Ako trebate premjestiti popis ili tablicu podataka iz programa Word u Excel, ne morate kopirati i zalijepiti svaki pojedinačni podatak u vlastitu ćeliju u proračunskoj tablici. Pravilnim formatiranjem Word dokumenta prvo možete jednostavno uvesti cijeli dokument u Excel sa samo nekoliko klikova.
Koraci
Metoda 1 od 2: Pretvaranje popisa
Korak 1. Shvatite kako će se dokument pretvoriti
Kad uvezete dokument u Excel, određeni će se znakovi koristiti za utvrđivanje koji podaci ulaze u svaku ćeliju u Excel proračunskoj tablici. Izvođenjem nekoliko koraka oblikovanja prije uvoza moći ćete kontrolirati izgled posljednje proračunske tablice i smanjiti količinu ručnog oblikovanja koju morate izvesti. Ovo je osobito korisno ako uvozite veliki popis iz Wordova dokumenta u Excel.
Ova metoda najbolje funkcionira ako imate popis više unosa, od kojih je svaki formatiran isto (popis adresa, telefonskih brojeva, adresa e -pošte itd.)
Korak 2. Skenirajte dokument radi eventualnih pogrešaka u oblikovanju
Prije početka procesa pretvorbe pobrinite se da svaki unos bude formatiran na isti način. To znači ispravljanje grešaka u interpunkciji ili reorganiziranje unosa koji se ne podudaraju s ostatkom. To će osigurati ispravan prijenos podataka.
Korak 3. Prikažite znakove oblikovanja u Word dokumentu
Prikaz uobičajeno skrivenih znakova oblikovanja pomoći će vam da odredite najbolji način za podjelu unosa. Možete ih prikazati klikom na gumb "Prikaži / sakrij oznake odlomka" na kartici Početna ili pritiskom na Ctrl+⇧ Shift+*
Većina popisa će imati jednu oznaku odlomka na kraju svakog retka, ili jednu na kraju retka i jednu u praznom retku između unosa. Oznake ćete koristiti za umetanje znakova koje Excel koristi za razlikovanje ćelija
Korak 4. Zamijenite oznake odlomka između svakog unosa kako biste se riješili dodatnog prostora
Excel će koristiti razmak između unosa za određivanje redaka, ali za sada ćete ga se morati riješiti kako biste pomogli procesu oblikovanja. Ne brinite, uskoro ćete ga ponovno dodati. To najbolje funkcionira kada imate jednu oznaku odlomka na kraju unosa i jednu u razmaku između unosa (dva u nizu).
- Pritisnite Ctrl+H da biste otvorili prozor Pronađi i zamijeni.
- Upišite ^p ^p u polje Find. Ovo je kôd za dvije oznake paragrafa zaredom. Ako je svaki unos jedan redak i između njih nema praznih redaka, umjesto toga upotrijebite jedan ^p.
- Unesite znak razgraničenja u polje Zamijeni. Uvjerite se da to nije znak koji se pojavljuje bilo gdje u dokumentu, poput ~.
- Pritisnite Zamijeni sve. Primijetit ćete da se unosi mogu međusobno kombinirati, ali to trenutno nije briga sve dok je znak za razgraničenje na pravom mjestu (između svakog unosa)
Korak 5. Svaki unos odvojite u zasebna polja
Sada kada su vaši unosi odvojeni tako da se pojavljuju u sljedećim redovima, htjet ćete definirati koji će se podaci pojaviti u svakom polju. Na primjer, ako je svaki unos naziv u prvom retku, adresa u drugom retku, a stanje i poštanski broj u trećem retku, možete
- Pritisnite Ctrl+H da biste otvorili prozor Pronađi i zamijeni.
- Uklonite jednu od oznaka ^p u polju Find.
- Promijenite znak u polju Zamijeni u zarez,.
- Pritisnite Zamijeni sve. Time će se preostali simboli odlomka zamijeniti razdjelnikom zareza, koji će svaki redak odvojiti u polje.
Korak 6. Zamijenite znak razgraničenja da biste dovršili postupak oblikovanja
Nakon što obavite gore navedena dva koraka za pronalaženje i zamjenu, vaš popis više neće izgledati kao popis. Sve će biti na istom retku, sa zarezima između svakog podatka. Ovaj posljednji korak "Pronađi i zamijeni" vratit će vaše podatke na popis uz zadržavanje zareza koji definiraju polja.
- Pritisnite Ctrl+H da biste otvorili prozor Pronađi i zamijeni.
- Unesite ~ (ili bilo koji znak koji ste izvorno odabrali) u polje Find.
- Unesite ^p u polje Zamijeni.
- Pritisnite Zamijeni sve. To će vaše unose razbiti na zasebne grupe odvojene zarezima.
Korak 7. Spremite datoteku kao običnu tekstualnu datoteku
Nakon što je oblikovanje dovršeno, dokument možete spremiti kao tekstualnu datoteku. To će Excelu omogućiti čitanje i raščlanjivanje vaših podataka tako da idu u ispravna polja.
- Kliknite karticu Datoteka i odaberite "Spremi kao".
- Kliknite padajući izbornik "Spremi kao vrstu" i odaberite "Običan tekst".
- Dajte datoteci naziv po želji i kliknite Spremi.
- Ako se pojavi prozor Konverzija datoteka, samo kliknite U redu.
Korak 8. Otvorite datoteku u Excelu
Sada kada ste datoteku spremili u običnom tekstu, možete je otvoriti u Excelu.
- Kliknite karticu Datoteka i odaberite Otvori.
- Kliknite padajući izbornik "Sve datoteke Excel" i odaberite "Tekstualne datoteke".
- Pritisnite Dalje> u prozoru Čarobnjak za uvoz teksta.
- Odaberite "Zarez" na popisu Razdjelnik. Možete vidjeti kako će se unosi razdvojiti u pregledu na dnu. Pritisnite Dalje>.
- Odaberite format podataka za svaki stupac i kliknite Završi.
Metoda 2 od 2: Pretvaranje tablice
Korak 1. Napravite tablicu u Wordu sa svojim podacima
Ako imate popis podataka u Wordu, možete ga pretvoriti u format tablice u Wordu, a zatim brzo kopirati tu tablicu u Excel. Ako su vaši podaci već u tabličnom formatu, prijeđite na sljedeći korak.
- Odaberite sav tekst koji želite pretvoriti u tablicu.
- Kliknite karticu Umetanje, a zatim gumb Tablica.
- Odaberite "Pretvori tekst u tablicu".
- Unesite broj redaka po zapisu u polje "Broj stupaca". Ako imate prazan redak između svakog zapisa, dodajte jedan ukupnom broju.
- Pritisnite U redu.
Korak 2. Provjerite oblikovanje tablice
Word će generirati tablicu na temelju vaših postavki. Dvaput ga provjerite kako biste bili sigurni da je sve gdje treba biti.
Korak 3. Pritisnite mali gumb "+" koji se pojavljuje u gornjem lijevom kutu tablice
To će se prikazati kada zadržite miša iznad stola. Klikom na ovo odabiru se svi podaci u tablici.
Korak 4. Pritisnite
Ctrl+C za kopiranje podataka.
Također možete kliknuti gumb "Kopiraj" na kartici Početna.
Korak 5. Otvorite Excel
Nakon što su podaci kopirani, možete otvoriti Excel. Ako podatke želite staviti u postojeću proračunsku tablicu, učitajte ih. Postavite pokazivač u ćeliju za koju želite da se pojavi gornja lijeva ćelija tablice.
Korak 6. Pritisnite
Ctrl+V za lijepljenje podataka.
Pojedine ćelije iz tablice Word bit će smještene u zasebne ćelije u Excel proračunskoj tablici.
Korak 7. Podijelite sve preostale stupce
Ovisno o vrsti podataka koje uvozite, možda ćete morati dodatno oblikovati. Na primjer, ako uvozite adrese, grad, kratica države i poštanski broj mogu biti svi u istoj ćeliji. Excel možete automatski podijeliti.
- Pritisnite zaglavlje stupca stupca koji želite podijeliti da biste odabrali cijeli stupac.
- Odaberite karticu "Podaci" i kliknite gumb "Tekst u stupce".
- Pritisnite Dalje>, a zatim odaberite "Zarez" u polju Razdjelnici. Ako koristite gornji primjer, ovo će odvojiti grad od kratice države i poštanskog broja.
- Pritisnite Završi da biste spremili promjene.
- Odaberite stupac koji još treba podijeliti i ponovite postupak, odabirom "Razmak" umjesto "Zareza" kao graničnika. Time će se državna kratica odvojiti od poštanskog broja.
