne stavke akcije.
- Na primjer, možete reći nešto poput: „Kao što vidite, postoji mnogo uzbudljivih novih dostignuća u umjetnoj inteligenciji što se tiče marketinga, a postoje i neki zanimljivi novi programski trendovi na koje morate paziti 2021. Nadam se da ćete primijeniti ove informacije našim razvojnim projektima i razmišljati o načinima na koje možemo poboljšati naše proizvode tijekom sljedeće godine.”
- Primjer radnje bi bio nešto poput: „Hajdemo na sastanku u petak podijeliti neka svoja razmišljanja o svim ovim podacima. Molimo vas da dođete spremni s barem jednom točkom za raspravu.”
Korak 6. Završite e -poštu s odjavljenim znakom, nakon čega slijedi vaše ime i naslov
Odaberite kratak i prijateljski znak s odgovarajućom razinom formalnosti za vašu publiku. Uključite svoje ime i naslov na samom kraju kako bi ljudi točno znali od koga je poruka koju su upravo pročitali, što je posebno važno ako osobno ne poznajete sve članove svoje publike.
- Primjeri povremenih odjava koje funkcioniraju za gotovo svaku e -poštu su: "Hvala", "S poštovanjem" i "Sve najbolje".
- Neki formalniji odbici su: "S poštovanjem" i "S poštovanjem".
- Neke ideje za još ležernije odjave, koje biste mogli koristiti za slanje e -pošte ljudima s kojima bi mogli raditi ili vidjeti svaki dan, su: "Vidimo se sutra" i "Živjeli".
- Ako dijelite znanje izvan svoje organizacije, uključite naziv svoje organizacije iza svog imena i naslova, tako da ljudi znaju odakle ih pišete.
Metoda 2 od 2: Omogućite čitanje e-pošte čitateljima e-pošte
Korak 1. Neka vaša e -pošta bude što kraća
Pokušajte sve informacije koje želite podijeliti u što manje riječi. Što je vaša e -pošta dulja, manja je vjerojatnost da će ljudi s kojima želite podijeliti svoje znanje pročitati cijelu stvar.
- Ako pišete o posebno složenoj temi, uvijek možete uključiti veze na vanjske izvore ili privitke radi pružanja detaljnijih informacija. Na taj način oni koji su zainteresirani za ono što dijelite mogu dublje zaroniti u temu.
- Ne postoji utvrđeno pravilo o tome koliko bi duga trebala biti e-poruka za razmjenu znanja, a mnogo će ovisiti o vrsti informacija koje dijelite i složenosti teme. Dobro pravilo je da ne pišete e -poštu duže nego što biste sami htjeli pročitati.
Korak 2. Istaknite važne informacije točkama ili numeriranim popisima
Ponovite ključne podatke iz svojih tekstualnih odlomaka u točkama ili numeriranim popisima. To pomaže ponoviti znanje koje dijelite i daje čitateljima nešto na što mogu brzo pogledati kako bi dobili neke od glavnih točaka vaše e -pošte.
Na primjer, možete napraviti popis s naslovom poput "Top 5 marketinških trendova za 2021." i zapisati trendove od 1-5 na numeriranom popisu ispod njega. Čitatelji mogu lako vidjeti koji su trendovi, a zatim pročitati tekst vaše e -pošte ako žele detaljnije informacije
Korak 3. Koristite što je moguće jednostavniji, razumljiviji jezik
Izbjegavajte korištenje velikih riječi i žargona za objašnjavanje svojih stajališta, osim ako to apsolutno ne trebate. Time će vašu e -poštu biti mnogo lakše čitati i razumjeti šira publika koja vjerojatno nije toliko upoznata s temom o kojoj pišete kao vi.
Uzmite u obzir i svoju publiku pri odabiru jezika koji ćete koristiti. Ako, na primjer, pišete maloj grupi programera, vjerojatno ćete se izvući iz upotrebe više kodiranja žargona u e -pošti nego ako pišete različitoj publici
Savjet: Ako apsolutno trebate upotrijebiti riječ koju ljudi možda ne znaju kako bi objasnili poentu, navedite definiciju prvi put kada riječ upotrijebite u sadržaju svoje e -pošte.
Korak 4. Pišite profesionalnim tonom
Budite pristojni, koristite pravilnu gramatiku i interpunkciju i pažljivo birajte riječi. Izbjegavajte pisanje ležernim tonom i nemojte koristiti sleng ili neprofesionalni jezik. To će vam pomoći da postanete profesionalni i upućeni u temu o kojoj razmjenjujete informacije.
- Na primjer, nemojte pisati riječi velikim slovima i umjereno koristiti uskličnike kako ne biste naišli kao da vičete na svoju publiku.
- Nemojte koristiti žargonske riječi ili fraze poput "yo", "what's up" ili "y'all", da navedete samo neke.
Korak 5. Držite se standardnih fontova, znakova i oblikovanja e -pošte
Nemojte koristiti nikakve fontove ili posebne znakove koje neki sustavi nemaju. Upotrijebite standardni font sustava koji je ugrađen u vaš poslužitelj e-pošte, držite se znakova koji su na standardnoj tipkovnici i nemojte se petljati u zadano oblikovanje vaše e-pošte.
To će osigurati da će gotovo svatko tko primi vašu e -poštu na drugom računalu ili putem drugog poslužitelja e -pošte vidjeti točno ono što ste vidjeli prilikom pisanja e -pošte
Savjeti
- Prilikom pisanja e -pošte za razmjenu znanja uvijek uzmite u obzir svoju publiku. To će vam pomoći u određivanju razine formalnosti, tona i jezika koji ćete koristiti.
- Pošaljite e -poštu za razmjenu znanja ljudima koji će od toga imati najviše koristi. Na primjer, programera možda ne zanimaju trendovi i razvoj u marketinškoj industriji, ali netko u službi za klijente možda.
- Prije nego sastavite e -poštu za razmjenu znanja, zapitajte se je li to najbolji način za razmjenu informacija. U nekim slučajevima možete odlučiti da bi osobni sastanak ili prezentacija videokonferencije bili učinkovitiji.
- Prije nego što napišete e -poruku, napravite nacrt onoga što želite podijeliti. Na primjer, ako želite podijeliti neke marketinške tehnike koje ste naučili na webinaru na koji ste otišli, mogli biste zapisati glavne točke poput "novih SEO tehnika", "strategije marketinga putem e -pošte" i "najbolje prakse sadržajnog marketinga".
Upozorenja
- Pobrinite se da jezik koji koristite u e -pošti bude razumljiv svima u vašoj publici. Na primjer, nemojte koristiti hrpu programskog žargona ako pišete cijeloj tvrtki.
- Uvijek lektorirajte i provjerite pravopis svoje e -pošte prije nego što ih pošaljete. Ako vaša e -pošta sadrži pogreške, nećete naići na pouzdan izvor znanja.
