Duplicirani zapisi mogu se pojaviti ako imate više ljudi koji unose podatke u bazu podataka bez dovoljno zaštitnih mjera. Spajanje nekoliko baza podataka također može uzrokovati duplikate. Access nudi alat za upite za pronalaženje duplikata u vašoj bazi podataka. Zatim ih možete ukloniti ili spojiti, čineći vašu bazu podataka lakšom za čitanje i učinkovitijom.
Koraci
Korak 1. Saznajte što čini podatke "duplikatima"
Duplicirani podaci ne znače da su sva polja identična. Na primjer, kupac koji je dva puta ušao u bazu podataka može imati dva različita ID -a i potencijalno različit pravopis. S druge strane, ako je naziv uobičajen, to bi mogla biti dva različita kupca. Morat ćete usporediti dostupne podatke i pažljivo provjeriti svaki rezultat kako biste utvrdili što jest, a što nije duplikat.
Korak 2. Izradite sigurnosnu kopiju baze podataka
Preporučuje se da napravite novu sigurnosnu kopiju prije velikih promjena. Na ovaj način možete vratiti bazu podataka ako slučajno izbrišete pogrešne unose.
- Pritisnite izbornik Datoteka i odaberite "Spremi kao" ili "Spremi i objavi".
- Kliknite "Sigurnosna kopija baze podataka" u odjeljku Napredno. Slijedite upute za izradu sigurnosne kopije baze podataka.
Korak 3. Obavijestite ostale korisnike da namjeravate promijeniti
Kako biste izbjegli sukobe podataka, pokušajte osigurati da drugi korisnici neće dodavati podatke u bazu podataka. To nije potrebno, ali kasnije vam može uštedjeti glavobolju ako stvari krenu po zlu.
Postavite svoju bazu podataka na isključivi način ako možete. To će spriječiti da drugi korisnici naprave bilo kakve promjene. Pritisnite izbornik Datoteka i odaberite "Opcije", a zatim odaberite "Postavke klijenta". U odjeljku "Zadani otvoreni način rada" odaberite "Ekskluzivno". Ako nemate mnogo ljudi koji koriste bazu podataka, općenito se ne morate brinuti o tome
Korak 4. Otvorite čarobnjak upita
Alat za upite može pronaći unose koji sadrže duplicirani sadržaj. Postupak pokretanja čarobnjaka razlikuje se ovisno o verziji programa Access koju koristite:
- 2013/2010 - Kliknite karticu "Kreiraj", a zatim kliknite "Čarobnjak upita".
- 2007 - Kliknite karticu "Umetni" ili "Kreiraj" i odaberite "Čarobnjak upita".
- 2003. - Otvorite prozor baze podataka i odaberite karticu "Upiti". Pritisnite gumb "Novo".
Korak 5. Odaberite "Čarobnjak za pronalaženje duplikata upita"
Ovaj upit uspoređuje polja kako bi se pronašli duplicirani unosi.
Korak 6. Odaberite tablicu koju želite pretraživati
Sve tablice u vašoj bazi podataka bit će navedene. Odaberite tablicu koju želite provjeriti ima li duplikata.
Za većinu provjeravanja duplikata želite zadržati odabran prikaz "Tablice"
Korak 7. Odaberite polja za koja mislite da sadrže duplikate
Odaberite sva polja koja želite usporediti za duplicirane podatke. Uključite dovoljno polja za donošenje prosudbe. Duplikati se vraćaju samo ako polja odgovaraju znaku za znak. Djelomična podudaranja možete koristiti izrazima.
- Izbjegavajte korištenje općih polja. Izbjegavajte korištenje polja poput datuma ili lokacije kako biste smanjili nered pri usporedbi unosa.
- Bez dovoljno polja za razlikovanje zapisa ili s previše općenitim poljima, dobit ćete mnogo dupliciranih rezultata.
Korak 8. Odaberite dodatna polja za prikaz
Dodatno ili dva polja mogu vam pomoći da odlučite jesu li podaci doista duplikati. Na primjer, polje ID narudžbe pomoći će vam da utvrdite jesu li isti naziv dva puta zasebni unosi. Uključite barem jedno polje kako biste lakše razlikovali i spriječili slučajni gubitak podataka.
Korak 9. Kreirajte upit
Od vas će se tražiti da upitu date naziv. Kliknite "Završi" da biste vidjeli rezultate.
Korak 10. Pažljivo pregledajte svoje rezultate
Prikazat će se svi mogući duplikati na temelju vaših kriterija. Prođite kroz svaki od rezultata i upotrijebite znanje koje imate o svojoj tvrtki da odlučite je li unos duplikat. Prije nego što ga uklonite, provjerite je li zapis duplikat.
Ako se ne možete odlučiti, ponovno stvorite upit s dodatnim poljem koje će vam pomoći pri donošenju odluke
Korak 11. Izbrišite dvostruke zapise
Desnom tipkom miša kliknite lijevi stupac i odaberite "Izbriši zapis" da biste uklonili duplikat. Možete odabrati više zapisa da biste ih izbrisali odjednom.
- Možda ćete htjeti spojiti neke podatke iz jednog od dupliciranih zapisa u zapis koji planirate voditi.
- Pazite da ne izbrišete sve zapise koji se pojavljuju na dupliciranom popisu rezultata ili vam neće ostati izvorni zapis.
