E-pošta je danas jedan od najčešće korištenih oblika komunikacije, uz tekstualne poruke, telefonske pozive i aplikacije za razmjenu trenutnih poruka. Dopisivanje s e -poštom bilo je toliko uobičajeno da su mnogi zaboravili kako ga pravilno stvoriti. Dobro sastavljena e-poruka odražava profesionalizam i iskrenost u poruci koju prenosi, pa je apsolutno potrebno da morate znati kako formatirati poruku e-pošte.
Koraci
Korak 1. Sastavite temu svoje e -pošte
Predmet poruke e -pošte služi kao kratki sažetak o čemu se radi u poruci. Predmet bi trebao biti jasan i sažet kako bi mogao dati primatelju ideju o temi vaše e -pošte u samo nekoliko jednostavnih riječi.
- Na primjer, ako pišete nekome o nekom poslu, nemojte komplicirati naslov s previše detalja poput "Sviđa mi se automobil koji vozite. Obožavam njegovu plavu boju, a kotači su prekrasni.”
- Jasno navedite svoj motiv izravno na temi. Na primjer: "Zainteresirani kupac vaše plave limuzine."
Korak 2. Uključite odgovarajuće pozdrave
Nemojte odmah započeti e -poštu s onim što trebate reći. Uključite uobičajene pozdrave poput "Pozdrav" ili "Dobar dan". Ne biste željeli da slučajna osoba ode gore i odmah razgovara s vama, a da vas ni ne pozdravi, zar ne? Isto je i za e -poštu.
Da bi vaš pozdrav bio osobniji, u pozdrav pozdravite primatelja
Korak 3. Napišite tijelo svoje poruke
Ovisno o vrsti poruke koju pišete i kome je šaljete, možete je napisati kako želite.
- Ako pišete nekome ko vam je blizak, možete učiniti da vaša e -pošta zvuči osobno; ali ako pišete poslovno pismo, morate zadržati e -poštu što je moguće profesionalnije.
- Također morate imati na umu format svoje poruke. Ne koristite teško čitljive stilove fontova, veličine i formate te izbjegavajte korištenje velikih slova. Velika slova, u digitalnom svijetu, nalikuju vikanju.
Korak 4. Uključite završnu riječ
Nemojte samo završiti svoju e -poštu tamo gdje vaša poruka završava. Napišite završne riječi poput "S poštovanjem", "Srdačan pozdrav" ili bilo što što mislite da će najbolje odgovarati e -pošti koju sastavljate.
Završne riječi svakako bi trebale odgovarati vašoj e -pošti. Zašto? Jer ako pišete poslovnu poruku, ne biste htjeli napisati "S ljubavlju svoje" kao završnu riječ za svoje pismo; bilo bi neprikladno
Korak 5. Dodajte potpis
Iako vaša adresa e -pošte već sadrži vaše ime na svakoj e -pošti koju pošaljete, ipak se preporučuje da uz svaku poruku koju sastavite uključite potpis. Potpisi mogu biti običan tekst ili, ako želite biti kreativni, slike (poput logotipa, robnih marki itd.).
Upotrijebite opciju Potpis bilo koje web -pošte ili aplikacije klijenta e -pošte za stvaranje vlastitog potpisa
Savjeti
- Osim formatiranja e -poruka, trebali biste koristiti i pravilno imenovane e -adrese. Slanje poruka prijatelju iz djetinjstva na "[email protected]" je u redu, ali to nije tako sjajna ideja kada šaljete poslovne e -poruke svom šefu.
- Prilikom izrade e -poruka koristite odgovarajuće internetske etikete. Ne šaljite neželjenu poštu ili poruke nepoznatim kontaktima.
- Uvijek dvaput provjerite svoju poruku e-pošte prije nego što je pošaljete kako biste izbjegli slanje više poruka jednom primatelju. Vaše poruke mogu biti označene kao SPAM ako to učinite.
