Mnoge tvrtke koriste Microsoft Excel za praćenje odjela ili ukupnih troškova tvrtke. Budući da se Excel sada često isporučuje s osobnim računalima koja koriste operacijski sustav Windows, ako imate Excel na svom kućnom računalu, možete ga koristiti za praćenje računa. Dostupni su brojni predlošci za praćenje vaših troškova s Microsoftovih i drugih web stranica, a novije verzije programa Excel među predinstaliranim predlošcima uključuju predložak za praćenje vaših računa. Također možete postaviti vlastitu proračunsku tablicu za praćenje računa u Excelu. Slijede upute za oba pristupa.
Koraci
Metoda 1 od 2: Rad s Excel predloškom
Korak 1. Odaberite unaprijed instalirani predložak
Najnovije verzije programa Excel sadrže predložak za praćenje osobnih troškova zajedno s predlošcima za uobičajene poslovne aplikacije. Ovim predlošcima možete pristupiti i koristiti ih za praćenje računa u Excelu.
- U programu Excel 2003 na izborniku "Datoteka" odaberite "Novo". Odaberite "Na mom računalu" u oknu zadataka "Nova radna knjiga" da biste otvorili dijaloški okvir "Predlošci".
- U programu Excel 2007 na izborniku gumba "Datoteka" odaberite "Novo". Prikazuje se dijaloški okvir "Nova radna knjiga". Odaberite "Instalirani predlošci" s izbornika "Predlošci" u lijevom oknu. Odaberite "Osobni mjesečni proračun" iz "Instalirani predlošci" u središnjem oknu i kliknite "Izradi".
- U programu Excel 2010 kliknite karticu "Datoteka", a zatim na izborniku "Datoteka" odaberite "Novo". Odaberite "Uzorci predložaka" u gornjem odjeljku okna "Dostupni predlošci", zatim odaberite "Osobni mjesečni proračun" s prikaza uzoraka predložaka i kliknite "Izradi".
Korak 2. Odaberite internetski predložak
Ako predložak osobnog proračuna koji je unaprijed instaliran u programu Microsoft Excel ne radi za praćenje vaših troškova, predložak možete odabrati na mreži. Predložak možete preuzeti s web mjesta treće strane ili upotrijebiti Excel za povezivanje s Microsoft Office Online.
- Za Excel 2003 možete odabrati odgovarajući predložak iz biblioteke Microsoft Office Online na adresi https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (Ovdje možete pronaći i predloške namijenjene kasnijim verzijama programa Excel.)
- U Excelu 2007 odaberite "Proračuni" u odjeljku Microsoft Office Online u dijaloškom okviru "Nova radna knjiga". Morate imati radnu internetsku vezu za povezivanje s internetskom bibliotekom predložaka sustava Office.
- U Excelu 2010 odaberite "Proračuni" u odjeljku Office.com u oknu Dostupni predlošci. Morate imati radnu internetsku vezu da biste se povezali s internetskom bibliotekom predložaka sustava Office.
Korak 3. Unesite svoje podatke u odgovarajuće ćelije
Točne informacije ovise o predlošku proračunske tablice koji koristite.
Korak 4. Spremite proračunsku tablicu
Možete koristiti naziv koji predložak nudi za vašu proračunsku tablicu ili ga promijeniti u nešto značajnije. Dodavanje vašeg imena i godine u postojeći naziv datoteke trebalo bi biti dovoljno.
Metoda 2 od 2: Dizajniranje vlastite proračunske tablice za praćenje troškova
Korak 1. Otvorite Excel
Korak 2. Unesite naziv proračunske tablice u ćeliju A1
Koristite smislen naziv kao što je "Osobni proračun", "Praćenje osobnih rashoda" ili nešto slično. (Izuzmite navodnike pri unosu imena; oni se ovdje koriste samo da pokažu da su nazivi primjeri.)
Korak 3. Unesite naslove stupaca u 2. redak
Predloženi naslovi i redoslijed su "Datum", "Kategorija primatelja uplate" (ili "Plaćanje primatelju"), "Dopis", "Troškovi", "Prihod" (ili "Prihod" ili "Depozit") i "Stanje". Unesite ove naslove u ćelije od A2 do G2; možda ćete morati prilagoditi širinu stupaca kako biste prilagodili dugačke naslove ili unose stupaca.
Nakon što postavite naslov proračunske tablice i naslove stupaca, upotrijebite značajku "Zamrzni okna" da zadržite te naslove na vrhu zaslona dok se krećete kroz unose. Zamrznuta okna nalaze se na izborniku "Prikaz" u Excelu 2003 i starijim verzijama te u grupi "Prozor" na vrpci izbornika "Prikaz" u programima Excel 2007 i 2010
Korak 4. Unesite prvu stavku rashoda u ćelije 3. reda
Korak 5. Unesite formulu ravnoteže u ćeliju G3
Budući da je ovo prvi unos stanja, stanje će se utvrditi uzimajući u obzir razliku između rashoda i prihoda. Kako ćete to postaviti ovisi o tome želite li pogledati troškove ili gotovinu pri ruci.
- Ako proračunsku tablicu postavljate tako da se prvenstveno bavi vašim troškovima, formula stanja bila bi = E3-F3, gdje je E3 ćelija koja predstavlja trošak, a F3 ćelija koja predstavlja prihod. Postavljanje formule na ovaj način učinit će ukupne vaše troškove pozitivnim brojem, što će biti lakše razumljivo.
- Ako postavljate proračunsku tablicu tako da vam pri ruci drži gotov novac, formula stanja bila bi = F3-E3. Postavljanje proračunske tablice na ovaj način prikazat će stanje kao pozitivno kada vaš novčani tok premašuje vaše troškove i negativno kada imate više rashoda nego prihoda.
Korak 6. Unesite drugu stavku rashoda u ćelije 4. reda
Korak 7. Unesite formulu ravnoteže u ćeliju G4
Budući da će drugi i sljedeći unosi održavati tekuće stanje, morate rezultatu razlike između rashoda i prihoda dodati vrijednost salda za prethodni unos.
- Ako proračunsku tablicu postavljate tako da se prvenstveno bavi vašim troškovima, formula stanja bila bi = G3+(E4-F4), gdje je G3 ćelija koja predstavlja prethodnu bilancu, E4 ćelija koja predstavlja trošak, a F4 ćelija predstavlja prihod.
- Ako postavljate proračunsku tablicu kako biste držali tekuću karticu na gotovini, formula stanja bila bi = G3+(F4-E4).
- Zagrade oko ćelija koje predstavljaju razliku između troškova i prihoda nisu potrebne; uključeni su samo kako bi pojam formule bio malo jasniji.
- Ako želite zadržati ćeliju s saldom praznim do potpunog unosa, možete koristiti izraz IF u formuli tako da ako datum nije unet, ćelija salda neće prikazati vrijednost. Formula za ovo, za drugi unos, glasi = IF (A4 = "", "", G3+(E4-F4)) ako postavljate proračunsku tablicu za praćenje troškova, a glasi = IF (A4 = " "," ", G3+(F4-E4)) ako postavljate proračunsku tablicu za prikazivanje gotovine u blagajni. (Možete izostaviti zagrade oko ćelija koje predstavljaju troškove i prihode, ali ne i vanjski skup zagrada.)
Korak 8. Kopirajte formulu vage u druge ćelije u stupcu G (stupac Stanje)
Desnom tipkom miša kliknite Cell G3 i na skočnom izborniku odaberite "Copy"; zatim povucite za odabir ćelija ispod nje u stupcu. Desnom tipkom miša kliknite odabrane ćelije, a zatim na skočnom izborniku odaberite "Zalijepi" da biste formulu zalijepili u odabrane ćelije. (U Excelu 2010 odaberite opciju "Zalijepi" ili "Zalijepi formule" na skočnom izborniku.) Formula će automatski ažurirati reference ćelija tako da označava referencu troškova, prihoda i datuma (ako se koristi) iz trenutnog retka i referenca stanja iz retka iznad trenutnog retka.
Korak 9. Spremite proračunsku tablicu
Dajte proračunskoj tablici smislen naziv, primjerice "Praćenje troškova.xls" ili "Osobni proračun.xls". Kao i kod proračunske tablice proračuna temeljene na predlošcima, možda ćete u naziv datoteke uvrstiti svoje ime i godinu. (Opet, imajte na umu da se navodnici koriste samo za prikaz imena primjera i ne smiju se upisivati. Također ne upisujete sufiks datoteke; Excel vam to nudi.)
Excel 2003 i starije datoteke spremaju proračunske tablice u starijem ".xls" formatu, dok Excel 2007 i 2010 spremaju proračunske tablice u novijem ".xlsx" formatu zasnovanom na XML-u, ali mogu čitati i spremati proračunske tablice i u starijem ".xls" formatu.. Ako imate nekoliko računala i namjeravate ovu proračunsku tablicu zadržati na svima, upotrijebite stariji format ako neko od vaših računala ima Excel 2003 ili stariji i noviji format ako sva vaša računala imaju barem Excel 2007
Video - Korištenjem ove usluge neki se podaci mogu podijeliti s YouTubeom
Savjeti
- Upotrijebite "Automatsko dovršavanje" za kategorije rashoda i prihoda kako biste osigurali dosljedan pravopis.
- Da biste razlikovali plaćene račune od neplaćenih, ali predviđenih troškova, možete podebljati ili obojiti tekst plaćenih računa ili upotrijebiti zasjenjivanje ćelija.
- Da biste izbjegli slučajno mijenjanje zaglavlja formule ili stupca, možda ćete htjeti zaštititi te ćelije od promjena. Odaberite ćelije koje želite promijeniti (datum, kategoriju primatelja uplate, trošak, prihod i vrijednosti dopisa), te otključajte te ćelije, a zatim primijenite zaštitu na cijelu proračunsku tablicu.
