Možda mislite da se samo nastavnici u školi trebaju brinuti oko pohađanja nastave, ali to je također važna poslovna praksa. I za male i za velike tvrtke točni podaci o posjećenosti mogu otkriti mnogo o učinkovitosti, profitabilnosti i zadovoljstvu zaposlenika. Zahvaljujući suvremenoj tehnologiji, postoje brojni načini za bilježenje posjećenosti zaposlenika i učinkovito korištenje podataka.
Koraci
Metoda 1 od 3: Prikupljanje podataka o prisutnosti
Korak 1. Koristite jednostavnu proračunsku tablicu samo ako vodite malu tvrtku
Ako imate 5 ili manje zaposlenika, a moguće čak i 10 ili manje, korištenje vrlo jednostavne metode evidentiranja posjećenosti moglo bi vam uspjeti. Na primjer, možete pratiti posjećenost i sate u proračunskoj tablici programa Microsoft Office ili Google dokumenti ili se čak osloniti na papirnate proračunske tablice. Odlučite se za naprednije mogućnosti praćenja ako imate više od 5-10 zaposlenika.
- Bez obzira na veličinu vašeg posla, uvijek koristite jasan sustav za bilježenje posjećenosti i sati. Ne vjerujte svom sjećanju ili riječima zaposlenika kada pokušavate pratiti stvari!
- Ako vam je draža proračunska tablica na papiru, na internetu provjerite ima li predložak za ispis koji odgovara vašim potrebama.
Korak 2. Napravite predložak sustava Office ili Dokumenti kako biste pojednostavili proračunsku tablicu
I Microsoft Office i Google dokumenti nude dodatne predloške dizajnirane za bilježenje posjećenosti i radnog vremena zaposlenika. U usporedbi s općom proračunskom tablicom, ova opcija može vašim zaposlenicima olakšati unos sati, a vama praćenje i analizu podataka.
Iako je učinkovitija od osnovne papirnate ili elektroničke proračunske tablice, ovu je opciju ipak najbolje prepustiti malim tvrtkama-možda onima s do 20 zaposlenika
Korak 3. Ugovorite svoju evidenciju ako je vremenski i isplativo
Za mnoge male i velike tvrtke najbolji način bilježenja posjećenosti je platiti nekom drugom da to učini! U većini slučajeva vaši će zaposlenici unijeti svoje prisustvo i sate na web portal ili aplikaciju, a izvođač će ugostiti podatke i na temelju njih vam dostaviti redovita izvješća.
Neke tvrtke naplaćuju paušalnu stopu na temelju razine zaposlenika-na primjer, 20 USD mjesečno za do 10 zaposlenika-dok druge naplaćuju po zaposleniku. Usporedite troškove, značajke i usluge pri odabiru tvrtke treće strane za praćenje posjećenosti i radnog vremena vaših zaposlenika
Korak 4. Upravljajte evidencijom interno samo ako imate IT sposobnosti
Kao srednjoj ili velikoj tvrtki, možda vam neće biti ugodno uzgajati svoju evidenciju, možda iz financijskih ili sigurnosnih razloga. Praćenje posjećenosti i sati od 100, 1 000 ili čak 10 000 zaposlenika zahtijeva robustan IT odjel koji može razviti i održavati potrebnu infrastrukturu za prikupljanje, pohranu i analizu podataka. Vaši IT i HR odjeli također moraju biti u mogućnosti dobro surađivati!
Pažljivo procijenite troškove i koristi od vođenja evidencije u odnosu na sklapanje ugovora sa trećom stranom
Metoda 2 od 3: Praćenje pohađanja s Tech
Korak 1. Neka zaposlenici "prijevuku prstom prema unutra" i "van" sa svojim osobnim iskaznicama
Ovo je u osnovi moderna verzija da zaposlenici imaju "sat unutra" i "vani" s papirnatom karticom. Prednost je u tome što se podaci šalju izravno na vašu internu infrastrukturu za čuvanje i analizu treće strane radi pohrane i analize.
Postaje za kartice s prevlačenjem najbolje rade sa zaposlenicima koji se drže jedne lokacije i rade uobičajeno radno vrijeme tijekom svog tipičnog radnog dana-na primjer, uredskim radnicima, učiteljima ili radnicima u tvornici
Korak 2. Upotrijebite biometriju ili video zapis da biste ograničili "probijanje prijatelja" na skenerima za identifikaciju
Iako je lakše sa zakasnjelim ili odsutnim radnim kolegom, zvanim "drugar udaranje", bilo lakše s karticama za bušenje, još uvijek je moguće prevući osobnu iskaznicu kolege i postići istu svrhu. Ako ste zabrinuti da je to problem među vašom radnom snagom, razmislite o ulaganju u video kamere ili biometrijske skenere poput mjera-kako biste povećali sigurnost i točnost stanica za prevlačenje kartica.
- Biometrijski skeneri, koji obično zahtijevaju autorizaciju otiska prsta, mogu se koristiti zajedno sa skenerima za iskaznice.
- Instaliranje sigurnosnih kamera na stanice za prevlačenje kartica može vam pomoći da identificirate sumnjive "udarce za prijatelje".
Korak 3. Pratite sate zaposlenika izvan ureda pomoću aplikacije na telefonu
Kartice za prevlačenje ne funkcioniraju dobro za zaposlenike koji rade od kuće ili s više lokacija. Umjesto toga, neka ih "ubace" i "napolje" s aplikacijom instaliranom na njihovom radnom ili osobnom telefonu. U mnogim slučajevima jednostavno će morati pritisnuti gumb za pokretanje i zaustavljanje sata koji prati njihovu posjećenost i sate.
Ako vaša tvrtka već vodi vođenje evidencije trećoj strani, ova vrsta aplikacije može biti uključena u paket. U ovom slučaju, podaci o posjećenosti vaših zaposlenika koji su sami unijeli trebali bi se neprimjetno integrirati u vašu cjelokupnu evidenciju
Korak 4. Razmislite o GPS lokaciji i praćenju vremena za zaposlenike koji putuju široko
Ova vrsta sustava praćenja dobro funkcionira ako imate zaposlenike koji tijekom radnog dana putuju između određenih lokacija. GPS njihovih radnih telefona pratiće kada su bili u određenim radnim zonama, što se zatim može koristiti za utvrđivanje njihovog ukupnog radnog vremena.
GPS praćenje dodatna je mogućnost s nekim aplikacijama "vremenske karte". Ova se značajka definitivno najbolje čuva za korištenje s telefonima koji su izdani na poslu jer se praćenje zaposlenika na njihovim osobnim telefonima može osjećati previše "velikim bratom"
Metoda 3 od 3: Postupanje s podacima o posjećenosti
Korak 1. Smanjite brojke da vidite kako problemi s posjećenošću utječu na vaše poslovanje
Vođenje točne evidencije o posjećenosti zaposlenika omogućuje vam da izračunate kako pozitivni i negativni obrasci prisutnosti utječu na vaš rezultat. Zauzvrat, ove podatke možete koristiti za prilagodbu svog radnog mjesta i strategije upravljanja ljudskim resursima radi veće učinkovitosti.
Neki brzi izračuni mogu vam, na primjer, dati "stopu incidencije"-broj izostanaka na 100 zaposlenika u određenom vremenskom razdoblju. Slične točke podataka, poput "stope neaktivnosti" i "stope ozbiljnosti", također se mogu koristiti za pomoć pri utvrđivanju ekonomskog utjecaja posjećenosti i odsutnosti
Korak 2. Prepoznajte zaposlenike koji slijede pravilne procedure dolaska
Malo pozitivnog pojačanja može daleko dogurati! Koristite svoje prikupljene podatke za identifikaciju zaposlenika sa zvjezdanom evidencijom o posjećenosti. Dajte im javno priznanje, pohvale i moguće nagrade-čak i nekoliko darovnih kartica ili mali bonus mogu potaknuti druge da ih slijede.
Imajte na umu da "dobra posjećenost" ne znači nužno da zaposlenik nikada ne propušta posao. To također znači biti savjestan u pogledu uzimanja slobodnog vremena, na primjer, davanjem odgovarajuće obavijesti prije odmora ili ostajanjem kod kuće dok se oporavljaju od bolesti
Korak 3. Prije poduzimanja radnje sastanite se sa zaposlenikom koji ima problema s prisutnošću
Kad god vaši podaci identificiraju zaposlenika s problemom prisutnosti, nemojte odmah preći na disciplinu ili otkaz. Umjesto toga, sastanite se s njima (i predstavnikom visokih predstavnika ili sličnom relevantnom stranom) kako biste razgovarali o tom pitanju. U pisanom obliku sastavite akcijski plan koji zaposleniku daje jasne smjernice i mjerila za ispunjenje očekivanja prisutnosti.
Možda imate posla, na primjer, s predanim zaposlenikom koji se bori s nekim hitnim problemima kod kuće. U tom slučaju možda ćete moći izvršiti neke prilagodbe rasporeda ili opterećenja umjesto da naglo otpustite vrijednog radnika
Korak 4. Pažljivo se krećite po birokratiji pri discipliniranju ili otpuštanju radnika
Uvijek slijedite jasan i dosljedan postupak prilikom odmjeravanja discipline zaposleniku s problemima u prisutnosti, a posebno prije nego što ih otpustite. U idealnom slučaju, trebali biste dobiti savjet od pravnog savjetnika s naglaskom na radno pravo. U protivnom, ono što se doima kao rezanje i sušenje moglo bi rezultirati skupom tužbom.
