Uvijek je frustrirajuće kad morate čekati odgovor, bilo da se radi o razgovoru za posao, poslovnom prijedlogu ili samo o planovima s prijateljem. Slanje dodatne e-pošte može biti vrlo učinkovito u dobivanju tog odgovora, osobito ako podnesete zahtjev nakon razumnog čekanja i napišete ga jasno, sažeto i s poštovanjem. Kako biste dodatno poboljšali svoje izglede za uspjeh, učinite što je moguće više "nožnog posla" kako biste olakšali stvari primatelju.
Koraci
Metoda 1 od 3: Odabir vremena i mjesta za slanje dodatnih informacija
Korak 1. Pričekajte najmanje 3 radna dana da pošaljete daljnje upute
Ne postoji univerzalno pravilo koliko dugo trebate čekati prije nego što pošaljete naknadnu poruku e-pošte. Dobro pravilo je 3 radna dana, osim ako vaša kontakt osoba ne navede određeni datum kada će odgovoriti. U tom slučaju pričekajte najmanje 1 radni dan nakon tog datuma.
- Na primjer, ako je osoba rekla da će odgovoriti prije ili u utorak 19., pričekajte barem do srijede, 20. da biste odgovorili.
- Za nastavak razgovora za posao obično je bolje pričekati najmanje 5 radnih dana.
- Nije potrebno računati samo radne dane (to jest, preskakanje vikenda i praznika) prilikom osobnog praćenja.
- Nemojte pretpostavljati najgore poput toga da niste dobili posao ili da ih ne zanima vaš poslovni prijedlog-samo zato što niste dobili brzi odgovor. Vaša kontakt osoba može biti jako zaposlena!
Korak 2. Adresirajte e -poruku izravno na svoju kontakt osobu
To uvijek vrijedi za osobnu e-poštu, naravno, i obično je to najbolja strategija za daljnje poslovanje. Ako vam je osoba dala svoje podatke za kontakt ili vas pozvala na daljnji rad s njom, poruku uvijek pošaljite izravno njoj (i samo njima).
- Ako vam osoba nije dala svoje podatke za kontakt ili vas pozvala na daljnji rad s njom, pošaljite e-poruku upućenoj osobi za kontakt (poput administrativnog pomoćnika ili koordinatora za zapošljavanje). Zatražite u predmetu da se poruka uputi osobi s kojom ste prethodno imali posla.
- Ako ste s osobom prethodno kontaktirali putem e -pošte, upotrijebite iste adrese e -pošte "do" i "od" kao i prije.
Korak 3. Ukupno ne šaljite najviše 2 dodatne e-pošte
Dovoljno je teško znati kada poslati daljnji rad, pa što je s nastavkom praćenja? Ako vaše prvo praćenje ostane bez odgovora, pričekajte najmanje 1-2 radna dana da pošaljete drugo praćenje. Ako ova druga poruka ostane bez odgovora, prestanite pratiti ili se obratite nekom drugom u tvrtki.
- Iako možete stvoriti novu poruku za nadogradnju ako želite, također je u redu poslati istu poruku kao i vaš izvorni nastavak, ali dodajte napomenu pri vrhu poput ove: “(Tom: Poslao sam ovaj nastavak u utorak i nestrpljiv sam da vam se javim u vezi poslovnih prilika o kojima smo razgovarali prošlog četvrtka. Hvala, Jan)”
- Kao opće pravilo, ne brinite uopće (o tome da nećete dobiti posao, itd.) Ako morate poslati 1 daljnju poruku. Brinite se samo ako morate poslati 2 dodatna pregleda. Počnite se još više brinuti ako vam se ne javi nakon drugog praćenja!
Korak 4. Uklonite potrebu za praćenjem putem e-pošte s zahvalnicom
Uvijek je pristojno poslati poruku zahvale dan nakon bilo kojeg poslovnog sastanka-osobito, ali ne samo, razgovora za posao-kao i nakon mnogih scenarija osobnog kontakta. Ako u ovu zahvalu unesete nadopunu, možda ćete moći potaknuti odgovor, a da nekoliko dana kasnije ne morate poslati zasebnu nadogradnju.
- E-poruka s zahvalnicom može koristiti gotovo isti format i sadržaj kao i naknadna e-poruka, samo s malo više prostora posvećenog zahvaljivanju osobi i nešto manje utroška na traženje odgovora.
- To se ipak ne računa kao "službeno" praćenje, pa i dalje možete poslati do 2 "stvarna" nastavka ako je potrebno!
Metoda 2 od 3: Oblikovanje naknadnih e-poruka
Korak 1. Obratite se izravno svom prethodnom kontaktu u retku predmeta
Ako je naslov teme nejasan ili irelevantan, vaš nastavak može završiti nepročitan ili u kanti za smeće. Pažljivo birajte riječi tako da se naslovna tema odmah i eksplicitno poveže s vašom interakcijom s primateljem.
- Jedna je strategija dodati "RE:" u opis vaše prethodne interakcije tako da glasi kao nastavak tog događaja: "RE: Intervju u petak, 23. septembra u 11 sati."
- Druga je mogućnost uključiti vaše ime, kratak i izravan opis te razlog vaše e-pošte: "Terry Regula 9/23 Interview Follow-Up".
- Nikada nemojte pretpostavljati da će osoba prepoznati vašu e -adresu i otvoriti poruku. Koristite naslov teme u svoju korist.
Korak 2. Imenujte primatelja u svom pozdravu i zahvalite mu na kraju
Iako možete biti prikladno neformalni za osobnu naknadnu e-poštu, poslovno praćenje trebalo bi uravnotežiti formalnost poštovanja i bliskost koju ste stvorili prethodnom interakcijom. U većini slučajeva, na primjer, osobu možete pozdraviti njezinim imenom-sve dok se predstavljala kao "Joe Selmon" ili rekla "zovi me Barb".
- Vaš pozdrav obično može izgledati ovako: "Dragi Joe" ili "Draga Barb", osim ako smatrate da je prikladnije više formalnosti: "Dragi gospodine Selmon" ili "Dragi dr. Bennet".
- Za kraj, zahvalite im se posljednji put i upotrijebite svoje ime i prezime: "Hvala ti, Steve Caraway."
Korak 3. Upotrijebite ne više od 3-4 odlomka, svaki dugačak 2-3 rečenice
Kad je riječ o pisanju nastavaka, prijeđite na stvar i brzo stignite! To ne znači pisati samo jednu rečenicu, ali znači stvoriti pojednostavljenu e -poštu bez suvišnih sadržaja. Izradite vitke, čiste odlomke u sljedećim redovima (ili slično):
- Pozdrav
- Stavak 1: hvala i jasna izjava koju pratite.
- Stavak 2: kratki pregled detalja vašeg kontakta.
- Stavak 3: brza potvrda vašeg interesa ili želje.
- Stavak 4: izjava da se „radujete“ažuriranju ili da bi to „bilo zahvalno“.
- Zatvaranje
Korak 4. Navedite sve relevantne podatke koje primatelj treba
Pobrinite se da druga osoba učini što je moguće manje kako bi vas mogla dodatno pratiti. Jedini razlog zašto vam se još nisu javili je vjerojatno zato što su bili zaposleni. Dakle, ako moraju pregledati svoje bilješke ili datoteke kako bi dobili informacije o vašoj prethodnoj interakciji, veća je vjerojatnost da će zaključiti da im nije vrijedno ni vremena da vam se jave sada.
- Ako ste imali intervju, navedite određeni datum i vrijeme, naziv pozicije, ili vrlo brzo rezimirajte intervju ili odabranu anegdotu ili epizodu iz njega. Na primjer: „Pišem za nastavak našeg intervjua prošlog ponedjeljka, 23. u podne. Vjerojatno se sjećate da sam toliko želio pričati o poziciji voditelja prodaje da sam vam skoro prolio kavu po stolu!”
- Obavezno navedite jasne podatke za svaki oblik kontakta za koji želite da ima mogućnost korištenja: e -pošta, telefon/tekst, pošta itd.
Metoda 3 od 3: Biti jasan, sažet i pun poštovanja
Korak 1. Zahvalite primatelju i navedite da ga pratite odmah na početku
Nemojte skrivati činjenicu da pišete nastavak usred e-pošte. Umjesto toga, odmah obavijestite osobu zašto joj se obraćate-i pokažite joj cijenjenje dok to radite!
Pokušajte ovako: „Još jednom hvala što ste odvojili vrijeme za sastanak sa mnom prošlog četvrtka. Pišem da nastavim taj sastanak i vaša razmišljanja o mom prijedlogu."
Korak 2. Ponovno ograničite svoju interakciju i brzo potvrdite svoj interes
Dajte osobi osvježenje u prethodnom kontaktu, osobito u poslovnom scenariju kada znate da je druga osoba vodila mnoge razgovore, sastanke itd. Pobrinite se da se odmah sjete tko ste i o čemu ste razgovarali.
Na primjer: "Bilo mi je zadovoljstvo predstaviti svoj plan o pojednostavljivanju vaših naplata i nadam se da dijelite moje oduševljenje zajedničkim radom na njegovoj provedbi."
Korak 3. Budite izravni i pristojni, nemojte biti uporni, ispričavajući se ili pasivno-agresivni
Nemojte se sramiti nadogradnje! Dobro je potvrditi svoj interes i želju da znate gdje se nalazite, sve dok to činite pristojno i s poštovanjem. Upamtite da niste dužni odgovoriti na svoje uvjete, međutim, podnesite zahtjev, a ne zahtjev.
- Iskoristite ovakav ton: "Radujem se što ću čuti u vezi sa stavom dopiranja do zajednice."
- Nemojte biti uporni: "Obećali ste odgovor do jučer, a ja vam se moram javiti što je prije moguće."
- Nemojte biti ni pasivno-agresivni: "Pretpostavljam da nisam dobio posao budući da mi se niste javili, ali htio bih potvrdu toga."
Korak 4. Pokažite primatelju i recite mu da cijenite njegovo vrijeme
Korištenje jasne teme i odmah prelazak na točku vaše e -pošte pokazuje poštovanje prema vremenu druge osobe. Također je dobra ideja jednom ili dvaput u poruci navesti da cijenite vrijeme koje vam posvećuju. Pretjerano laskanje nije potrebno, pa čak ni od pomoći, ali iskazivanje malo poštovanja uvijek poboljšava vaše šanse za brz odgovor.
- Na primjer: "Znam da ste jako zaposleni u ovo doba godine i cijenim vrijeme koje ste proveli u interakciji sa mnom."
- Ili: „Još jednom hvala što ste odvojili vrijeme da odgovorite na moja pitanja prošlog četvrtka. Imam još samo jedan brzi zahtjev.”
- Ako je osoba bila previše zaposlena da bi vam se javila, pokazati i reći joj koliko cijenite njeno vrijeme odličan je način da je nagovorite da odgovori!
