Ovaj wikiHow će vas naučiti kako spojiti poštu u Microsoft Officeu ili OpenOffice.org. Spajanje pošte super je prikladna značajka koja vam omogućuje automatsku prilagodbu dokumenta svakom primatelju na kojeg se šalje. Na taj način ne morate pojedinačno mijenjati dokument za svakog primatelja. Ušteda je vremena i zaista je jednostavno to učiniti! Koraci u nastavku vodit će vas kroz cijeli postupak korak po korak.
Koraci
Metoda 1 od 3: Priprema
Korak 1. Izgradite podatkovnu datoteku
To može biti datoteka proračunske tablice, datoteka baze podataka ili čak tekstualni dokument s odgovarajućim oblikovanjem. Najčešće se koriste datoteke proračunskih tablica; ovaj vodič pretpostavlja da koristite proračunsku tablicu.
-
Vaša podatkovna datoteka trebala bi sadržavati sve podatke koje ćete morati mijenjati iz kopije u kopiju. Na primjer, ako pišete obrazac, vaša će podatkovna datoteka sadržavati imena i moguće adrese svih kojima namjeravate poslati pismo.
Stavite jednu stavku informacija u svaku ćeliju uz redak, tako da svaka vrsta informacija (ime, prezime, počast itd.) Bude u svom stupcu
-
Učinite razumna imena stupaca. Spajanje pošte čita podatke u stupcima. Pretpostavit će da je prvi unos u svaki stupac podataka opći naziv za tu vrstu informacija, pa upotrijebite imena koja za vas imaju smisla.
Na primjer, započnite stupac s imenima upisivanjem "firstname", a zatim stavite sva imena ispod njega. Kada budete upitani koje polje umetnuti u svoje pismo, vidjet ćete "ime" kao opciju i zapamtiti što se nalazi u tom stupcu
- Korisnici sustava Microsoft Office koji također koriste Outlook za e-poštu, po želji mogu koristiti svoj Outlook adresar kao podatkovnu datoteku.
Korak 2. Spremite datoteku s podacima
Spremite ga negdje gdje ga možete lako pronaći i dajte mu ime po čemu ćete se lako sjetiti.
Korak 3. Ispišite svoj primarni dokument
Ovo je dokument u koji ćete umetnuti podatke. Na primjer, ako pišete obrazac, primarni dokument je pismo. Sve stavke koje će vam spojiti pošta (poput imena) za sada treba ostaviti prazne.
Metoda 2 od 3: Spajanje pošte u MS Officeu
Korak 1. Otvorite okno zadataka spajanja pošte
U svom primarnom dokumentu kliknite okno da biste ga otvorili. Ako ga ne vidite, otvorite izbornik Alati i s popisa odaberite Spajanje pošte.
Korak 2. Odgovorite na pitanja MS Officea
Alat za spajanje pošte u sustavu Office ima nekoliko koraka osmišljenih da vam olakša život spajanjem datoteka pametnije i točnije.
- Počnite tako što ćete mu reći kakav dokument pišete. Pritisnite ono što najbolje odgovara, a zatim kliknite Dalje.
- Recite mu koji "početni dokument" (primarni dokument) želite koristiti. Ako ste slijedili ove korake, trebali biste moći odabrati "upotrijebi ovaj dokument". Pritisnite Dalje.
Korak 3. Odaberite datoteku za spajanje
Ovo je podatkovna datoteka koju ste prethodno stvorili. Odaberite odgovarajući radio gumb i kliknite Dalje za traženje datoteke i povezivanje s primarnim dokumentom.
Ako biste radije koristili Outlook adresar, umjesto toga kliknite tu opciju
Korak 4. Odaberite koje ćete podatke koristiti
Office vam omogućuje da odaberete ili poništite odabir redaka podataka kako želite. To vam omogućuje da odaberete koje podatke u podatkovnoj datoteci želite spojiti u primarni dokument, što datoteku s vremenom čini sve korisnijom dok je koristite za različite stvari. Kada ste zadovoljni, kliknite Dalje.
Podaci se mogu sortirati klikom na zaglavlja svakog stupca. To može biti korisno ako trebate brzo pretraživati mnogo informacija
Korak 5. Umetnite podatkovna polja
Na sljedećoj stranici okna zadataka od vas će se tražiti da napišete svoj dokument ako to već niste učinili, te će vam se prikazati niz mogućnosti za umetanje podataka iz datoteke u dokument.
-
Umetnite podatkovno polje postavljanjem pokazivača na mjesto na koje će se polje postaviti, a zatim klikom na odgovarajući gumb na oknu zadataka kako biste ga tamo umetnuli.
Možete izbrisati pogrešno postavljena ili duplirana podatkovna polja pritiskom na tipku Delete, isto kao i obično slovo ili broj
-
Unaprijed postavljene opcije malo se mijenjaju ovisno o vrsti dokumenta koji ste rekli Officeu da pišete. Office čini sve da ispuni odgovarajuće podatke iz podataka koje mu date. Na primjer, ako pišete poslovno pismo obrasca, možda ćete vidjeti opciju za umetanje bloka adrese, koji uključuje ime i prezime svakog primatelja i punu adresu, uredno organizirane u nekoliko redaka.
- Neke od unaprijed postavljenih opcija otvorit će vam dodatne prozore za popunjavanje odgovarajućih podataka. Sve je to manje -više jednostavno i lako razumljivo.
- Ako koristite unaprijed postavljenu postavku i čini se da ne možete pronaći prave podatke, kliknite gumb s oznakom "Podudaranje polja" da biste naučili program koji od vaših naziva polja odgovaraju njegovim standardnim nazivima. Na primjer, možete mu pokazati da bi trebala koristiti kategoriju "Prezime" u datoteci s podacima za popunjavanje podataka "Prezime" u bloku adresa.
- Da biste koristili svoja polja, kliknite "više opcija". Moći ćete vidjeti imena koja ste dali svakom stupcu i koristiti ih umjesto njih.
Korak 6. Provjerite svoja slova
Spajanje pošte neće prikazati određene podatke u poljima koja primjenjujete na primarni dokument sve dok ga ne ispišete, ali Office nudi funkciju pregleda koja vam omogućuje da provjerite i provjerite prikazuju li se podaci ispravno u skladu s načinom na koji ste postavili polja u vašem dokumentu. Slobodno ga koristite dok se ne uvjerite da je sve u redu.
Korak 7. Završite spajanje
Posljednji zaslon okna zadatka spajanja pošte obavještava vas da je sve na mjestu i da je spreman za ispis vaših dokumenata. Po jednom ispisanom dokumentu pojavit će se jedan skup informacija, a program će ispisati onoliko kopija koliko ima skupova informacija.
Ako želite izvršiti pojedinačna uređivanja određenih slova, to možete učiniti i na ovom zaslonu okna zadataka tako da prvo kliknete “uredi pojedina slova”
Metoda 3 od 3: Spajanje pošte u OpenOffice.org
Korak 1. Stvorite bazu podataka
U OpenOffice.org, datoteka baze podataka uvijek je potrebna za spajanje pošte; međutim, i dalje možete prvo stvoriti svoje podatke u proračunskoj tablici.
- U svom primarnom dokumentu otvorite izbornik Datoteka i odaberite stvaranje nove datoteke baze podataka.
- U prozoru koji se pojavi odaberite opciju "poveži se s postojećom bazom podataka". Na padajućem izborniku odaberite "proračunska tablica", a zatim kliknite Dalje.
- Na sljedećem zaslonu usmjerite OpenOffice.org na datoteku proračunske tablice koju želite koristiti. Možete odabrati želite li bazu podataka zaštititi lozinkom potvrđivanjem okvira ispod lokacije datoteke. Pritisnite Dalje kada budete spremni.
-
Na ovom zaslonu odaberite želite li kasnije registrirati bazu podataka radi lakšeg pristupa te odlučite želite li otvoriti datoteku baze podataka za trenutno uređivanje. (Vjerojatno nećete morati ako ste upravo stvorili datoteku proračunske tablice.) Pritisnite Završi da biste spremili bazu podataka.
Obavezno dajte bazi podataka ime koje ćete lako zapamtiti
Korak 2. Umetnite svoja polja
Sada kada ste povezali svoje podatke s bazom podataka koju OpenOffice.org može razumjeti, jednostavno je koristiti tu bazu podataka za spajanje pošte, sve dok znate gdje tražiti.
- Na izborniku Umetanje odaberite "polja", a zatim "ostalo …" iz podizbornika. Alternativno, možete upisati control-F2.
- U prozoru koji se pojavi kliknite karticu "baza podataka".
-
Pritisnite gumb Pregledaj u donjem desnom dijelu prozora i pronađite datoteku baze podataka koju ste upravo stvorili.
Nakon što odaberete svoju bazu podataka, ona će se pojaviti na popisu pod nazivom "Odabir baze podataka" s desne strane prozora
- S popisa "vrsta" na lijevoj strani prozora odaberite "polja za spajanje pošte".
- Pritisnite + pored baze podataka i ispod nje bi se trebala pojaviti datoteka proračunske tablice. Kliknite na + pored da, i vidjet ćete nazive polja koje ste odabrali prilikom izrade proračunske tablice.
-
Odaberite polje koje želite umetnuti i kliknite Umetni da biste ga postavili u primarni dokument.
- Ne zaboravite postaviti kursor na mjesto na koje želite umetnuti svoje polje prije umetanja ili ćete morati izrezati i zalijepiti da biste ga premjestili na pravi položaj.
- Kao i u sustavu Office, tekstualna polja se u primarnom dokumentu tretiraju kao alfanumerički znakovi. Možete ih pomicati razmaknicom i brisati tipkom za brisanje.
Korak 3. Završite spajanje
Dvaput provjerite pravilno postavljanje svakog polja. Kad budete spremni, ispišite svoj primarni dokument. Spajanje pošte ispisat će jednu kopiju za svaki skup unosa u datoteci koju ste spojili u dokument.
Savjeti
- Programi za obradu teksta često imaju predloške koje možete koristiti za izradu primarnih dokumenata.
- Polja svakako raščlanite na što preciznije moguće izraze. Na primjer, za ime možete koristiti ljubazni naslov (g., Gospođa, gospođica), ime i prezime. To su tri polja za nazive, pa upotrijebite tri zasebna stupca s po jednom vrstom polja u svakom stupcu.
