Baza podataka o klijentima može ukloniti mnogo papirologije za poduzeće, pružajući jedinstveno spremište za vrijedne podatke o klijentima koje mogu koristiti prodajni timovi, osoblje korisničke podrške, pa čak i računovodstveni tim. Iako je moguće kupiti softverske proizvode koji pružaju osnovne formate za ovu vrstu baze podataka, prilagođene baze podataka mogu se stvoriti imajući na umu nekoliko osnova o obliku i funkciji.
Koraci
Korak 1. Kupite softver za izradu baze podataka
Odaberite proizvod koji je kompatibilan s obradom teksta i drugim softverskim alatima koji se koriste u poslu. To će olakšati uvoz ili izvoz podataka iz drugih izvora, što će omogućiti izbjegavanje unosa velike količine podataka u novostvorenu bazu podataka.
Korak 2. Odredite vrstu podataka koji će se nalaziti u bazi podataka o korisnicima
Većina dizajna uključivat će podatke kao što su naziv tvrtke, poštanska adresa, fizička adresa, ime za kontakt, brojevi telefona i faksa te adrese e -pošte. Dodatni podaci kao što su informacije o ugovornim uvjetima, cijenama i bilješke o neriješenim zadacima povezanim sa svakim klijentom često su uključeni u podatke prikupljene i održavane u ovoj vrsti elektroničkih izvora.
Korak 3. Razmotrite moguće uporabe baze podataka
Uz pružanje centraliziranog resursa za dohvaćanje važnih podataka, razmislite o tome koje bi se vrste izvješća mogle stvoriti pomoću podataka ili je li baza podataka namijenjena upotrebi kao resurs za generiranje e -mail adresa, popisa e -pošte ili čak popisa za korištenje u emitiranju faksa. Imajući to na umu pomoći će u određivanju načina imenovanja svakog od polja koja će sadržavati podatke, te će olakšati proces stvaranja formata izvješća koji izlaze iz tih polja.
Korak 4. Organizirajte polja podataka
Izradite jednostavan predložak koji slijedi logički slijed kada se radi o unosu imena, adresa i drugih podataka za kontakt. Time se olakšava prelazak s jednog polja na sljedeće s minimalnim prekidima i dovršavanje unosa novog zapisa o korisniku u razumnom roku.
Korak 5. Postavite ovlaštenja za svako polje
To uključuje identificiranje polja koja će biti uključena u formate izvješća, kao i koja mogu poslužiti kao osnova za sortiranje ili pretraživanje unosa baze podataka. Dodjela odgovarajućih ovlaštenja svakom polju ubrzat će dohvaćanje pravih podataka kad i koliko je potrebno.
Korak 6. Pripremite formate izvješća
Nekoliko osnovnih formata koji se mogu često koristiti često će biti dovoljni, iako se ključnim korisnicima može odobriti mogućnost izrade prilagođenih izvješća koja uključuju polja relevantna za radno mjesto korisnika i razinu pristupa podacima o korisnicima.
Korak 7. Uspostavite vjerodajnice za prijavu i prava pristupa
Radna baza podataka korisnika uključuje mogućnost stvaranja vjerodajnica za prijavu koje dopuštaju pristup podacima samo ovlaštenim zaposlenicima. Idući dalje, dodjeljivanjem različitih razina prava osigurava se da svaki korisnik može pregledavati, mijenjati i unijeti podatke relevantne za njegove ili njene radne obaveze, ali ne može vidjeti druge informacije koje su od koristi drugom osoblju.
Korak 8. Prije objavljivanja pregledajte i testirajte bazu korisnika
Pokušajte koristiti beta verziju s malom grupom zaposlenika kako biste bili sigurni da svaka od funkcija radi kako je predviđeno. Iskoristite nalaze ove testne skupine kako biste riješili sve probleme s performansama, formatom i jednostavnošću uporabe. Nakon što se svi problemi riješe i riješe, konačna verzija može se objaviti cijeloj tvrtki.
Savjeti
- Pokušajte dizajnirati bazu podataka kako bi bilo prostora za dodavanje više polja ili značajki kako se potrebe tvrtke mijenjaju. To će omogućiti nastavak uporabe proizvoda dugi niz godina bez potrebe za zamjenom robusnijim proizvodom.
- Nije neobično da je za razvoj nove baze podataka potrebno duže vrijeme. Čak i kad koristite softver koji omogućuje jednostavno izvršavanje brojnih zadataka, mogu proći tjedni da se dođe do idealnog formata.
