Zvuči jednostavno, ali je li? Radite li prave korake? Postoji način upravljanja e -poštom pomoću mapa Microsoft Outlook Mail, ali nije uvijek očito kako to učiniti učinkovito.
Koraci
Korak 1. Identificirajte pojedince ili grupe ljudi od kojih redovito dobivate e -poštu
Korak 2. Iz programa Outlook Mail, Radnje, Pravila i Upozorenja stvorite nova pravila za svaku pojedinačnu grupu ili osobu od koje redovito primate e -poštu i usmjerite te e -poruke da se premjeste u određenu mapu u mapi Ulazna pošta
Korak 3. Odredite želite li A) biti upozoreni kada primite posebnu poruku od ove osobe ili grupe i/ili B) označite je kao pročitanu odmah
Pregledajte ostale mogućnosti djelovanja kako biste vidjeli mogu li vam dodatno pomoći.
Korak 4. Izradite nova pravila za svaku pojedinačnu grupu ili osobu kojoj redovito šaljete e -poštu i usmjerite te e -poruke da se premjeste kao kopija e -pošte koju šaljete u određenu mapu u mapi Poslano
Korak 5. Na temelju prioriteta odlučite kada i kojim redoslijedom želite zaustaviti obradu pravila
To je osobito važno pri radu s pravilima koja se tiču e -pošte poslati - u protivnom ćete spremati više kopija iste e-pošte.
Korak 6. Neka jedno poslano pravilo bude na dnu svih poslanih pravila sa Zaustavi obradu
Ovo pravilo hvata sve e -poruke koje nisu stavljene u pojedinačne podmape.
Korak 7. Stalno procjenjujte poslane e -poruke koje idu u mapu Poslano i koje se ne premještaju u drugu podmapu
Broj poruka u Poslano mapa može označiti kada je vrijeme za stvaranje novih potkategorija poslane e -pošte.
Korak 8. Stalno procjenjujte e -poštu pristigle pošte koja ide u pristiglu poštu i ne premješta se u drugu potkategoriju
Broj poruka u glavnom Pristigla pošta mapa može odrediti kada je vrijeme za stvaranje novih potkategorija primljene e -pošte.
Video - Korištenjem ove usluge neki se podaci mogu podijeliti s YouTubeom
Savjeti
- Ključ za upravljanje e -poštom pomoću programa Microsoft Outlook jest naučiti kako stvoriti kategorije e -pošte i odrediti prioritete za svoju e -poštu - zamislite to kao obrezivanje i uklanjanje korova u svom vrtu e -pošte - tako da možete imati koristi od bujnosti informacija koje su vam na raspolaganju.
- Razmislite o promjeni svojstava mapa kako bi se prikazao ukupan broj stavki, a ne ukupan broj nepročitanih stavki, osobito ako već primate upozorenja o primitku važnih novih poruka.
- Za mape za koje kreirate Poslano mail, prilagodite prikaz (desni klik na traku za prikaz/sortiranje mape, Prilagodi trenutni prikaz, polja itd.) da biste uklonili Iz i Primljeno i dodajte Do i Poslano polje.
- Jednom Poslano i Primljeno e -poruke su kategorizirane, lakše je vidjeti odakle dolazi "rast e -pošte" i odlučiti gdje ćete ih obrezati i stvoriti nove grane.
- Na primjer, reklamne e -poruke možda bi bilo vrijedno pregledati kada stignu, ali uskoro zastarijevaju i mogu se ukloniti. Bankovne obavijesti i račune koje biste mogli zadržati duže.
- Također možete dodati druga korisna polja u prikaz svoje mape. Veličina omogućuje vam pregled i sortiranje prema veličini poruke. Možete odlučiti rasteretiti svoje e -mape većih e -poruka i upravljati njima izvan e -pošte (tj. Spremiti važne privitke ili spremiti cijelu e -poštu na lokaciju izvan Outlooka).
- Trebate pomoć sa neželjenom poštom u Outlooku? spambaji. Brzo je. To je lako. Slobodno je.
Upozorenja
- Kad se broj poruka u mapi približi određenom broju (50? 100? 200?), Vrijeme je za procjenu uklanjanja korova, obrezivanja i podkategoriziranja vaših e-poruka u toj mapi.
- Kućnu verziju Outlooka trebali biste učiniti testnim slučajem za stvaranje Outlookovih pravila e -pošte prije nego što unesete promjene u radnu verziju Outlooka (ili obrnuto, ovisno o čemu vam je više stalo).
