E -pošta, kao i drugi oblici komunikacije, ima vlastiti bonton i društvene protokole. Ako trebate napisati e -poruku s molbom za povratne informacije na poslu ili u školi ili na pisanom rukopisu, razmislite o fraziranju, vremenu i strukturi prilikom izrade e -pošte kako bi bila što učinkovitija. Ljubaznost, točnost i preciznost u vašim e -porukama mogu vam pomoći da dobijete povratne informacije koje su vam potrebne.
Koraci
Metoda 1 od 4: Traženje povratnih informacija na poslu
Korak 1. Obratite se osobi koja je najbolje osposobljena komentirati vaš rad
Često će to biti upravitelj neposredno iznad vas. U svakom slučaju, trebali biste početi s njima ili s starijim kolegom ili suradnikom. Imat će iskustvo da vam pomognu i daju vam povratne informacije koje su vam potrebne.
Korak 2. Budite ljubazni i skromni u e -pošti
Za e -poštu trebate slijediti norme u svom uredu. Poniznost dugo napreduje u traženju povratnih informacija, ali nemojte biti toliko skromni da vaš šef ili menadžer misle da ne znate ništa o svom poslu. Radije postavite pitanja na način koji prikazuje vaš napredak na projektu ili zadatku. To će šefu dati do znanja da ne sjedite samo na rukama i čekate povratne informacije. Također imajte na umu sljedeće savjete.
- Možete reći: „Radio sam na prezentaciji za sutra kada sam naišao na poteškoće s formatom-nisam siguran slijedim li standarde tvrtke. Priložio sam prezentaciju. Imate li prijedloge za format? Hvala vam na pomoći oko ovoga.”
- Ne zaboravite im zahvaliti putem e -pošte.
Korak 3. Budite konkretni u zahtjevu za povratnu informaciju
To vam može pomoći da izbjegnete previše široke povratne informacije koje vam vjerojatno neće pomoći u vašem poslu. Izbjegavajte pitanja da ili ne, osim ako to nije potrebno. Umjesto toga usredotočite se na određene dijelove projekta na kojima je potrebno raditi. Pokušajte ne gađati svog šefa ili suradnika svim mogućim pitanjima koja biste mogli imati o svom poslu odjednom.
- Na primjer, možete reći: „Nisam bio siguran kako postupiti s Eastmanovom datotekom. Klijent nije odgovorio na moje e-poruke, a budući da je to zadatak visokog prioriteta, smatrao sam da je najbolje poslati vam poruku e-pošte da vidite što bih trebao učiniti.”
- Ako tražite općenitije povratne informacije u obliku pregleda ili izvješća, zatražite to posebno. Biti pristojan, sažet i što specifičniji možete pomoći. Na primjer, mogli biste zatražiti izvješće o svojoj učinkovitosti ili kreativnosti. Ako tražite povratne informacije od onih koji vam se jave, možda ćete morati provesti anonimnu anketu.
SAVJET STRUČNIKA
Alyson Garrido, PCC
Workplace Coach Alyson Garrido is an International Coach Federation accredited Professional Certified Coach (PCC), Facilitator, and Speaker. Using a strengths-based approach, she supports her clients with job search and career advancement. Alyson provides coaching for career direction, interview preparation, salary negotiation, and performance reviews as well as customized communication and leadership strategies. She is a Founding Partner of the Systemic Coach Academy of New Zealand.
Alyson Garrido, PCC
Trener na radnom mjestu
Isprobajte KISS metodu kada tražite opće povratne informacije.
KISS model odličan je način da pomognete ljudima da vam daju odgovarajuće povratne informacije o radnjama. Pitajte osobu,"
zadržati? Što bih trebao poboljšati? Što bih trebao početak? A što bih trebao Stop?"
Korak 4. Pošaljite poruku zahvale nakon što odgovore
Ako povratne informacije sugeriraju da trebate puno poboljšanja ili da vaš rad nije na razini, uključite kratku izjavu o tome kako ćete to popraviti. Dajte si vremena da obradite emocije prije nego što odmah odgovorite.
Odgovorite u roku od najviše 1-2 dana
Metoda 2 od 4: Traženje povratnih informacija u školi
Korak 1. Identificirajte se
Vaš učitelj može imati stotine učenika, posebno ako su profesor na fakultetu. Morat ćete uključiti svoje ime (prvo i posljednje), svoj razred i odjeljak. Ako još uvijek idete u srednju školu, to može značiti vaše razdoblje ili razdoblje. Na ovaj način nećete gubiti vrijeme učitelja pokušavajući ih shvatiti tko ste, a oni će potrošiti više vremena na povratne informacije koje su vam potrebne.
Korak 2. Neka bude formalno
Ponekad se učenici bore s tim prilikom prvog slanja e -pošte učiteljima. Možete reći „Zdravo dr. Smith“ili „Draga gospođo Turner“. Ako vam je učitelj poslao e -poruku, nemojte biti manje formalni nego što su bili. Neka ton ostane profesionalan. Umjesto toga, recite: „Hej, što mislite o mojim novinama? Nije najveći ", recite," Nisam siguran da razumijem zadatak. Imao sam neka konkretna pitanja u vezi s novinama.”
Korak 3. Neka bude kratak
Ne brinite o objašnjavanju cijelog konteksta vaših pitanja, osim ako kontekst nije neophodan za ta pitanja. Na primjer, ako tražite povratnu informaciju o mogućem produženju, vašem će učitelju možda trebati kontekst, ali ako jednostavno pokušavate postaviti pitanje o zadatku, nemojte mu pričati priču o tome kako vas je pas natjerao da zakasnite i zašto sada šaljete e -poštu (osim ako je vrlo blizu vremena za dodjelu zadatka) ili bilo što drugo što bi moglo biti irelevantno za trenutni zadatak.
Korak 4. Nemojte čekati da zatražite povratne informacije do noći prije ispita ili roka
Ne samo da vam učitelj vjerojatno neće dati povratnu informaciju tako blizu roka, vjerojatno će biti i iziritirani što ste čekali zadnji trenutak da ih zamolite za povratnu informaciju. Ako morate poslati last minute pitanja, budite kratki, konkretni i ispričajte se. Učitelj će imati veću vjerojatnost da će odgovoriti, pod pretpostavkom da na vrijeme vide e -poruku.
Korak 5. Koristite formate datoteka koje je vaš učitelj zatražio
Učitelj će vam često na nastavnom planu reći koje formate datoteka će prihvatiti za zadatke ili u e -porukama. Na primjer, ako vaš učitelj navede.doc datoteku, nemojte slati.pdf ili.pages datoteku. Ako niste sigurni, možete poslati.rtf ili.pdf datoteku ili jednostavno zatražiti.
Korak 6. Zatražite povratne informacije o radu ili ispitu koji ste već predali
Jednostavno morate profesoru poslati e -poruku i biti pristojan. Ako profesor ima radno vrijeme, možete ih posjetiti ili dogovoriti termin. Možete reći: "Dragi profesore Smith, na svom ispitu nisam uspio onoliko koliko sam očekivao. Možete li mi pomoći da riješim neke od svojih grešaka kako bih na sljedećem ispitu mogao biti bolji?" Vaš profesor bi obično trebao pozitivno odgovoriti na takav zahtjev.
Metoda 3 od 4: Traženje povratne informacije o rukopisu
Korak 1. Prvo pošaljite e -poruku nekome koga poznajete
Ako želite pažljivu povratnu informaciju, najbolja osoba koju ćete dati je netko koga poznajete, po mogućnosti prijatelj ili kolega. Kada e -poštom šaljete nekome koga poznajete radi povratnih informacija, svakako mu pošaljite e -poruku onako kako biste to obično učinili. Ako biste ih obično zvali, onda biste to vjerojatno trebali učiniti. Ne šaljite rukopis u prvom e -mailu, osim ako znate da će vjerojatno reći da (netko za koga ste pročitali rukopis ili netko kome je ponuđeno da pročita vaš).
Možete uključiti kratak opis ili sažetak, ovisno o tome je li osoba kojoj šaljete e -poruku prijatelj ili kolega
Korak 2. Pošaljite e -poštu stručnjaku
Ako vam zaista treba savjet stručnjaka, pošaljite e -poruku stručnjaku kojeg poznajete i objasnite svoj projekt i zašto vam je potrebna povratna informacija. Nemojte biti uporni, nego im se ljubazno zahvalite na pažnji i recite: "Razumijem ako nemate vremena za povratne informacije." Možda biste čak htjeli pitati znaju li nekoga s vremenom i stručnošću koji vam može pomoći ako ne može.
Korak 3. Nemojte hladnom e-poštom poslati nekome rukopis
To će vjerojatno ostati bez odgovora, osim ako im izričito ne kažete da ćete platiti njihovu pomoć. Ako su poznati autor, malo je vjerojatno da će odgovoriti na takav e -mail jer primaju gomilu takvih e -poruka. Umjesto toga, prvo pitajte svoje prijatelje, kolege, profesore itd. Vjerojatnije je da će vam moći pomoći, a i vjerojatnije da će vam željeti pomoći.
Korak 4. Od njihovih povratnih informacija precizirajte što želite
Ako želite samo pozitivne povratne informacije, recite im to. Recite im želite li detaljne povratne informacije, lokalne ili globalne povratne informacije i želite li estetske, gramatičke ili strukturne povratne informacije. To može uvelike pomoći čitatelju da zna što želite od njega.
- Pozitivne povratne informacije ne moraju biti nekonstruktivne. Ako objasne zašto im se sviđa ono što im se sviđa, možete naučiti mnogo o svom rukopisu.
- Ako dobijete negativne povratne informacije, dajte si vremena da odgovorite. Ako su vam prijatelji, vjerojatno samo žele pomoći. Ako su oni profesori, koliko god bili ljuti ili uznemireni, ne biste trebali na takav način reagirati. Umjesto toga, zahvalite im na pomoći i krenite dalje. Nakon nekog vremena možda ćete otkriti da su povratne informacije bile korisne, čak i ako način na koji su dostavljene nije.
Korak 5. Dajte čitatelju vremena da odgovori
Ako ste zatražili detaljne povratne informacije o novom rukopisu, ne očekujte povratne informacije u roku od jednog dana ili čak tjedan dana. Za uređivanje rukopisa te duljine potrebno je vrijeme. Ako imate rok prema kojem radite, obavijestite čitatelja o tome. Također ih možete jednostavno pitati mogu li izvršiti uređivanje do određenog datuma. Upamtite da oni imaju svoj život i obaveze.
Korak 6. Zahvalite im na pomoći
Ako je prijatelj, možda biste mu htjeli kupiti poklon poput kutije čokolade ili jednostavno na vrijeme vratiti uslugu. Ako je riječ o profesoru, možda biste htjeli napisati zahvalnicu kako biste im javili da cijenite njihov rad i vrijeme. Ako zaboravite zahvaliti čitatelju, može se osjećati iskorišteno i/ili neocijenjeno, a može biti i manje vjerojatno da će vam pomoći u budućnosti.
Metoda 4 od 4: Traženje povratnih informacija od kupaca
Korak 1. Ne postavljajte previše pitanja
Korisnici su preplavljeni anketama iz gotovo svih tvrtki. Ako želite osigurati da kupac automatski briše vašu e -poštu nakon čitanja, ispunite je s tonom pitanja. Ako želite zadržati kupca zainteresiranim, postavite jedno ili dva pitanja i ostavite to tako.
Korak 2. Postavljajte otvorena pitanja
Radije koristite pitanja da/ne, postavite pitanje koje izaziva potpunije odgovore. Umjesto pitanja: "Biste li nas preporučili prijatelju?", Pitajte "Kako biste nas opisali prijatelju?" Ova vrsta pitanja daje vam više informacija u odgovorima od jednostavnog pitanja da/ne.
Korak 3. Neka kupac zna da ćete mu se brzo vratiti
Zbog toga se klijent osjeća kao da njegovo mišljenje ne ide samo u neku ogromnu pristiglu poštu, gdje se može, ali i ne mora čitati ili razmatrati. Također ćete vjerojatno dobiti iskrenije povratne informacije, ako znaju da ćete odgovoriti.
Kad odgovorite, budite iskreni i profesionalni. U današnjoj kulturi viralnog interneta možete u sekundi uništiti ugled tvrtke ako na to odgovorite nečim drugim osim profesionalnošću i iskrenošću
Korak 4. Nemojte uključivati bljeskalicu ili druge značajke sporog učitavanja
Ako korisnik ima spor odnos, vjerojatno će izbrisati e -poruku odmah kad vidi da se ne može učitati. Upamtite da su vam povratne informacije često važnije od njih.
Korak 5. Koristite dobro osmišljen font i format
Želite da vaša e -pošta izgleda čisto i profesionalno. E -poruka s lošom grafikom ili stripom bez snova vjerojatno neće zadiviti vaše klijente. Umjesto toga, koristite standardne fontove poput Times New Roman ili Arial ako niste sigurni u font, a višak grafike svedite na minimum.
Korak 6. Provjerite je li e-pošta prilagođena uređaju
Format s jednim stupcem fleksibilniji je od dizajna s više stupaca. Također ćete se pobrinuti da vaši fontovi nisu premali. Željeli biste da e -pošta ima prednost na prijenosnim računalima, telefonima i tabletima. Budući da toliko mnogo ljudi provjerava njihovu e -poštu na mobitelu, imperativ je da e -poštu oblikujete u skladu s tim.
Pomoć za pisanje e-pošte
Stvari koje treba uključiti u e -poruku tražeći povratne informacije
Stvari koje treba izbjegavati u e -pošti tražeći povratne informacije
Komentirana e -pošta s molbom za povratnu informaciju
Video - Korištenjem ove usluge neki se podaci mogu podijeliti s YouTubeom
Savjeti
- Ne pipajte ljude za povratne informacije.
- Održavajte odgovarajući bonton e -pošte za situaciju.
- Malo poniznosti ide daleko.
