Ako vaš posao zahtijeva da stupite u kontakt s klijentima putem telefona, velika je vjerojatnost da ćete ostaviti mnogo glasovne pošte. Ali što biste točno trebali reći nakon zvučnog signala? Pokušaj prisjetiti se svih relevantnih informacija koje su vam potrebne za prenošenje može naštetiti živcima, pa su važni detalji izostavljeni. Ostavite raspršene, improvizirane poruke smislivši sustav za ostavljanje glasovne pošte. Prolazeći kroz brzi popis za provjeru u glavi, možete se uvjeriti da ste pružili sve podatke koje trebate prenijeti primatelju i poboljšati vaše šanse za povratni poziv.
Koraci
1. dio od 3: Identificiranje sebe
Korak 1. Upotrijebite pravi ton glasa
Čim počnete snimati poruku, govorite jasnim, zvučnim glasom. Ne mrmljajte i ne govorite prebrzo. Potrudite se zvučati zainteresirano i energično kako biste privukli pozornost slušatelja. Iako vas primatelj ne može vidjeti, vaš će se opći ton čuti preko telefona, stoga pazite da prenesete pravi.
- Izrazite sve što kažete. Loš prijem može iskriviti vaš glas i uzrokovati prekid. Čak se i običan govorni glas može zbuniti preko telefona.
- Kvaliteta vašeg glasa trebala bi na odgovarajući način odražavati način poziva. Na primjer, u redu je zvučati uzbuđeno kad napuštate govornu poštu kako biste svom nećaku čestitali na maturi. Međutim, ako izražavate sućut ožalošćenom prijatelju, trebali biste održati ton svečanim i punim poštovanja.
Korak 2. Spomenite svoje ime
Prvenstveno dajte primatelju svoje ime. Na ovaj će način osoba koju zovete odmah znati tko ste. Jednostavno "ovo je (tvoje ime)" će poslužiti u većini situacija, ili uvodnije "moje ime je (puno ime)" ako vas osoba koju zovete nije upoznala prije. Prijatelji i rodbina prepoznat će vas bez potrebe za daljnjom identifikacijom. Ako se radi o profesionalnom pozivu, imat će ime povezano s glasom i porukom, što će pomoći u otvaranju osobnije linije komunikacije.
- Ovaj se korak čini kao dan, ali ga pozivatelji često zaborave kad ga stave na mjesto.
- Ako imate naziv posla ili svoj opis koji bi se mogao pokazati korisnim primatelju u naknadnom pozivu, navedite ga iza svog imena, tj. "Moje ime je dr. Holdsworth, viši radiolog u Medicinskom centru Sacred Heart", ili "ovo je Gloria Carpenter, ja sam Chloeina majka iz škole."
Korak 3. Ostavite svoj telefonski broj
Izgovorite svoj telefonski broj odmah nakon svog imena. Većina pozivatelja čekaju do kraja glasovne pošte da dostave svoje podatke za kontakt, ali ako ih primatelj ne uhvati prvi put, bit će prisiljeni ponovno preslušati cijelu poruku. Ne zaboravite govoriti polako i izgovarati kada ostavljate svoj telefonski broj kako bi bio razumljiv.
- Jednostavan način da ponudite svoj telefonski broj na početku poruke je da kažete nešto poput „ovo je (vaše ime), moj broj je (vaš telefonski broj)“ili „moje ime je (ime) poziva sa (broj).”
- Unatoč rasprostranjenosti značajki ID -a pozivatelja, uvijek je preporučljivo ostaviti svoj telefonski broj u slučaju da osoba koju zovete nema spremljen vaš broj ili tražite da vam uzvrati poziv na drugom lokalu.
Korak 4. Uspostavite vezu
Kada slušaju govornu poštu ili poruke nepoznatih pošiljatelja vezanih za posao, ljudi će početi postajati sumnjičavi ili nezainteresirani ako ne znaju tko ste i zašto zovete. Olakšajte ih tako što ćete spomenuti zajedničkog prijatelja ili referencu koja vam je dala njihov broj. Opet, zbog toga se poziv čini osobnijim. Govorna pošta činit će se manje invazivnom i vjerojatnije je da ćete dobiti odgovor.
- Pokušajte napraviti kratki uvod koji će slušaocu dati trag, poput "Dobio sam vaš broj od Pata, koji kaže da ste zainteresirani za prodaju svog broda."
- Čak i ako ne upućujete poslovni poziv, uspostavljanje veze može pomoći primatelju da se osjeća ugodnije. "Ovo je Bob, vaš susjed s druge strane ulice" dražije je od "Ovo je Robert Henderson".
Postići
0 / 0
1. dio Kviz
Ako ostavljate poruku prijatelju ili rođaku, kako biste se trebali predstaviti?
Samo s vašim imenom.
Točno! Ako zovete nekoga tko vas dobro poznaje, moći će vas identificirati samo po imenu. Ostaviti svoje puno ime za člana obitelji ili prijatelja samo će zvučati ukočeno i neugodno. Čitajte dalje za još jedno pitanje iz kviza.
Samo s vašim prezimenom.
Pokušajte ponovno! Osim ako ne idete sa svojim prezimenom sa svojim prijateljima, čudno je predstaviti se na taj način u glasovnoj poruci. I mnogi članovi vaše obitelji vjerojatno imaju isto prezime, pa im to neće pomoći da vas identificiraju. Pogodi još jednom!
S punim imenom i prezimenom.
Ne baš! Trebate ostaviti svoje puno ime ako ostavljate govornu poštu nekome koga nikada niste upoznali. Ali članu obitelji ili prijatelju neće trebati vaše puno ime da vas identificira. Pogodi još jednom!
Zapravo, ne morate davati svoje ime nekome tko vas dobro poznaje.
Nije nužno! Upamtite da telefonski razgovor iskrivljuje vaš glas. Stoga čak i ljudi koji vas dobro poznaju možda neće prepoznati vaš glas preko telefona. Odaberite drugi odgovor!
Želite još kvizova?
Nastavite s testiranjem!
2. dio od 3: Navođenje vašeg poslovanja
Korak 1. Unaprijed razmislite o tome što ćete reći
Imajte jasnu predodžbu o tome što ćete reći prije nego što počnete ostavljati govornu poštu. To ne bi trebao biti veliki problem ako zovete s određenom namjerom, ali čuti zvučni signal s druge strane i znati da se snimaju može uzrokovati da mnogi pozivatelji povuku prazno. Podijelite informacije u točke za nabrajanje i udarite svaku prije nego poklopite slušalicu.
- Za glasovne poruke koje su posebno hitne ili važne, razmislite o tome da unaprijed napišete grubu skriptu.
- Ako se uhvatite kako se razmaknete, samo se usredotočite na iznošenje svog imena, broja za povratni poziv i razloga za pozivanje u nekoliko riječi.
- Slika koju šaljete na govornu poštu radi romantičnog zanimanja o sinoćnjem sastanku. Mentalno ocrtavanje vaše poruke prije nego što je snimite može značiti razliku između izlaska kao hladnog, smirenog i pribranog i mucave, nervozne olupine.
Korak 2. Neka vaša poruka bude kratka
Ograničite svoju poruku govorne pošte na 20-30 sekundi. Rijetko će se dogoditi prilika da govorna pošta mora biti dulja. Ne želite dosaditi primatelju s predugim, vijugavim uvodom ili pričom. Ostanite sažeti i pređite na stvar. Kratka poruka zapravo može izazvati znatiželju i uvjeriti osobu da nazove kad ne bi drugačije.
- S druge strane, ako ostavite prekratku govornu poštu, primatelj će možda smatrati da je nevažna i izbrisati je čak i ne slušajući. To je osobito vjerojatno ako zovete s nepoznatog broja.
- Smisao napuštanja govorne pošte je prisiliti nekoga da vas nazove, a ne istovariti sve podatke koje ste namjeravali podijeliti s njima tijekom poziva.
Korak 3. Otvorite najvažnije podatke
Prijeđite na stvar i budite izričiti u vezi svog razloga za poziv. Ako samo dodirujete bazu, recite to; obavijestite primatelja ako imate prodajnu ponudu ili pratite transakciju ili potvrđujete termin. Vaš će slušatelj brzo izgubiti interes i može izbrisati poruku ako ga unaprijed ne obavijestite o svojoj namjeni.
- Imate samo kratko vrijeme da iznesete svoje mišljenje. Ako zaobiđete žbun, vaš će slušatelj možda odustati od poruke prije nego što dođe do važnih informacija.
- Mnogo je bolje prenijeti teške vijesti poput "tata je u bolnici" prazno, a ostatak poruke upotrijebiti za utjehu i objašnjenje, nego plesati oko teme i izazvati zabrinutost slušatelja.
Korak 4. Budite osobni i organski
Odolite porivu da skliznete u oštar, općenito zvučni "telefonski glas". Samo budi pristojan, budi svoj i govori prirodno. Ljudi mogu znati kada im netko pokušava nešto prodati ili se odvojiti na određeni način, i bit će vam mnogo vjerojatnije da će vam dati vrijeme u danu ako smatraju da im se ravnopravno približavate.
Zvučajući kao da čitate prema scenariju, slušatelju ćete ostaviti dojam da je to samo još jedan poziv koji morate uputiti
Postići
0 / 0
2. dio Kviz
Koliko informacija trebate dati tijekom govorne pošte?
Što je manje moguće, npr. Vaše ime i broj.
Ne! Ne pokušavajte biti tajanstveni u vezi govorne pošte, pogotovo ako zovete s nepoznatog broja. Ako ste previše zagonetni, osoba koju zovete može jednostavno izbrisati vašu govornu poštu kao nevažnu. Odaberite drugi odgovor!
Tek toliko da objasnite zašto bi vas trebali nazvati.
Točno! Budite sažeti, ali osobi koju zovete dajte dovoljno informacija da zna zašto ste zvali. Vjerojatnije je da će vas nazvati ako niste previše suzdržani ili previše pričljivi. Čitajte dalje za još jedno pitanje iz kviza.
Sve informacije koje biste dali da su podigli slušalicu.
Ne baš! Glasovne poruke nisu zamjena za potpune razgovore. Ako razgovarate dulje od 20 ili 30 sekundi, osobi koju ste nazvali vjerojatno će dosaditi ili se iznervirati, pa vas vjerojatno neće ni nazvati. Odaberite drugi odgovor!
Želite još kvizova?
Nastavite s testiranjem!
3. dio 3: Odjava
Korak 1. Postavite posebno pitanje ili zahtjev
Dok zaključujete svoju poruku, navedite zašto želite da vas primatelj nazove. Postavite im precizno pitanje ili podnesite zahtjev koji će ih motivirati da podignu slušalicu. Ako ostanu zbunjeni ili nesigurni u vašu namjeru nakon što su preslušali vašu govornu poštu, to nije učinilo svoj posao.
- Isprobajte izraze poput "Javi mi koliko ti se svidio recept koji sam ti poslao" ili "Zanima me čuti tvoje ideje o ovom prijedlogu".
- Ljudi su motiviraniji da stupe u kontakt kad ste ih izdvojili sa zahtjevom, nego ako jednostavno kažete "nazovi me".
Korak 2. Ponovo unesite svoje ime i podatke za kontakt
Završite svoju poruku tako što ćete slušatelju još jednom dati svoje ime i telefonski broj. Ponovite svoj telefonski broj dvaput kako ne biste imali šanse da pogriješe ili ne zapišu znamenku. Uključite i sve pojedinosti koje bi mogle biti korisne kada vam primatelj uzvrati poziv, primjerice kada ćete i kada nećete biti dostupni te kada je najbolje doba dana za pozivanje.
- Napisivanje vašeg telefonskog broja više od dva puta na kraju poziva pretjerano je, pa se čak može protumačiti i kao nepristojno.
- Možda ćete htjeti napisati i svoje prezime ako vas pozivatelj nikada prije nije sreo.
- Nećete se morati brinuti o ovom koraku ako je vaša poruka ležerna za prijatelja ili rođaka.
Korak 3. Izbjegavajte dugačke završetke
Kad dođe vrijeme za prekid veze, nemojte bespotrebno zavlačiti ili produžavati poruku. Osim ako se radi o osobnom pozivu voljenoj osobi, nema potrebe nekome poželjeti divan dan. Pažnja primatelja će se smanjivati što dulje traje govorna pošta, stoga pokušajte ne izgubiti fokus na kraju. Zahvalite im na vremenu i prepustite im sljedeću fazu komunikacije.
- Prijateljska zatvaranja poput "Radujem se što ću vam se javiti" toplija su i stoga učinkovitija od općih, komercijalnih poput "ugodan dan".
- Nemojte rekapitulirati ili sažeti svoju poruku na kraju. Ako primatelj mora ponovno čuti određeni detalj, može ga ponoviti kasnije.
Postići
0 / 0
3. dio Kviz
Koliko puta trebate izgovoriti svoj telefonski broj na kraju poruke govorne pošte?
Ništa, pod pretpostavkom da ste to rekli na početku poruke.
Ne baš! Da, trebali biste dati svoj broj na početku govorne pošte. Ali čak i tada postoji šansa da je osobi to promaklo prvi put, pa je dobro ponoviti je na kraju poruke. Kliknite drugi odgovor da biste pronašli pravi…
Jednom
Zatvoriti! Izgovoriti svoj broj jednom na kraju poruke definitivno je bolje nego da ga uopće ne izgovorite. No, idealno bi bilo da to ponovite više puta kako biste bili sigurni da će osoba to shvatiti. Odaberite drugi odgovor!
Dvaput
Da! Na samom kraju poruke dvaput ponovite svoj broj. To je idealan broj kako biste bili sigurni da ga osoba ispravno čuje, a da pritom ne izgleda napadno ili grubo. Čitajte dalje za još jedno pitanje iz kviza.
Tri puta
Skoro! Ne morate tri puta navesti svoj broj na kraju govorne pošte. Osoba koju zovete dobit će vaš broj s manje ponavljanja od ovoga. I što je još gore, ponavljanje tri ili više puta moglo bi ispasti nepristojno. Pokušajte s drugim odgovorom…
Želite još kvizova?
Nastavite s testiranjem!
Video - Korištenjem ove usluge neki se podaci mogu podijeliti s YouTubeom
Savjeti
- Razmislite o trenutcima kada ste dobili poruke govorne pošte zbog kojih ste pomislili "što ta osoba želi?" Ostavite vrstu govorne pošte koju želite primati.
- Navedite svoju e -adresu ili neki drugi način kontakta uz telefonski broj ako je to važno za vašu interakciju s primateljem.
- Osmijeh! Dolazi, čak i preko telefona.
- Ne zaboravite spomenuti datum ako dijelite podatke osjetljive na vrijeme.
- Ako zovete o osjetljivoj temi, ograničite podatke koje uvrstite u govornu poštu u slučaju da ih drugi čuju.
- U slučaju nužde ili prirodne katastrofe, upotrijebite odlaznu poruku govorne pošte kako biste obavijestili ljude da ste dobro.
Upozorenja
- Ako pokušavate natjerati nekoga da vam se javi, nemojte spominjati prošle neuspjele pokušaje poziva. Zbog toga ćete se možda činiti iznerviranima i bit će im manje ugodno kada se bave vama.
- U profesionalnim okolnostima uvijek biste trebali ostaviti govornu poštu ako se osoba koju zovete ne javi. Gledanje više propuštenih poziva bez poruka govorne pošte podriva važnost vašeg poslovanja.
