Ovaj wikiHow vas uči kako automatizirati izvješćivanje podataka u programu Microsoft Excel. Za vanjske podatke, ovaj wikiHow će vas naučiti kako postavljati upite i stvarati izvješća iz bilo kojeg vanjskog izvora podataka (MySQL, Postgres, Oracle itd.) Iz vašeg radnog lista pomoću Excel dodataka koji povezuju vaš radni list s vanjskim izvorima podataka.
Za podatke koji su već pohranjeni na radnom listu programa Excel, pomoću makronaredbi sastavit ćemo izvješća i izvoziti ih u različite vrste datoteka pritiskom na jednu tipku. Srećom, Excel dolazi s ugrađenim snimačem koraka što znači da nećete morati sami kodirati makroe.
Koraci
Metoda 1 od 2: Za podatke koji se već nalaze u Excelu
Korak 1. Ako su podaci o kojima trebate izvještavati već pohranjeni, ažurirani i održavani u Excelu, možete automatizirati tijekove izvješćivanja pomoću makronaredbi
Makroi su ugrađena funkcija koja vam omogućuje automatiziranje složenih i ponavljajućih zadataka.
Korak 2. Otvorite Excel
Dvaput kliknite (ili kliknite ako ste na Mac računalu) ikonu aplikacije Excel koja nalikuje bijelom "X" na zelenoj podlozi, a zatim kliknite Prazna radna bilježnica na stranici predložaka.
- Na Macu ćete možda morati kliknuti Datoteka a zatim kliknite Nova prazna radna knjiga u rezultirajućem padajućem izborniku.
- Ako već imate Excel izvješće koje želite automatizirati, umjesto toga dvaput kliknite datoteku izvješća da biste je otvorili u Excelu.
Korak 3. Unesite podatke svoje proračunske tablice ako je potrebno
Ako niste dodali oznake stupaca i brojeve za koje želite automatizirati rezultate, učinite to prije nego nastavite.
Korak 4. Omogućite karticu Developer
Prema zadanim postavkama, Programer kartica se ne prikazuje na vrhu prozora programa Excel. Ovisno o operativnom sustavu, možete ga omogućiti na sljedeći način:
- Windows - kliknite Datoteka, kliknite Opcije, kliknite Prilagodite vrpcu na lijevoj strani prozora označite okvir "Developer" u donjoj desnoj strani prozora (možda ćete se prvo morati pomaknuti prema dolje) i kliknite u redu.
- Mac - kliknite Excel, kliknite Postavke…, kliknite Vrpca i alatna traka, označite okvir "Developer" na popisu "Main Tabs" i kliknite Uštedjeti.
Korak 5. Kliknite Developer
Ova bi se kartica sada trebala nalaziti pri vrhu prozora programa Excel. Time ćete otvoriti alatnu traku pri vrhu prozora programa Excel.
Korak 6. Pritisnite Snimanje makronaredbi
Nalazi se na alatnoj traci. Pojavit će se skočni prozor.
Korak 7. Unesite naziv makronaredbe
U tekstni okvir "Naziv makronaredbe" upišite naziv svoje makronaredbe. To će vam pomoći da kasnije identificirate makronaredbu.
Na primjer, ako stvarate makronaredbu koja će od vaših dostupnih podataka napraviti grafikon, možete mu dati naziv "Chart1" ili slično
Korak 8. Izradite kombinaciju tipki prečaca za makronaredbu
Pritisnite tipku ft Shift zajedno s drugom tipkom (npr. Tipkom T) da biste stvorili tipkovnički prečac. Ovo ćete kasnije koristiti za pokretanje makronaredbi.
Na Macu će kombinacija tipki prečaca biti ⌥ Option+⌘ Command i vaš ključ (npr. ⌥ Option+⌘ Command+T)
Korak 9. Pohranite makronaredbu u trenutni Excel dokument
Kliknite padajući okvir "Spremi makro u", a zatim kliknite Ova Radna sveska kako bi se osiguralo da će makronaredba biti dostupna svima koji otvore radnu knjigu.
Da biste spremili makronaredbu, morat ćete Excel datoteku spremiti u posebnom formatu
Korak 10. Pritisnite U redu
Nalazi se pri dnu prozora. Time ćete spremiti postavke makronaredbi i prebaciti vas u način snimanja. Svi koraci koje poduzmete od sada do zaustavljanja snimanja bit će snimljeni.
Korak 11. Izvedite korake koje želite automatizirati
Excel će pratiti svaki klik, pritisak na tipku i opciju oblikovanja koju unesete i dodati ih na popis makronaredbi.
- Na primjer, da biste odabrali podatke i od njih stvorili grafikon, istaknuli biste svoje podatke, kliknite Umetnuti pri vrhu prozora programa Excel kliknite vrstu grafikona, kliknite format grafikona koji želite koristiti i po potrebi uredite grafikon.
- Ako želite koristiti makro za dodavanje vrijednosti iz ćelija A1 kroz A12, kliknite na praznu ćeliju, upišite = SUM (A1: A12) i pritisnite ↵ Enter.
Korak 12. Pritisnite Zaustavi snimanje
To je u Programer alatnoj traci kartice. Ovo će zaustaviti snimanje i spremiti sve korake koje ste poduzeli tijekom snimanja kao pojedinačnu makronaredbu.
Korak 13. Spremite svoj Excel list kao datoteku s omogućenim makronaredbama
Klik Datoteka, kliknite Spremi kaoi promijenite format datoteke u xlsm umjesto xls. Zatim možete unijeti naziv datoteke, odabrati mjesto datoteke i kliknuti Uštedjeti.
Ako to ne učinite, makronaredba neće biti spremljena kao dio proračunske tablice, što znači da drugi ljudi na različitim računalima neće moći koristiti vašu makronaredbu ako im pošaljete radnu knjigu
Korak 14. Pokrenite makronaredbu
Pritisnite kombinaciju tipki koju ste stvorili kao dio makronaredbe da biste to učinili. Trebali biste vidjeti da se vaša proračunska tablica automatizira prema koracima vaše makronaredbe.
Makro možete pokrenuti i klikom na Makronaredbe u Programer karticu, odabirom naziva makronaredbe i klikom na Trčanje.
Metoda 2 od 2: Za vanjske podatke (MySQL, Postgres, Oracle itd.)
Korak 1. Preuzmite Kloudio -ov Excel dodatak iz Microsoft AppSource
To će vam omogućiti stvaranje trajne veze između vanjske baze podataka ili izvora podataka i vaše radne knjige. Ovaj dodatak također radi s Google tablicama.
Korak 2. Stvorite vezu između svog radnog lista i vanjskog izvora podataka klikom na gumb + na portalu Kloudio
Upišite pojedinosti svoje baze podataka (vrsta baze podataka, vjerodajnice) i odaberite sve mogućnosti sigurnosti/šifriranja ako radite s povjerljivim podacima ili podacima tvrtke.
Korak 3. Nakon što uspostavite vezu između radnog lista i baze podataka, moći ćete postavljati upite i sastavljati izvješća iz vanjskih podataka bez napuštanja Excela
Izradite svoja prilagođena izvješća s portala Kloudio, a zatim ih odaberite s padajućeg izbornika u Excelu. Zatim možete primijeniti sve dodatne filtre i odabrati učestalost osvježavanja izvješća (tako da se vaša proračunska tablica prodaje može automatski ažurirati svaki tjedan, dan ili čak sat.)
Korak 4. Osim toga, također možete unijeti podatke u svoj povezani radni list i zatražiti da podaci ažuriraju vaš vanjski izvor podataka
Izradite predložak za prijenos s portala Kloudio i moći ćete ručno ili automatski prenijeti promjene u proračunskoj tablici u vanjski izvor podataka.
Video - Korištenjem ove usluge neki se podaci mogu podijeliti s YouTubeom
Savjeti
- Preuzimajte Excel dodatke samo s Microsoftovog AppSourcea, osim ako ne vjerujete davatelju treće strane.
- Makroi se mogu koristiti za bilo što, od jednostavnih zadataka (npr. Dodavanje vrijednosti ili stvaranje grafikona) do složenih (npr. Za izračunavanje vrijednosti ćelije, stvaranje grafikona od rezultata, označavanje grafikona i ispis rezultata).
- Prilikom otvaranja proračunske tablice s uključenom makronaredbom, možda ćete morati kliknuti Omogući sadržaj u žutom natpisu pri vrhu prozora da biste mogli koristiti makronaredbu.
Upozorenja
- Makronaredbe se mogu koristiti zlonamjerno (npr. Za brisanje datoteka na računalu). Nemojte pokretati makronaredbe iz nepouzdanih izvora.
- Makroni će implementirati doslovno svaki korak koji napravite tijekom snimanja. Pazite da niste slučajno unijeli netočnu vrijednost, otvorili program koji ne želite koristiti ili izbrisali datoteku.
