Slanje e -pošte dio je života gotovo svakog živućeg profesionalca, studenta i zaposlene osobe. Iako se neke e -poruke mogu činiti hladnima, druge mogu biti izrazito nepristojne i treba ih adresirati. S takvim e -porukama možete se nositi tako što ćete ostati smireni, odgovarati nakon što napravite plan i krenuti naprijed sa svojim danom.
Koraci
1. dio od 3: Smirenje i planiranje
Korak 1. Razmislite treba li e -poruka biti nepristojna
Može biti teško reći je li netko nepristojan u vezi s e -poštom, pogotovo jer ne možete vidjeti izraz lica ili čuti ton glasa kako biste lakše odlučili. Prije nego što reagirate na poruku koja vam se čini nepristojnom, razmislite može li grubost biti pogrešna komunikacija.
Pokušajte izravno pitati osobu što su mislili razgovarajući s njom licem u lice ili telefonom. To može pomoći u rješavanju problema zbog jednostavne pogrešne komunikacije
Korak 2. Nemojte odmah reagirati
Iako može biti primamljivo odmah početi slagati niz zlih ili štetnih riječi kao odgovor na ovu e -poruku, izbjegavajte to činiti po svaku cijenu. Vjerojatno ćete kasnije požaliti. Umjesto toga, odmaknite se od e -pošte, zatvorite preglednik i odvojite nekoliko trenutaka da saberete svoja razmišljanja.
- Prošećite nekoliko minuta dok se ne osjećate mirno.
- Udahnite nekoliko puta duboko i popijte malo vode.
Korak 3. Odzračite skicu e -pošte, ali nemojte je slati
Drugi način da konstruktivno izbacite negativnu energiju je da nacrtate e -poruku osobi, ali nemojte je slati. Na taj način možete početi prikupljati svoje početne misli, bez obzira koliko bile intenzivne, a istovremeno si dati vremena da ih kasnije doradite, usavršite i dodate.
- Povucite zasebnu poruku e -pošte i upišite odgovor bez da ste unijeli primatelja kako ga ne biste slučajno poslali. Ili možete navesti svoju e -poštu kao primatelja.
- Sjetite se svih trenutaka u kojima ste na nešto odmah reagirali, a zatim kasnije požalili zbog svih pametnih stvari koje su vas mogle izazvati. To će vam dati vremena da to razvijete i spriječite žaljenje.
Korak 4. Prihvatite odgovornost po potrebi
Čitajući e -poruku možda ste je protumačili kao nepristojnu jer je dio istinit, a istina može naštetiti. Iako ih to ne oslobađa krivice u situaciji, daje vam prostora za samopoboljšanje i iskrenost, sa samim sobom i s pošiljateljem e-pošte.
Na primjer, možda vam je šef poslao nepristojnu poruku o kašnjenju na posao. Iako tekst nije trebao biti nepristojan, trebali biste priznati i ispraviti svoje zakašnjenje
Korak 5. Nemojte oponašati njihovo loše ponašanje
Kad je netko grub prema vama, može biti previše primamljivo uzvratiti uslugu. Ponovno, suzdržite se od negativnog odgovora, ali se također suzdržite od pasivnog agresivnog ili grubog ponašanja ako ih osobno vidite prije nego što odgovorite. Ne upućujte im prljave poglede niti ih ignorirajte ako razgovaraju s vama.
- Umjesto toga, vježbajte ljubaznost. Pozdravi ih i nastavi hodati.
- Nemojte provoditi vrijeme s njima osim ako to nije potrebno, ali ih niti nemojte aktivno izbjegavati.
Korak 6. Razmotrite korijen
Ponekad, nepristojna e -poruka nema mnogo veze s vama ili okolnostima koje je okružuju. Navaliti na nekoga nikada nije u redu, ali ponekad osoba koja je poslala e -poruku možda prolazi kroz nešto više nego što može podnijeti i mogla vam je to poslati zbog frustracija koje vas ne uključuju. Možda čak nisu ni shvatili da su bili nepristojni. To ih ne opravdava, ali razumijevanje trenutnog stanja i motivacije osobe može pomoći u poduzimanju koraka naprijed.
- Na primjer, ako imaju bračnih problema ili je netko u njihovoj obitelji nedavno umro, to bi moglo objasniti njihovu grubost.
- Moguće je i da samo imaju loš dan.
Dio 2 od 3: Odgovaranje na e -poštu
Korak 1. Potražite pomoć prijatelja
Prijatelji ili suradnici mogu vam biti od velike pomoći u izradi odgovora na nepristojnu ili gadnu poruku e -pošte, a mogu vam dati i drugo mišljenje o situaciji. Za to vrijeme suzdržite se od traženja prijatelja od vrućih glava da vam pomognu; umjesto toga se obratite onima koji su mirni, pametni i usmjereni na rješenje.
Ako je moguće, zatražite da vidite sve ranije odgovore na nepristojne e -poruke koje su poslali
Korak 2. Potvrdite njihovu grubost
Prilikom izrade e -pošte bit će potrebno da potvrdite koliko su bili nepristojni. Moguće je da nisu bili svjesni da će njihove riječi ispasti bezosjećajne, ali bez obzira na to, trebali biste na to obratiti pozornost.
- Recite nešto poput „prije nego što počnem s odgovorom, želim priznati nepristojnost prikazanu u vašoj e -pošti, posebno u vezi s vašim optužujućim i uvredljivim primjedbama“.
- Izravnost je korisna za vas i za drugu osobu i može pomoći u sprječavanju ponavljanja iste situacije.
Korak 3. Potvrdite njihovu frustraciju
Iako je njihova e -pošta bila nepristojna, možda je njihova frustracija dolazila s vrlo stvarnog mjesta. Ako je tako, priznajte tu frustraciju i izrazite razumijevanje, makar samo marginalno. To će im omogućiti da manje osjećaju vaš ili vaš mentalitet i vas oboje pomaknuti prema potencijalnom stvaranju mira.
- Recite nešto poput "Vaša e -pošta je pokazala da ste frustrirani."
- Obratite pozornost na ono što je napisala njihova e -pošta, a ne na njih osobno.
Korak 4. Pitajte zašto
Ponekad, međutim, možete biti potpuno nesvjesni zašto je netko odlučio poslati vam takav e-mail nakon mnogo razmišljanja o sebi i konzultacija s drugima. U tom slučaju trebate poslati pošiljatelju jednostavno 'zašto' kako biste stekli razumijevanje i bolje riješili problem.
Mogli biste reći "Pažljivo sam razmislio o vašoj e -pošti i još uvijek sam pomalo zbunjen vašim obrazloženjem pri slanju, pa bih htio znati što ju je potaknulo."
Korak 5. Ponudite rješenje ili objašnjenje
Nakon što ste riješili neke od svojih preliminarnih briga i točaka u e -poruci, trebali biste početi tražiti rješenja i odgovarati na njihove zabrinutosti, ako postoje. Dajte im do znanja što ste spremni učiniti, istražite područja za postizanje kompromisa i izrazite spremnost da to riješite.
- Zakazivanje sastanka također bi moglo biti korisno. Ljudi su skloniji osobnoj ljubaznosti nego kad se skrivaju iza ekrana računala.
- Mogli biste reći nešto poput „izrazili ste bijes što sam se jučer kasno vratio s ručka 15 minuta, ali morao sam pokupiti bolesnu kćer iz škole. Iako se svakako u budućnosti mogu pokušati vratiti na vrijeme, bit će takvih trenutaka koji su neizbježni.”
Korak 6. Uspostavite granice
Nakon što ste uspješno ponudili rješenja, vrijeme je da uspostavite neka osnovna pravila za svaki nastavak razgovora. Dajte im do znanja da ubuduće nećete tolerirati takvo bezobrazluk, a ako učinite to, bit će vrlo teško, ako ne i nemoguće, nastaviti surađivati zajedno.
- Recite im da nećete prihvatiti uvrede ili neprikladne optužbe.
- Zamolite ih da vam dođu sa zabrinutošću i ljubaznošću prije nego što skoče iz pištolja.
Korak 7. Izbrišite ga, ako je potrebno
Možda ćete otkriti da čitate i ponovno čitate e -poštu iznova i da ste uhvaćeni u negativne osjećaje u vezi s njom. Međutim, to vam neće pomoći da krenete naprijed i vjerojatno će vas samo učiniti još ljutijima i frustriranijima. Ako je apsolutno potrebno, izbrišite e -poštu iz pristigle pošte kako joj ne biste imali pristup.
Ako mislite da će vam e -pošta u budućnosti ponovno trebati, pošaljite je nekome od povjerenja, ali je izbrišite iz svoje pristigle pošte
3. dio od 3: Nastavite sa svojim danom
Korak 1. Nastavite biti produktivni
Iako vam je ova e -poruka naizgled pokvarila dan, učinite sve što je u vašoj moći da to onemogućite. Nastavite sa svojom rutinom, napravite popis obaveza i dovršite sve potrebne zadatke. Ne dopustite da vam jedan mrvica omete dan ili vaš napredak.
Ako budete zauzeti, pomoći će vam da ostanete usredotočeni na ono što vam je važno i izbjegnete premišljanje o jednoj e -poruci
Korak 2. Postavite male ciljeve kako biste zadržali zamah
Zadržavajući svoju rutinu, postavite male, ostvarive ciljeve koje možete predati tom danu. Njihovo popunjavanje pomoći će vam da se osjećate uspješnije, a kasnije i manje pogođeni nepristojnom e -poštom koju ste primili.
Razmislite o postavljanju ciljeva poput "odgovori na sve ostale e -poruke" ili "idi u teretanu"
Korak 3. Odvratite pažnju
Ponekad, da biste od nečega krenuli naprijed, potrebno vam je malo ometanja. Odmorite se da slušate glazbu, ručate ili nazovete prijatelja da razgovara o nečemu drugom osim o e -pošti. Sklanjanje misli s stvari može vam dati vrlo neophodan i katarzičan odmor.
Korak 4. Razmislite o njihovom prijavljivanju, ako je potrebno
Na kraju dana, ponekad je najbolji način za napredak trajno rješavanje problema. Ako je e -poruka sadržavala prijetnje ili uvrede koje bi se mogle smatrati govorom mržnje, prijavite tu osobu pravim ljudima, što može biti Odjel za ljudske resurse na vašem radnom mjestu ili Ponašanje učenika u vašoj školi. Također im možete blokirati slanje e -pošte u budućnosti.
- Prijavite ih vlastima ako vam fizički prijete.
- Pokušajte prvo poslati poruku svom upravitelju da mu javi što se događa. Ako ne riješe problem, odnesite ga HR -u.
