Excel je izvrstan za tablice podataka, ali kako možete njime manipulirati i organizirati ga tako da odgovara vašim potrebama? Alat za sortiranje omogućuje vam brzo sortiranje stupaca prema različitim formatima ili stvaranje vlastitog prilagođenog razvrstavanja za više stupaca i vrsta podataka. Upotrijebite funkciju Sortiranje za logičku organizaciju podataka i olakšavanje razumijevanja i upotrebe.
Koraci
1. dio od 3: Sortiranje po abecednom ili numeričkom redu
Korak 1. Odaberite svoje podatke
Možete kliknuti i povući da biste odabrali stupac koji želite sortirati, ili možete kliknuti jednu od ćelija u stupcu da bi bio aktivan i dopustiti Excelu da automatski odabere podatke.
Svi vaši podaci u stupcu bit će potrebno oblikovati na isti način kako bi se sortirali (tj. Tekst, brojevi, datumi)
Korak 2. Pronađite gumbe Sortiraj
Oni se mogu pronaći na kartici Podaci u odjeljku "Poredaj i filtriraj". Za brzo razvrstavanje upotrebljavat ćete gumbe "AZ ↓" i "AZ ↑".
Korak 3. Sortirajte stupac klikom na odgovarajući gumb
Ako sortirate brojeve, možete ih sortirati od najnižeg do najvećeg ("AZ ↓") ili najvišeg do najnižeg ("AZ ↑"). Ako sortirate tekst, možete sortirati uzlaznim i alfanumeričkim ("AZ ↓") ili silazno alfanumeričkim ("AZ ↑"). Ako sortirate datume ili vremena, možete ih sortirati od ranije do kasnije ("AZ ↓") ili kasnije do ranije ("AZ ↑").
Ako postoji drugi stupac podataka pored onog koji sortirate, bit ćete upitani želite li uključiti te podatke u sortiranje. Razvrstavanje će i dalje biti stupac koji ste izvorno odabrali, ali pridruženi stupci podataka bit će poredani zajedno s njim
Korak 4. Rješavanje problema stupca koji se neće sortirati
Ako nailazite na pogreške pri pokušaju sortiranja, najvjerojatniji krivac su problemi s formatiranjem podataka.
- Ako sortirate brojeve, provjerite jesu li sve ćelije oblikovane kao brojevi, a ne kao tekst. Brojevi se mogu slučajno uvesti kao tekst iz određenih računovodstvenih programa.
- Ako sortirate tekst, pogreške mogu nastati zbog vodećih razmaka ili lošeg oblikovanja.
- Ako sortirate datume ili vrijeme, problemi obično proizlaze iz oblikovanja vaših podataka. Da bi se Excel uspješno razvrstao po datumu, morate osigurati da su svi podaci pohranjeni kao datum.
2. dio od 3: Sortiranje s više kriterija
Korak 1. Odaberite svoje podatke
Pretpostavimo da imate proračunsku tablicu s popisom imena kupaca, kao i gradom u kojem se oni nalaze. Da biste si olakšali život, prvo ih morate sortirati po abecedi, a zatim razvrstati svakog korisnika po abecedi unutar svakog grada. Stvaranje prilagođene vrste može učiniti upravo to.
Korak 2. Pritisnite gumb Sortiraj
To se može pronaći u odjeljku "Poredaj i filtriraj" na kartici Podaci. Otvorit će se prozor Sortiranje koji vam omogućuje stvaranje prilagođenog sortiranja s više kriterija.
Ako vaši stupci imaju zaglavlja u prvoj ćeliji, kao što su "Grad" i "Naziv", provjerite okvir "Moji podaci imaju zaglavlja" u gornjem lijevom kutu prozora za sortiranje
Korak 3. Izradite svoje prvo pravilo
Pritisnite izbornik "Poredaj po" da biste odabrali stupac koji želite. U ovom primjeru prvo biste sortirali prema gradu, pa odaberite odgovarajući stupac s izbornika.
- Neka "Sortiraj uključeno" postavite na "Vrijednosti".
- Postavite redoslijed na "A do Z" ili "Z na A" ovisno o tome kako želite sortirati.
Korak 4. Izradite svoje drugo pravilo
Pritisnite gumb "Dodaj razinu". Ovo će dodati pravilo ispod prvog. Odaberite drugi stupac (stupac Naziv u našem primjeru), a zatim odaberite redoslijed sortiranja (radi lakšeg čitanja odaberite isti redoslijed kao i vaše prvo pravilo).
Korak 5. Pritisnite U redu
Vaš će popis biti razvrstan prema vašim pravilima. Trebali biste vidjeti gradove navedene po abecedi, a zatim imena kupaca razvrstana po abecedi unutar svakog grada.
Ovaj primjer je jednostavan i uključuje samo dva stupca. Možete, međutim, svoje razvrstavanje učiniti složenijim koliko želite i uključiti mnoge stupce
3. dio 3: Sortiranje prema boji ćelije ili fonta
Korak 1. Odaberite svoje podatke
Možete kliknuti i povući da biste odabrali stupac koji želite sortirati, ili možete kliknuti jednu od ćelija u stupcu kako biste ga učinili aktivnim i dopustili Excelu da automatski odabere podatke.
Korak 2. Pritisnite gumb Sortiraj
Gumb Sortiranje nalazi se na kartici Podaci u odjeljku "Poredaj i filtriraj". Ovo će otvoriti prozor Sortiranje. Ako imate još jedan stupac podataka pored onog koji sortirate, bit ćete upitani želite li uključiti te podatke u sortiranje.
Korak 3. Odaberite "Boja ćelije" ili "Boja fonta" u izborniku "Sortiraj uključeno"
To će vam omogućiti da odaberete prvu boju po kojoj želite sortirati.
Korak 4. Odaberite koju boju želite prvo sortirati
U stupcu "Narudžba" možete upotrijebiti padajući izbornik za odabir boje koju želite staviti prvu ili zadnju u sortiranju. Možete odabrati samo boje koje su prisutne u stupcu.
Ne postoji zadani redoslijed sortiranja boja. Morat ćete sami definirati redoslijed
Korak 5. Dodajte drugu boju
Morat ćete dodati još jedno pravilo za svaku boju u stupcu koji sortirate. Kliknite "Dodaj razinu" da biste sortiranju dodali još jedno pravilo. Odaberite sljedeću boju po kojoj želite sortirati, a zatim redoslijed po kojem želite sortirati.
Provjerite je li svaka narudžba ista za svako pravilo. Na primjer, ako sortirate odozgo prema dolje, provjerite da li u odjeljku "Naruči" za svako pravilo piše "Na vrhu"
Korak 6. Pritisnite U redu
Svako pravilo primjenjivat će se jedno po jedno, a stupac će se poredati prema bojama koje ste definirali.
Savjeti
- Pokušajte sortirati podatke na različite načine; te nove perspektive mogu osvijetliti različite aspekte informacija.
- Ako vaša proračunska tablica ima ukupne vrijednosti, prosjeke ili druge sažete podatke ispod podataka koje trebate sortirati, pazite da ih ne sortirate i vi.
