E -poruka s potvrdom daje drugoj osobi do znanja da ste primili poruku ili zahtjev, čak i ako ne možete odmah dati potpuni odgovor. Iako ne morate slati potvrdu za svaku osobnu e -poštu koju primite, trebali biste odgovoriti u profesionalnom ili poslovnom okruženju kada vam se izravno obrate. Ako samo trebate reći drugoj osobi da ste primili njezin e -mail, pošaljite joj kratku potvrdu da to obavijestite. Ako je osoba zatražila uslugu ili naručila proizvod, navedite više informacija o tome kada očekivati odgovor ili kako riješiti probleme.
Koraci
Metoda 1 od 2: Potvrda da ste primili e -poruku
Korak 1. Odgovorite ako ste navedeni u retku Za: ili ste imenovani u poruci
Provjerite vrh e -pošte da biste vidjeli je li pošiljatelj naveo vašu e -adresu u retku "Prima:". Ako niste na popisu, pregledajte tijelo e -pošte da biste vidjeli prikazuje li se vaše ime bilo gdje. Ako vidite svoje ime, svakako pošaljite potvrdu jer ste se izravno obratili.
Ako je vaša adresa e -pošte navedena samo u retku "CC" e -pošte, ali niste spomenuti u tijelu, tada ne morate slati potvrdu jer je poruka vjerojatno poslana velikoj skupini ljudi
Upozorenje:
Izbjegavajte priznavanje neželjenih poruka jer vam mogu nastaviti slati e -poštu ako odgovorite.
Korak 2. Obratite se pošiljatelju imenom u pozdravu
Počnite pozdrav na vrhu svoje e -pošte kako bi je druga osoba vidjela odmah kad je otvori. Upotrijebite službeni pozdrav, poput "Zdravo" ili "Dragi", iza kojeg slijedi njihovo ime. Ako odgovarate nadređenom ili nekome s kojim niste upoznati, upotrijebite njegov naslov iza kojeg slijedi njegovo prezime. Ako drugu osobu dobro poznajete, možete upotrijebiti njezino ime.
Na primjer, mogli biste pozdraviti "Zdravo gospođo Davis" ili "Dragi Jonathan"
Korak 3. Navedite ukratko da ste pročitali e -poruku
Upotrijebite samo nekoliko rečenica za svoje priznanje kako vam se ne bi činilo previše složno. Zahvalite osobi što vam je poslala e -poruku ili joj recite da ste primili njezinu poruku. Ako postoje neki posebni detalji, ponovite ih u uvodnim rečenicama kako biste pokazali da ste pročitali njihovu poruku.
- Na primjer, mogli biste napisati nešto poput: "Hvala što ste mi poslali poruku o sastanku sljedećeg tjedna" ili "Primio sam i pročitao vašu e -poštu u vezi s našim novim potencijalnim klijentom".
- Ako niste imali vremena za čitanje e -pošte, možete reći nešto poput: „Hvala što ste mi se obratili. Primio sam vašu poruku i pročitaću je čim budem u mogućnosti."
Korak 4. Dajte procijenjeno vrijeme za odgovor ako e -poruka ima zahtjev ili pitanje
Ako imate vremena odmah u potpunosti odgovoriti, učinite to što je prije moguće kako biste pokazali da ste pouzdani i pouzdani. U suprotnom, navedite vremenski okvir u kojem druga osoba može očekivati drugu poruku od vas kako ne bi mislila da je ignorirate. Pazite da ne pretjerujete u tome koliko ćete brzo moći odgovoriti ako mislite da bi moglo potrajati duže.
- Na primjer, mogli biste reći: "Moći ću vam dostaviti te podatke u roku od 2 dana" ili "Ponovo ću se obratiti kasnije danas kako bismo dalje razgovarali o tom pitanju."
- Ako ne znate koliko će vremena trebati za odgovor, upotrijebite: "Javit ću vam se što je prije moguće s bilo kojim pitanjima ili komentarima."
- Ako nema zahtjeva ili problema koje morate riješiti u e -pošti, ne morate odgovoriti s vremenskim okvirom.
Korak 5. Prije slanja e -pošte završite sa svojim imenom i prezimenom
Upotrijebite službeno zatvaranje svoje e -pošte, poput "Najbolje" ili "Još jednom hvala", kako bi poruka zvučala profesionalnije. Napišite svoje ime nakon zatvaranja kako biste zaključili svoju poruku. Prije nego pritisnete gumb Pošalji, provjerite je li sve ispravno napisano.
- Na primjer, mogli biste napisati “Najbolje, Beth” ili “Još jednom hvala, Travis”.
- Također možete navesti telefonski broj ili zamjensku adresu e -pošte nakon svog imena ako želite dati drugoj osobi drugačiji način da vas kontaktira.
Korak 6. Pratite e -poruku s potpunim odgovorom što je prije moguće
Ako je izvorna e -poruka imala zahtjev ili pitanje, odvojite vrijeme da napišete potpuni odgovor kad budete u mogućnosti. U cijelosti odgovorite na sve brige ili pitanja u poruci kako biste pokazali da ste odvojili vrijeme da razmotrite njihovu poruku. Održavajte pristojan i pozitivan ton tijekom poruke kako biste s njima održali dobar repertoar.
Ako vam treba više vremena, primjerice ako čekate izvješće ili dokument, pokušajte poslati naknadnu e-poruku s ažuriranjem i novim vremenskim okvirom kako druga osoba ne bi pomislila da ste zaboravili na nju
Metoda 2 od 2: Odgovaranje na poslovne usluge i narudžbe
Korak 1. Stavite ime osobe kojoj se obraćate na vrh e -pošte
Počnite sa formalnim pozdravom, poput "Zdravo" ili "Dragi", kako biste u poruci zadržali profesionalni ton. Ako osobu ne poznajete dobro, upotrijebite njezin naslov iza kojeg slijedi prezime kako biste ostali formalni. Ako ste više upoznati s osobom ili ona navodi njeno ime, umjesto toga joj se možete obratiti.
Na primjer, kao pozdrav možete napisati „Dragi gospodine Christensan“ili „Zdravo Dana“
Korak 2. Zahvalite osobi i navedite proizvod ili uslugu koju je zatražila
Izrazite iskrenu zahvalnost prema osobi u uvodnoj rečenici vaše e -pošte. U istoj rečenici ponovite proizvod koji je osoba naručila ili koja su pitanja ili nedoumice spomenuli u prethodnoj korespondenciji. Na taj će način osoba prepoznati da ste odvojili vrijeme za čitanje ili obradu svojih prethodnih poruka.
Na primjer, mogli biste reći: "Hvala vam što ste naručili 2 kutije čokolade iz naše trgovine" ili "Zahvaljujemo što ste se obratili u vezi s otvorenim radnim mjestom za koje ste se prijavili."
Korak 3. Dajte osobi vremenski okvir kada može očekivati odgovor ili dostavu
U sljedećoj rečenici navedite koliko će trebati da vam se druga osoba javi kako se ne bi osjećali kao da ste zaboravili na nju. Pobrinite se da vremenski okvir koji navedete bude točan i pošten jer će u protivnom doći do uznemirenja ako vam se ne jave.
Na primjer, možete reći: "Možete očekivati svoj paket za 3 radna dana" ili "Molimo dopustite 1-2 radna dana da odgovorimo."
Varijacija:
Ako ne znate koliko će vremena trebati za odgovor, recite nešto poput: "Obratit ćemo vam se što je prije moguće kako bismo riješili vaše probleme."
Korak 4. Dajte prijedloge ako postoje problemi koje ne možete riješiti putem e -pošte
Ako ne možete izravno riješiti njihov problem, pokušajte preporučiti druge opcije koje bi vam mogle biti korisnije. Održavajte ljubazan i razumljiv ton u cijeloj poruci kako ne bi zvučalo negativno ili djelovalo neiskreno. Pokušajte dati što više detalja osobi kako bi mogla poduzeti sljedeće korake za rješavanje svojih problema.
Na primjer, mogli biste reći: „Žao mi je što čujem da postoji problem s prijenosom novca na vaš tekući račun. Pokušajte pregledati naša često postavljana pitanja da vidite je li vaš problem riješen. U protivnom ćete možda morati posjetiti svoju banku i razgovarati s upraviteljem računa kako biste potvrdili svoje transakcije.”
Korak 5. Ostavite podatke za kontakt pri dnu e -pošte
Završite svoju e -poštu formalnim zatvaranjem, poput "Najbolje" ili "Još jednom hvala", tako da poruku završite u dobrom ritmu. Nakon zatvaranja obavezno navedite svoje ime. Ako želite dati drugoj osobi mogućnosti da vas kontaktira, možete ostaviti i telefonski broj, zamjensku adresu e -pošte ili web mjesto iza svog imena.
