Zapisivanje prioriteta na papiru funkcionira ako ih možete odbaciti u popodnevnim satima. Uz bujicu dolaznih zadataka kod kuće ili na poslu, mnogi se prenose na sljedeći dan (ili tjedan ili mjesec). Ova Excel proračunska tablica promatra rokove i prema tome mijenja prioritete zadataka. Za 20 minuta donji koraci pružaju učinkovitiji način upravljanja vašim prioritetima.
Koraci
Korak 1. Izradite karticu "Dom" ili "Ured"
Otvorite novu Excel proračunsku tablicu. Desnom tipkom miša kliknite karticu "List1" pri dnu i kliknite Preimenuj. Upišite "Dom" ili "Ured".
Korak 2. Preimenujte Sheet2 u "Template" i Sheet3 u "Točke" ponavljanjem 1. koraka
Korak 3. Izradite tablicu važnosti
Na kartici Bodovi popunite stupce A, B i C:
Korak 4. Definirajte naziv "Važnost"
Odaberite ćeliju A2 do C7. Pritisnite Insert Name Define
Definirajte naziv kao "Važnost" i kliknite U redu
Korak 5. Izradite tablicu napora
Ponovite korake 3, 4 i 5 da biste stvorili tablicu napora u stupcima E, F i G. Odaberite ćelije E2 do G6 i dajte im naziv "Napor".
Korak 6. Izradite tablicu Hitnost
Ponovite korake 3, 4 i 5 za stvaranje tablice Hitnost u stupcima I, J i K. Nazovite ih "Hitnost".
Korak 7. Unesite naslove na karticu Početna
Pritisnite karticu Početna i umetnite naslove u prvi red:
- A - Formula prioriteta A, 1 za najvažniji zadatak, ali može biti i preko 100
- B - Naziv zadatka.
- C - Važnost An A, B, C, D, E ili F iz tablice.
- D - Napor A 1-5, s tablice Napor.
- E - Hitnost Formula zasnovana na datumu dospijeća.
- F - Datum dospijeća kada bi zadatak trebao biti dovršen. Rokovi nisu teški i brzi. Ramp Up govori koliko ste rano mogli započeti zadatak i Produžetak govori koliko bi dana moglo kliziti. Šišanje bi moglo imati povećanje od 5 i produženje od 4 - nema smisla šišati se 2 tjedna ranije i ljudi bi mogli primijetiti da kasni više od 5 dana.
- G - Ramp Up Days before the Date mogli biste započeti zadatak.
- H - Produženje Automatsko produženje roka
- I - Preostali dani Formula. Broj dana prije datuma dospijeća; negativno ako je rok dospio.
- J - Zadatak datuma završetka je zapravo dovršen.
- K - Komentirajte Sve pojedinosti o zadatku.
Korak 8. Unesite popis zadataka
Napomena Prioritet, hitnost i preostali dani ostaju prazni. Oni će biti ispunjeni formulama. Evo primjera kućnih zadataka.
Korak 9. Unesite formule za preostale dane, hitnost i prioritet
Formule u nastavku su za red 2.
- I (preostali dani) = F2-IF (ISBLANK (J2), DANAS (), J2)
- E (hitnost) = IF (I2> G2, 5, IF (I2> 0, 4, IF (I2 = 0, 3, IF (I2+H2> 0, 2, 1))))
- A (prioritet) = VLOOKUP (C2, važnost, 2, FALSE) + VLOOKUP (D2, napor, 2, FALSE) + VLOOKUP (E2, hitnost, 2, FALSE)
Korak 10. Promijenite format za ćeliju I2 u cijeli broj tako da desnom tipkom miša kliknete ćeliju, odaberete format i učinite je brojem s 0 decimalnih mjesta
Korak 11. Kopirajte formule za prioritet, hitnost i preostale dane u preostale ćelije u svakom stupcu
Odaberite ćeliju E2 i upišite CTRL-C.
Odaberite ćelije E3 do E10 i kliknite CTRL-V. Ponovite za kopiranje ćelije I2 u ćelije I3 do I10. Na kraju, ponovite kopiranje ćelije A2 u ćelije A3 u A10. Zanemarite neparne vrijednosti koje dobivate za nedefinirane zadatke.
Korak 12. Poredajte redove prema prioritetu
Odaberite iz ćelija A1 do K za onoliko redaka koliko imate podataka. Zatim kliknite na Sortiranje podataka.
Korak 13. Spremite proračunsku tablicu sa svojim prioritetima, uključujući datum verzije
Korak 14. Označite zadatke kao dovršene
Dok izvršavate zadatke, označite datum u stupcu Završeno. Zapamtiti CTRL- ;
(kontrolni ključ i točka sa zarezom) odmah unosi trenutni datum.
Korak 15. Gledajte kako se prioriteti mijenjaju svaki dan
Evo prioriteta koji traju nekoliko dana. Dana 13. srpnja svi zadaci su pred Ramp Up razdoblje, pa imajte veliki broj. 20. srpnja pojavljuju se veći prioriteti (manji brojevi) za četiri zadatka, uključujući Pokosi travnjak koja je pogodila svoje Dospjelo datum. 21. prioritet je veći jer smo u Produžetak razdoblju, a 23. srpnja to je još veće jer je izvan Produžetak razdoblje. Platiti račune također prolazi kroz eskalaciju 23. i 25. godine.
Savjeti
- Slobodno dodajte još stupaca - tko je dodijelio zadatak, kategoriju itd.
- Podijelite velike zadatke na manje.
- Po potrebi svaki dan sortirajte popis zadataka.
- Čuvajte zasebne Excel datoteke za obitelj/dom i posao.
- = AKO (TJEDAN (TODAY (), 2)> 5, TODAY ()-(WEEKDAY (TODAY (), 2) -5) +7, TODAY ()-(WEEKDAY (TODAY (), 2) -5))
- Upotrijebite AutoFilter za odabir dospjelih zadataka (Hitnost = 1) ili vrlo važnih zadataka (Važnost = "A")
- Pročitajte dolje navedene članke o određivanju prioriteta i upravljanju vremenom.
- Kopirajte ponavljajuće zadatke na karticu Predlošci kako biste ih lako mogli pronaći i ponovno ih kopirati.
- Slobodno promijenite bodove za svaki dio prioriteta.
- Jedan od načina za stalno ažuriranje ponavljajućeg zadatka je unijeti ovo u stupac datuma: (Ovaj primjer koristi petak, koji je ovdje "5".)
- Dodajte uvjetne formate na datum dospijeća kako biste naznačili kada je dospio.
- Tjedno, mjesečno (ili možda dvostruko više) broji broj dovršenih zadataka u svakom razdoblju. Ovo je možda jedina pozitivna povratna informacija koju možete dobiti o svom poslu.
- Time se pronalazi "današnji" datum (ponedjeljak = 1, uto = 2,… ned = 7) i provjerava je li kasnije od petka. Ako jest, dodat će sedam trenutačnom petku, dajući sljedećih tjedana petak. Ako nije kasnije od petka, samo prikazuje datum petka za ovaj tjedan.
- U ovom primjeru ponedjeljak = 1, utorak = 2, srijeda = 3, četvrtak = 4, petak = 5, subota = 6 i nedjelja = 7.
- Da biste promijenili ovu formulu tako da radi, recimo, za utorak, možemo vidjeti gledajući gornji popis za taj utorak = 2, pa samo zamijenite tri 5s u formuli za 2.
Upozorenja
- Umjesto da svoje Excel datoteke nosite sa sobom cijelo vrijeme, koristite Google proračunsku tablicu kako bi vam datoteke uvijek bile dostupne.
- Spremite proračunsku tablicu svakih nekoliko sesija radi oporavka.
- Upravljanje vremenom vrlo je osobno i ova proračunska tablica možda neće odgovarati vašim potrebama i sklonostima. Može se osjećati nametljivo ili jednostavno previše zahtjevno za svakodnevni posjet. Možda će vam uspjeti, ali ne i vašim prijateljima ili obrnuto.
- Izračunati prioriteti nisu redni brojevi. Dovršavanje prioritetnog zadatka "1" ne pomiče sve ostale prema gore. Prioriteti se mogu kretati do stotinu, a nisu svi brojevi mogući. Obično se usredotočite na prioritete između 1 i 12.
- Ne brinite da ćete imati previše zadataka - čak i dva mjeseca zadataka mogu čekati pri dnu popisa dok im se rok ne približi.
